Как «К3» разделили доработки 1С и вдвое сократили заявки в IT
Как компания КЗ вдвое сократила число заявок в IT-отделе
Задача
Компания «К3» работает в сфере консалтинга и активно использует 1С как основу учета и управления. Через систему проходят финансовые операции, расчеты заработной платы, закупки и кадровый учет. Все доработки 1С традиционно шли через IT-отдел, состоящий всего из двух программистов. Каждую неделю от подразделений поступали десятки запросов:
- сделать новый отчет: для анализа продаж, рентабельности, заработной платы сотрудников;
- добавить печатную форму: сметы для документа реализации, произвольные кадровые приказы, удостоверения качества и безопасности.
- сделать доработку: загрузка прайс-листов в формате Excel, обработки данных регистров сведений и прочие.
Поэтому стало необходимо сократить количество рутинных заявок к IT-отделу по доработке 1С и ускорить появление нужных отчетов, форм и обработок для бухгалтерии, кадровиков и финансовой службы. Требовалось так перестроить процесс, чтобы простые изменения в 1С, можно было выполнять без участия программистов, а сроки выполнения типовых запросов сократились с 1–2 дней до минут.
Причина
Проблема стала очевидна во время переход с УСН на ОСНО. Ввод остатков и сопутствующие операции потребовали большого объема ручной работы и внеурочного времени бухгалтерии. В это время программисты дорабатывали интеграцию с CRM-системой, пришлось выбирать либо мы отодвигаем важный проект либо бухгалтерия будет делать задачи вручную (что также повлияло бы на сроки выплаты контрагентам, а это было недопустимо). Стало очевидно, что текущий подход к доработкам 1С закапывает компанию в рутину и тормозит развитие.
При этом увеличить штат программистов не было нашим решением, так как компания небольшая и содержать своего штатника было нецелесообразно, нам необходим был иной подход к организации доработок.
Генеральный директор ООО «К3»Дмитрий Гинсбург, который ставил задачу, признавался, что «в тот момент я понял, что мы закапываемся в рутину. Даже мелкие задачи превращаются в проект, не говоря уже про такие достаточно трудоемкие как этот переход».
Руководство «К3» зафиксировало две ключевые проблемы: IT-отдел перегружен типовыми доработками 1С, а любой новый отчет или форма превращаются в длинную цепочку согласований, на это уходило от 2 до 10 дней в зависимости от задачи:
- Описание технического задания (и долгая его доработка, так как язык бухгалтерии и программистов отличаются).
- Разработка прототипа и согласование.
- Внедрение и тестирование.
- Исправление ошибок
Вместо того чтобы просто нанимать еще одного программиста, в компании решили изменить сам процесс работы с доработками.
Первым шагом стал анализ обращений к IT по 1С за несколько месяцев. Заявки сгруппировали: где действительно требуется разработка и глубокое понимание конфигурации, а где задачи повторяются и отличаются только деталями. Выяснилось, что существенную часть потока составляют типовые запросы на отчеты для бухгалтерии, финансового директора и руководителей, а также печатные формы и обработки.
На основании этого потока задач в «К3» сформулировали целевое состояние: сложные доработки и интеграции остаются в зоне ответственности IT, а типовые запросы должны закрываться с помощью уже готовых решений, доступных пользователям напрямую.
Решение: каталог готовых решений и новый регламент
Для поддержки такого подхода в «К3» решили использовать 1С-Store как каталог готовых решений для 1С: отчетов, форм и обработок, которые можно устанавливать из своей базы без участия программиста. Сервис встроили в привычный интерфейс 1С: пользователю достаточно открыть раздел с дополнительными отчетами и обработками, найти подходящее решение в 1С-Store и подключить его одной кнопкой.
Под этот инструмент в «К3» разработали простой регламент. При появлении новой потребности сотрудник сначала ищет вариант в каталоге 1С-Store и только если подходящего решения нет или его нужно сильно адаптировать, ставит задачу IT-отделу. Цепочка «идея — задача в IT — оценка — реализация» стала резервным вариантом, а не единственным маршрутом.
При этом назначать отдельного человека для оценки не требовалось, так как любые решения по подписке можно устанавливать бесплатно. Все, кто использует систему 1С сами выбирают решения и устанавливают, аналитик подключается только в тот момент, когда необходимо доработка со стороны программистов.
Пилот: отчеты по закупкам и продажам для 1С:Бухгалтерии 3.0
Тестировали мы процесс на двух отчетах для 1С:БП 3.0. Первый — по закупкам, необходимо было составить отчет, который показывает информацию по приобретенным товарам (материалам), разработчики оценили задачу в 2 дня. Второй отчет — по продажам товаров, закупленных у определенных поставщиков, в отчете необходимо было вывести количество проданного, выручка, себестоимость и прибыль от продаж. Здесь разработчики оценили работу уже в 4 дня.
Раньше эту задачу однозначно отдавали бы программистам, но теперь бухгалтер начал с каталога: перешел в раздел «Дополнительный отчеты и обработки» в своей базе, открыл 1С-Store и потратил на поиск нужных решений 15 минут.
Скриншот из каталога 1С-Store
Далее одной кнопкой установил отчеты в рабочую базу одной кнопкой. После переустановки отчеты были готовы к использованию, так как программа типовая, то и доработка не потребовалось. Весь процесс от выбора решения до его использования занял 30 минут.
Скриншот из каталога 1С-Store
Дальше модель начала масштабироваться. При необходимости нового отчета бухгалтерия теперь не формулировала техническое задание, а в первую очередь искала готовое решение в каталоге. Кадровики таким же образом добавляли, например, график отпусков. Финансисты находили и подключали готовые формы договоров и отчеты по анализу показателей. Руководитель использовал каталог для установки аналитических отчетов по продажам, себестоимости, выручке и рентабельности.
По мере накопления опыта пользователи стали активнее использовать и более сложные варианты — аналитические и интеллектуальные решения, позволяющие анализировать продажи напрямую из 1С и получать ответы на управленческие вопросы без дополнительных выгрузок и обращения к программистам.
Изменения для IT-отдела и управленцев
После того как практика самостоятельного подключения готовых решений закрепилась, нагрузка на IT-отдел заметно изменилась. Поток типовых задач, связанных с отчетами, печатными формами и простыми обработками, сократился в 3 раза, остались небольшие доработки под наши измененные конфигурации. Освободившееся время программисты стали направлять на интеграционные проекты и развитие системы в целом, производительность разработчиков возросла в 1,5 раза благодаря меньшему количеству рутинных демотивирующих задач и сокращению взаимодействия с другими отделами (тз, согласования и прочее).
Для руководства важным результатом стал не только количественный эффект, но и изменение роли IT в компании: цифровизация перестала восприниматься как область ответственности только программистов. Рядовые сотрудники получили понятный инструмент, с помощью которого могут сами закрывать часть задач по 1С, не рискуя «сломать» конфигурацию и не перегружая IT-отдел мелкими запросами.
В результате перехода к работе через каталог готовых решений и изменению регламента обработки запросов по 1С компания «К3» получила измеримый эффект.
Количество заявок от пользователей 1С в IT-отдел уменьшилось примерно в два раза. Те задачи, которые ранее могли занимать день или два, теперь решаются за 30 минут: пользователь находит и подключает готовое решение сам, без цикла постановки и согласований. За счет этого программисты высвободили значимую часть времени и смогли сосредоточиться на сложных интеграциях и развитии системы, а не на рутинных правках, увеличив производительность отдела в целом в 1,5 раза.