Гибкая эксплуатация активов: как работают системы управления имуществом

Управление эксплуатацией имущества: решение типовых проблем

Чем масштабнее компания и ее деятельность, тем больший объем самого разнообразного имущества находится в ее ведении: это могут быть, например, здания, сооружения, сложное промышленное оборудование, инженерная инфраструктура, транспортные средства, офисная техника и многое другое. Эффективное управление эксплуатацией имущества на протяжении всего его жизненного цикла подразумевает тщательный учет всех объектов, обязательный периодический или проактивный контроль их состояния, при необходимости — ремонт или замену расходных материалов.

Как правило, за управление активами в крупных компаниях, особенно территориально распределенных, имеющих большое количество филиалов, отвечают сотни сотрудников. Традиционно они собирают информацию о состоянии имущества на бумажных носителях: составляют технические планы, паспорта объектов и регламенты. Очевидно, что при управлении активами в «ручном режиме» крайне сложно централизовать данные по всем объектам для их систематизации и качественного анализа.

Другая связанная с этим сложность — в оптимальном планировании затрат на обслуживание имущества. Чаще всего в компаниях для этого практикуется сравнение финансовых метрик, которые были зафиксированы по итогам предыдущего обслуживания, с текущими реалиями. У специалистов по планированию нет возможности провести детальный анализ показателей, объективно оценить полезное воздействие проведенных мероприятий на качество эксплуатируемого имущества. Таким образом, на сбор информации об имуществе и на его поддержание в надлежащем состоянии тратится много времени и средств. Это затрудняет процессы оптимизации расходов и оценки своевременности принимаемых мер.

Чтобы бизнес мог эффективнее справляться с такими задачами, ему требуются автоматизированные системы управления имуществом, предназначенные для централизованного управления активами класса ТОиР или EAM (Enterprise Asset Management). 

Какие задачи решает система управления имуществом

1. Учет объектов эксплуатации

Построение реестра объектов эксплуатации является одной из наиболее востребованных задач заказчиков после внедрения автоматизированной системы управления имуществом. В базе данных могут содержаться основные (площадь, объем, высота и т. п.) и технические характеристики объекта имущества в структурированном виде — различные в зависимости от типа объекта. Например, реестр зданий включает в себя сведения о юридических адресах, кадастровых номерах, площади, балансовой стоимости, годах постройки. Если речь идет об оборудовании — в сводной базе логично указать его производителя, марку, технические характеристики, прикрепить скан-копии документации.

Кроме того, система управления активами предприятия может отображать взаимосвязь разных подлежащих учету компонентов в составе сложного объекта — сооружения или оборудования. Так, если объектом имущества является здание фельдшерского пункта на предприятии, то вместе с ним можно отобразить в системе инженерные сети, конструктивные элементы, размещенное внутри медицинское оборудование и т. д.

2. Планирование эксплуатации имущества

При помощи системы управления имуществом компания может сформировать перечень мероприятий по его эксплуатации с необходимой периодичностью и приоритизацией, утвердить календарь мероприятий с учетом загруженности персонала, сопоставить бюджет по статьям расходов с перечнем получателей средств или объектов, запланировать закупку недостающих ресурсов.

Таким образом ответственные сотрудники бизнес-организации будут владеть максимально полной информацией о состоянии объектов и возможностью выстраивать стратегию их обслуживания на основе актуальных данных.

3. Учет мероприятий по эксплуатации имущества

Современная система управления имуществом позволяет сопровождать и контролировать всю цепочку мероприятий по эксплуатации объектов: вести учет исполнения плановых и внеплановых мероприятий, регламентных работ, договоров эксплуатации имущества, показаний приборов учета.

Заявки по обслуживанию объектов эксплуатации могут создаваться прямо в системе. В этом случае по каждой заявке будет создан уникальный бизнес-процесс с назначением ответственных исполнителей на каждом этапе и сроков работ. Благодаря этому в компании будет организован централизованный мониторинг всех мероприятий по эксплуатации каждого актива.

4. Контроль мероприятий по эксплуатации имущества

Функциональность автоматизированной системы управления имуществом может включать в себя все необходимые направления эксплуатации объектов: это, например, контроль исполнения планов ТОиР, сроков проводимых мероприятий, сроков истечения договоров по эксплуатации, потребления коммунальных ресурсов, расходов на эксплуатацию объектов и др.

Система управления активами автоматически сопоставляет плановый и фактический графики работ и оповещает ответственного исполнителя, если на каком-то из этапов обслуживания произошла задержка или была допущена ошибка.

5. Визуализация аналитики

Следующий важный компонент продвинутой системы управления активами предприятия — аналитические отчеты, которые наглядно отображают динамику расходов на содержание имущества, ранжирование объектов имущества по расходам и доходам, данные об обеспеченности сотрудников нормативной площадью размещения и многое другое. Аналитические инструменты предоставляют менеджменту детализированные метрики эффективности управления объектами, показывают загруженность и оснащенность персонала, дают возможность быстро определить, на каком этапе проведения регламентных работ произошел перерасход средств или другие внештатные ситуации.

Информация, проанализированная в системе управления имуществом, поступает управленцам в наиболее удобном бизнес-пользователям формате: в виде диаграмм, графиков или виджетов. Кроме того, для отчетности могут использоваться такие средства визуализации, как геоинформационные и картографические сервисы, поэтажные планы зданий.

6. Достижение технологической независимости

Российские EAM-системы помогают бизнесу в достижении санкционной стойкости. Причем не только в рамках самого программного комплекса, но и в рамках всего ландшафта объектов имущества. Поскольку в системе управления имуществом ведется учет всех составляющих оборудования с возможным указанием производителя, можно отследить риск дальнейшего применения того или иного импортного компонента. Это позволит заранее предусмотреть закупку нужных ресурсов с учетом увеличившихся сроков поставки, а также возможность его замены на отечественный аналог.

***

Управление активами — один из важнейших бизнес-процессов крупных компаний, который при грамотном планировании позволяет качественно использовать имеющееся имущество и извлекать из него дополнительную прибыль. Сегодня эффективное управление таким процессом сложно себе представить без современных цифровых инструментов.

В результате использования системы управления активами предприятия снижается количество непредвиденных ситуаций, а также риски, связанные с «человеческим фактором»: все сведения об объектах имущества собраны в единой централизованной базе. В целом управление эксплуатацией имущества становится более открытым и прозрачным.

Так, согласно различным исследованиям, автоматизация ТОиР позволяет организациям сократить издержки на обслуживание оборудования более, чем на 15%, а производительность труда увеличить на 20% и выше. Это создает значительные конкурентные преимущества для предприятий и перспективы для развития отраслей в целом.