Гайд: как оцифровать любой бизнес-процесс в учетной системе

Учетная система начинается с диалога

Когда перед нами стоит задача автоматизировать бизнес-процесс, важнейший первый шаг — понять, какие данные и в какой детализации бизнес хочет видеть в своей учетной системе. Это не просто техническая задача, а основа для эффективной автоматизации. Важно не только разобраться в логике процесса, но и задать правильные вопросы, чтобы бизнес действительно получил нужную информацию в нужном виде. Без этого внедренное решение может оказаться попросту бесполезным.

Прежде чем погружаться в программирование и настройку учетной системы, необходимо распределить зоны ответственности между разработчиками и бизнесом. Задача методологов и бизнес-экспертов — назвать все данные, которые необходимо учесть при отображении операции в системе. Это могут быть, например, определенные аналитики (как непосредственно для самого отражения процесса, так и для последующего анализа для принятия управленческих решений), спецификации, итоговые отчетные либо печатные формы.

Как правильно отразить процесс в учетной системе?

Для примера возьмем реальную задачу из нашей практики: автоматизировать в 1С брендирование нефтепродуктов — процесс, когда на выходе из обычного бензина и присадок мы получаем готовый продукт под торговой маркой. Хотя кажется, что задача узкоспециализированная, на самом деле это отличный кейс, чтобы показать, как типовые механизмы цифрового решения можно адаптировать под нестандартные задачи.

Чтобы верно отразить брендирование топлива в системе, необходимо учитывать несколько аспектов, начиная с того, как бизнес определяет этот процесс (и какие данные при этом нужны), до того, какие результаты система должна предоставить в виде отчетов и аналитики. Ответы на эти вопросы прямо влияют на выбор подхода к автоматизации. Вот как это может выглядеть:

1. Самый простой вариант: «Набор-комплект» в номенклатуре.

Если нужна быстрая и минимально затратная реализация, можно задействовать стандартный механизм «Набор-комплект», который присутствует в типовых конфигурациях вендора для управления торговлей и управления предприятием. Такой подход позволяет создать товарную позицию брендированного топлива, указывая, из чего она состоит, и на основании этого автоматизировать процесс списания бензина и присадок в требуемых пропорциях. Когда идет продажа или отгрузка, система автоматически списывает не брендированный продукт, а все составляющие по отдельности. Это удобно и не требует доработок, но есть нюанс: мы не видим промежуточных остатков уже смешанного топлива и не можем при необходимости наглядно распределить сопутствующие расходы. Если учет таких остатков или распределение дополнительных расходов нужны — этот способ не подойдет.

2. Чуть более сложный подход: спецификация и комплектация.

Если бизнес требует большего уровня детализации и учета всех этапов процесса (например, при необходимости отслеживать расходы на производство и смешивание), можно завести спецификацию для учета брендированного топлива. В этом случае в учетной системе создается отдельный документ или справочник, а затем формируется документ комплектации, который списывает остатки бензина и присадки и формирует остатки уже брендированного продукта в нужных пропорциях. Это решение дает больше гибкости, но нередко требует доработок для автоматизированного формирования комплектации — иначе операционный персонал утонет в рутине.

3. Для более сложных процессов: кастомизация под бизнес-процесс.

Когда процесс слишком сложный, а стандартные механизмы вендора уже не дают нужной автоматизации, остается один вариант — разрабатывать индивидуальные решения. Это чаще всего касается больших бизнесов с нестандартными схемами учета, которые зависят от оборудования, рецептур или схемы продаж. В таких случаях важно не только правильно собрать данные, но и продумать, какие показатели нужно выводить на разных этапах.

В нашем случае заказчик — крупный нефтяной холдинг со сложными бизнес-процессами, поэтому мы пошли по третьему пути и реализовали 14 различных схем брендирования топлива. Каждая из них имела свои особенности, и типовые механизмы 1С стали лишь базой, на которой мы построили полноценный «конструктор» производственных схем. Да, это уже проект с серьезным бюджетом и архитектурой, но бизнес получил максимально прозрачный и точный учет, который масштабируется и адаптируется под развитие.

Как избежать ошибок при автоматизации?

Ошибки, которые могут возникнуть при внедрении учетной системы, зачастую происходят не из-за плохого кода или недостатка функциональности, а из-за неверного понимания потребностей бизнеса. Неправильно интерпретированные требования или упущенные детали могут привести к тому, что система будет выдавать не те данные или не в том формате, который нужен для принятия управленческих решений.

Автоматизация — это всегда диалог. Бизнес должен четко понимать, что и зачем он хочет видеть в системе, а задача ИТ-команды — не просто «перевести» требования бизнеса в частное техническое задание, но и задать правильные вопросы, которые позволят «извлечь» из заказчика его ожидания. Например:

• Какие данные критичны для бизнеса?
• Какие процессы нужно учитывать на разных уровнях (производство, склад, продажа)?
• Какую информацию о расходах и остатках необходимо выводить в отчетах?
• Какие документы и формы должны быть автоматизированы?
• Нужно ли учитывать дополнительные операции? Какие?
• Какой уровень детализации данных необходим для управления процессами?

Чем более точными и емкими будут ответы на эти вопросы, тем более правильной и гибкой окажется автоматизация.