Как подготовиться к проверке ГИТ и не потерять покой

Представьте: утро понедельника, чашка кофе еще не допита, вам сообщают — через две недели придет трудовая инспекция. Сердце замирает, в голове мелькает: «А все ли в порядке? Где у нас трудовые договоры? Почему у Иванова в приказе на отпуск нет подписи?». Давайте разберемся, как встретить проверку во всеоружии и не допустить серьезных штрафов.

Почему проверки ГИТ — это серьезно 

Раньше, лет шесть назад, трудовые инспекции проходили формально. Проверяли базовые документы, причем довольно поверхностно — если не было грубых нарушений, все заканчивалось небольшими замечаниями. Сейчас иначе. С 2020 года в России действует риск-ориентированный подход: чем больше нарушений, тем чаще проверяют компанию. А если организация попадает в категорию «высокого риска», инспекция может нагрянуть раз в два года. 

Чаще других нарушения выявляют в следующих категориях: 

• Оплата труда — задержки, выплаты ниже МРОТ, неправильный расчет отпускных. 
• Трудовые договоры — отсутствие обязательных условий или подписей.
• Режим работы — незаконные переработки, отсутствие учета сверхурочных. 
• Охрана труда — несвоевременное прохождение медосмотров, отсутствие инструктажей. 

И самое неприятное — штрафы. Для компании это сотни тысяч рублей, а для должностных лиц — десятки. Плюс репутационные риски: информация о нарушениях может попасть в открытые источники, стать известной партнерам и контрагентам. 

Как подготовиться к проверке: пошаговая стратегия

Первое, что нужно сделать, — провести внутренний аудит. Не ждать, пока инспекция постучит в дверь, а сесть и спокойно разобрать все документы. Вот как это выглядит на практике. 

Шаг 1. Проверяем обязательные документы 

Трудовые договоры, приказы, личные карточки, графики отпусков — все должно быть в идеальном порядке. Особое внимание — на обновленные требования: например, с 2023 года в трудовых договорах обязательно указывать условия о дистанционной работе, если она есть.

Шаг 2. Анализируем оплату труда

Здесь чаще всего случаются ошибки: неверный расчет больничных, отсутствие индексации, задержки зарплаты. Важно сверить данные с бухгалтерией и убедиться, что все выплаты соответствуют ТК РФ. 

Шаг 3. Проверяем локальные акты 

Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкции по охране труда — они должны быть не просто «для галочки», а реально работать. Если что-то устарело, лучше обновить до проверки. 

Шаг 4. Готовимся к вопросам инспекторов 

Они часто спрашивают:

• «Покажите, как вы учитываете рабочее время» (табель — ваш главный документ). 
• «Как проводите инструктажи по охране труда?» (должны быть подписи сотрудников). 
• «Есть ли у вас задолженность по отпускам?» (если есть — срочно исправляем). 

Что делать, если нарушение уже найдено

Паниковать не стоит. Лучшая тактика — признать ошибку и показать, что вы ее исправляете. Например, если обнаружили, что у кого-то нет медкнижки, срочно направьте сотрудника на осмотр и составьте приказ о дисциплинарном взыскании для ответственного. Инспекторы ценят, когда компания действует проактивно. 

Как снизить риски в будущем 

Проверки — это не катастрофа, а повод навести порядок. Вот что поможет спать спокойно: 

• Регулярный аудит — раз в полгода проверяйте кадровую документацию. 
• Обучение сотрудников — особенно тех, кто отвечает за кадры и охрану труда. 
• Мониторинг изменений в законодательстве — подпишитесь на рассылки Минтруда или профильные Telegram-каналы. 

Лайфхак 

Советуем завести «чек-лист готовности к проверке». Это таблица, где перечислены все ключевые документы и требования. Раз в квартал проходите по ней и ставьте галочки. Все зеленое — можно выдохнуть. Обнаружились красные зоны — время для исправлений. 

А если вы используете электронный кадровый документооборот?  Как меняются требования ГИТ

Использование ИТ-системы для кадрового учета (например, «БОСС») меняет формат проверок, но не отменяет требований закона. Вот ключевые нюансы.

1. Электронные подписи обязательны 

Трудовые договоры, приказы и дополнительные соглашения должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя и сотрудника, если он согласен на электронный документооборот.  Например, если сотрудник подписал договор в личном кабинете системы — этого достаточно. Но если система не поддерживает КЭП, инспектор может потребовать бумажные копии. 

2. Проверка системы на соответствие ФЗ-152 

Хранение персональных данных должно быть защищено (сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), доступ по ролям, журнал аудита изменений). 

ГИТ может запросить:

• Локальный акт о внедрении электронного документооборота (ЭДО). 
• Согласия сотрудников на обработку персональных данных в цифровом формате. 

 3. Доступ для инспекторов  

По запросу ГИТ работодатель обязан предоставить читаемый формат документов (PDF, Excel), даже если оригиналы хранятся в HRM-системе. Важно: информационная система должна позволять быстро формировать выборки (например, все приказы за три года). 

4. Риск «цифровых ошибок» 

Автоматический расчет отпускных или больничных не снимает ответственности за ошибки. Например, если система некорректно округляет суммы, штраф все равно будет оформлен на работодателя.

Вывод 

Главное в подготовке к проверке ГИТ — не надеяться на авось, а системно подходить к документам. Лучше потратить несколько дней на аудит, чем потом разбираться со штрафами и испорченной репутацией. И помните: даже если что-то упустили, всегда можно исправить.

Если вы с коллегами обнаружили нарушения: 

• Исправьте их до проверки. 
• Составьте приказы об устранении и назначьте ответственных.
• Подготовьте пояснения для инспектора — например, если ошибка техническая. 

Бонус: Чек-лист готовности к проверке ГИТ

Делимся полезным списком для подготовки, где перечислены все ключевые документы и требования. Можно распечатывать и отмечать галочками выполненные пункты.