Искусство делегирования: как ставить задачи и добиваться результатов

Зачастую эффективность работы сотрудников зависит не только от их квалификации и мотивации, но и от того, насколько правильно им были поставлены задачи. Опыт показывает, что одним из ключевых факторов неудачи в выполнении рабочих поручений является отсутствие ясных и структурированных инструкций со стороны руководителя. Поэтому грамотная постановка задач — это искусство, которым должен владеть каждый руководитель, чтобы его команда могла выполнять задачи эффективно, и не возникало конфликтов на почве недопониманий в рабочем процессе.

Предлагаю вам ознакомиться с пошаговым планом, который поможет не только точно формулировать задачи для каждого конкретного сотрудника, но и повысить общую производительность команды.

Шаг 1. Проверить состояние сотрудника и формат постановки задачи

Перед тем как давать задачу, важно оценить текущее состояние проекта или загруженности сотрудника. Убедитесь, что сотрудник сможет взять данную задачу с учетом его текущей занятости. Также позаботьтесь, чтобы для постановки задачи был выбран правильный формат коммуникации: личная встреча, телефонный разговор или письменная инструкция. Зачастую неверно выбранный формат может создать недопонимание или ошибки на этапе выполнения задачи.

Шаг 2. Сформулировать задачу

Ясность — ключ к успеху. Формулируйте задачу максимально четко, избегая двусмысленностей. Сотрудник должен понимать, что от него ожидается и каков конечный результат его работы. Важно не только описать задачу, но и разъяснить конкретные шаги или действия, которые приведут к ее выполнению. 

Шаг 3. Показать общую цель

Один из мощных инструментов в постановке задач — это объяснение «зачем» задача выполняется. Когда сотрудник понимает, как его работа вписывается в общий контекст или влияет на успех компании, его мотивация и осознанность возрастают. Люди работают более продуктивно, если видят конечную цель и понимают ее значимость.

Шаг 4. Усилить личную мотивацию

Этот шаг непосредственно связан с предыдущим. Покажите сотруднику, как его личный вклад влияет на общий успех проекта или компании, подчеркните значимость его работы и по возможности определите финансовый KPI, который будет привязан к результатам задачи.

Шаг 5. Обозначить критерии выполнения задачи

Каждая задача должна иметь четкие критерии выполнения. Это могут быть количественные или качественные показатели, сроки, объем работы или другие параметры, по которым можно будет оценить успех выполнения. Убедитесь, что критерии понятны сотруднику.

Шаг 6. Спросить: «Понятна ли задача? Как ты будешь ее выполнять?»

После того как задача поставлена, предложите сотруднику рассказать, как именно он планирует ее выполнить. Это поможет выявить возможные недочеты или недопонимания на раннем этапе и скорректировать план действий до того, как начнутся ошибки. Если необходимо, внесите коррективы в план выполнения задачи.

Шаг 7. Обсудить возможные и нужные ресурсы

Иногда задача не может быть выполнена из-за отсутствия необходимых ресурсов: времени, людей, инструментов или материалов. Поэтому важно заранее обсудить с сотрудником, что ему может понадобиться для работы. Задайте вопрос: «Какие вводные я могу еще дать, чтобы вы выполнили задачу на 100%?» — и пусть сотрудник даст свое видение. Это поможет избежать задержек и обеспечить своевременное выполнение задачи.

Шаг 8. Закрепить сроки и критерии

«Задача без дедлайна не будет выполнена никогда» — помните об этом. Четко обозначенные сроки помогают избежать затягивания процесса. Установите реальные дедлайны и обязательно закрепите критерии успеха. Обсудите их с сотрудником и убедитесь, что он согласен со сроками, и может вписать их в свой рабочий график.

Шаг 9. Наметьте точки контроля

Регулярная проверка хода выполнения задачи позволяет не только контролировать процесс, но и корректировать его при необходимости. Согласуйте с сотрудником промежуточные точки контроля, чтобы быть в курсе прогресса и своевременно реагировать на возможные отклонения от плана. Промежуточный контроль выполнения задачи можно поручить вашему ассистенту, который будет на связи с сотрудником и сможет докладывать вам о ходе работ.

Мы в компании SMART&TALENTED рекомендуем использовать этот алгоритм на всех этапах работы с сотрудниками, но особенно во время периода адаптации, чтобы помочь новому члену команды лучше понять свою зону ответственности и суть задач.

Однако не стоит приучать работников к постоянному «пережевыванию» одинаковых задач. Обговорите этот момент в начале сотрудничества, чтобы со временем сотрудники могли брать на себя больше ответственности и быть более самостоятельными в работе.

Такой подход к делегированию и постановке задач не только разгрузит вас как руководителя, но и позволит развить в команде самостоятельность, инициативность и высокую эффективность.