Как управлять изменениями системно и не развалить всю компанию

Любые изменения в компании влекут за собой трансформацию корпоративной культуры, процессов, продуктов, ролей внутри команды. Представьте, что у вас крупное металлургическое предприятие, вы производите металл большими листами 1х2 м на протяжении 10 лет. И вдруг ваш основной заказчик сообщает, что теперь ему нужен металл не листами, а маленькими квадратиками 1х1 см, и еще, чтобы границы квадратиков были не острыми для более удобной транспортировки. И вы понимаете, чтобы реализовать такое изменение продукта, нужно скорректировать всю технологическую цепочку, оборудование, логистику, упаковку, себестоимость, цену и вообще все процессы, а потом заново обучить более 200 сотрудников. 

Раньше с изменениями в продуктах мы сталкивались раз в несколько лет. Теперь это происходит ежегодно, а иногда и ежемесячно. Давайте посмотрим, из каких этапов состоит процесс изменений, и как адаптировать эти этапы к реальности, где все может пойти не так.

Процесс изменений

Причины, чтобы запустить процесс изменений, могут быть разными: запрос клиентов, выпуск нового продукта конкурентами, изменение сырья у поставщиков, нехватка кадров в компании или отказ от работы старыми методами, личные амбиции топ-менеджмента или собственников бизнеса, желание развиваться быстрее рынка и т.д. Какими бы ни были причины, процесс изменений представляет собой определенную последовательность действий, давайте рассмотрим подробнее из чего она состоит.

Тренды

Для начала необходимо проанализировать тренды, выбрать из них подходящие, подумать, как вы можете адаптировать их под себя. Тренды знают все, но мало кто реально применяет какие-то из них у себя (технологию, организационное решение). Например, многие компании обсуждают искусственный интеллект, но мало кто действительно им пользуется и внедряет. Понимание трендов — очень важная задача. Без этого дальнейший анализ будет «однобоким», оторван от контекста того, что происходит вокруг.

Выделите ключевые тренды в вашей сфере, определите те, на которых вы будете фокусироваться. Посмотрите, есть ли в рамках этих трендов реальные проекты, кто за них отвечает, выделяются ли на них бюджеты. Необходимо, чтобы тренды стали областью вашей работы, попали в ваш фокус.

Текущая ситуация и место на рынке/в рейтинге

Для этого необходимо провести внутренний анализ. Многие компании думают, что у них все в порядке, но когда начинают анализировать себя, сравнивать с другими компаниями в отрасли, а потом и между отраслями, то могут увидеть, что какой-то процесс проваливается. Проводить анализ необходимо по тому, как быстро происходят продажи, насколько быстрый цикл сделки, какая маржинальность, какая скорость логистики, какие процессы и т.д. 

Здесь также важно определить фокус ваших направлений. Конкурировать во всех областях невозможно, необходимо сконцентрироваться на 2-3 ключевых направлениях, а остальные — сонаправить. Это поможет выделяться и быть заметным. 

Стратегия и ключевые решения

Далее необходимо сформировать стратегию внедрения изменений, опираясь на анализ и цели компании. Стратегия — это своеобразный фильтр для отбора возможностей. Она помогает определить возможности, которые вам синергичны, чтобы не распылять ресурсы. После этого необходимо «встроить» стратегию в деятельность организации.

Когда вы составляете стратегию на 3-5 лет вперед, то вы должны учитывать, что то, что актуально сейчас, не будет таковым через пять лет. Поэтому при написании стратегии нужно ориентироваться на тренды, которые будут актуальны через 3-5 лет. Как это сделать? Есть непредсказуемые факторы влияния, например, экономика. Технологии — более предсказуемы, вы можете проанализировать, что с ними происходит на длительном горизонте, какие стартапы и технологические компании есть в вашей отрасли. Посмотреть статистику по инвестициям в технологические стартапы, изучить, во что сейчас вкладываются фонды. Если стартапы получают инвестиции на ранней стадии, то через 3-5 лет их технология станет общедоступной. 

Большое значение имеет то, как вы составляете стратегию, на что обращаете внимание, кого из сотрудников привлекаете. Если только 3 человека из топ-менеджмента компании, то этого может быть недостаточно. Всех сотрудников привлекать тоже не нужно. Нужно привлекать тех экспертов, которые знают этот рынок лучше, чем вы, например, консультантов, топ-менеджмент других компаний. Эксперты приходят со своими знаниями и опытом, понимают контекст и могут помочь разработать стратегию. Качество стратегии зависит от тех, кого вы привлекаете.

Следующие этапы касаются реализации процесса изменений, этому мы посвятили оставшуюся часть этой статьи. Давайте кратко рассмотрим их в этом разделе.

Внедрение и контроль результатов

Постепенно запускайте изменения в рабочей среде. Оценивайте результаты внедрения с помощью заранее определенных метрик. Это позволит выявить успехи и проблемы в реализации, внося корректировки при необходимости. Следует помнить, что управление проектами — это двигатель для изменений. Без выстроенных процессов изменения могут так и остаться на уровне идей.

Открытость новой экспертизе. Готовность к изменениям

Чтобы не «изобретать велосипед», а двигаться к реализации изменений быстрее и эффективнее, можно обратиться за помощью к экспертам и брать лучшие практики.

Обучение всех участников изменяемого процесса. Адаптация к изменениям

После того, как вы внедрили изменения, нужно, чтобы все сотрудники узнали, что вы теперь работаете по-другому, и как с этим нужно работать. Объяснить один раз недостаточно, необходимо донести важность изменений, провести обучение, показать разными способами, при необходимости — ввести систему стимулов. 

Что может пойти не так 

Процесс внедрения изменений должен проходить в компании системно, но зачастую системности не хватает: поговорили про тренды, но не внедрили, или реализовали проекты изменений, а сотрудников не обучили. Это приводит к потерям, как финансовым, ресурсным, так и к потерям эффективности. Например, если вы не сформировали программу обучения и не объяснили сотрудникам, как пользоваться новым оборудованием, то они могут сломать его или продолжать работать по старым процессам.

Если вы погружены в операционную деятельность, у вас скорее всего не хватает времени, чтобы отслеживать, что происходит вокруг: появились ли новые организационные решения или технологии, устарели ли процессы. В этом случае нужно «подняться» над рутиной, вылезти из процессов и понять, что идет не так. Чтобы перестать тонуть в операционке, попробуйте пройти по этапам процесса изменений, которые мы описали выше. Если самостоятельно это сделать сложно, то на помощь может прийти внешняя экспертиза, которая помогает сформировать взгляд «со стороны»: изучить процессы, оценить реальную ситуацию, найти места для изменений, сформировать программу обучения.

Когда вы запускаете процесс изменений, это влечет за собой корректировки в работе всех отделов: отдел маркетинга должен знать, что компания может произвести и продать, отдел реализации должен рассказывать обо всех изменениях отделу продаж. Иначе может возникнуть ситуация, когда за полгода у вас уже появился новый продукт, а отдел продаж еще продает предыдущую версию, или HR нанимает не тех сотрудников, или неверно настроены бизнес-процессы отдела закупок. 

В рамках крупной организации все ошибки умножаются на 1000. Например, вы решили масштабироваться. Для быстрорастущих компаний есть методология, которая включает в себя следующие этапы. 

1. Discovery — изучаем рынок и возможности, на которые хотим выйти, или продукт.
2. Evaluation — оценка: действительно ли эта возможность поможет нам расти.
3. Efficiency — дорабатываем бизнес-модель, чтобы она работала как часы.
4. Scale — запускаем рост.

Многие компании игнорируют 3 этап, который отвечает за эффективность. Здесь может возникнуть проблема. Допустим, вы прошли 1 и 2 этапы — изучили рынок, нашли гипотезу, протестировали ее, подтвердили финансовую выгоду и что дальше? Сразу запускать рост? Нет, на 3 этапе вы должны остановиться и все достроить. Если вы не остановились, а пошли в активный рост, то ошибки, которые нужно было устранить 2 года назад, начнут масштабироваться вместе с вами. Например, была не отработана адаптация сотрудников, а сейчас новые сотрудники появляются по 200 человек в месяц. На исправление этих ошибок нужно будет потратить большое количество ресурсов и финансов: если раньше устранение такой ошибки стоило бы 10 тысяч рублей, то теперь это будет стоить уже более 2 миллионов рублей.

Как определить, в какой момент и что пошло не так 

Предугадать в начале изменений, с чем возникнет проблема, невозможно. Нужно разобраться в процессах и понять, в какой момент и что пошло не так: дело в технологиях, людях, самих процессах или в чем-то другом. Если проблема в процессах, то нужно проводить корректировку процессов и обучать людей, как этими процессами пользоваться. Если дело в людях, то нужно понять, чему их научить. Если проблема в технологиях, которые не применяются в компании, то нужно выявить, каких компетенций не хватает сотрудникам, чтобы применять эти технологии, и обучать их. 

Как понять, что проблема в процесах

Если сотруднику непонятно, что он должен делать в данный момент времени на любом этапе его деятельности внутри компании, то проблема в процессах. Например, сотрудники, которые отвечают за какой-либо процесс, срывают сроки в 2 раза. Идем и спрашиваем, почему так происходит. Может быть они не знают, как делать быстрее, а в процессе это не прописано. В идеальном состоянии сотрудник не должен тратить время на все обеспечивающие процессы, поиск информации. Если ему нужно решить задачу, он знает, что нужно делать и как это делать.

Процессы — важная составляющая операционной деятельности, которая влияет на стабильность бизнеса. Когда компания растет и развивается, все процессы меняются. Для их изменения необходимо сами процессы дорабатывать до текущего состояния. Чтобы основная деятельность, основной продукт был качественным и нравился клиентам, а сотрудники получали от него удовольствие — начните с выстраивания процессов. Если в процессах что-то не работает, тут же вылезет недовольный сотрудник или клиент. 

Как понять, что проблема в технологиях

Например, сотрудники могут не знать о новых технологиях, или не понимать, что с ними делать, как их применять и контролировать. Для этого нужно обучить сотрудников технологии, показать, как ее применяют на других производствах, где еще она может быть полезна. Тогда они смогут разобраться и подсказать, как и где на вашем предприятии можно применить эту технологию. 

Технологии помогают существенно повысить производительность. Компания будущего — это компания, в которой люди занимаются развитием, автоматизируют управление, производство продуктов. Например, в нашей группе компаний мы создали курс полностью на нейросетях: от темы курса, его структуры, наполнения текстами до иллюстраций и лендинга, и даже озвучки. Это пример, который показывает, что с помощью технологий можно снизить стоимость и повысить скорость.

Как понять, что проблема в людях

Когда мы говорим про изменения и развитие, это не всегда про процессы или технологии. Люди, проявляя свое творчество и находя новые идеи и возможности, могут генерировать новые проекты, инициативы. Чтобы это работало, нужно выделить людей, которые будут заниматься развитием, у которых будут методы для экспериментов, которых не бьют по рукам, если они ошиблись, потому что ошибки это нормально, это путь развития. 

Если организация системно не управляет знаниями и обучением сотрудников, то может столкнуться с ситуацией, когда сотрудники говорят «на разных языках». У всех разный бэкграунд, разное понимание одних и тех же вещей. Для текущей стабильности бизнеса должны быть понятные модели компетенций, план развития, набора и адаптации сотрудников.

Как найти решение в условиях постоянных изменений

Сегодня выигрывают те компании, которые не выдумывают велосипед, а используют готовые лучшие практики. Ниже мы составили инструкции, которые помогут вам сориентироваться при внедрении изменений, определить, что пошло не так, и найти решение. 

• Этап процесса изменений: Тренды.
• С чем могут возникнуть сложности: Технологии, Процессы.
• Как это можно исправить: Если сложности с определением трендов, то можно провести проектную сессию, которая поможет сформировать план действий.

• Этап: Текущая ситуация и место на рынке/в рейтинге.
• Сложности: Технологии, Процессы, Люди.
• Как исправить: Если сложности с анализом и местом на рынке, то можно пригласить консалтинговую компанию, которая сделает аудит. Например, наша компания проводит аудит зрелости системы управления проектами.

• Этап: Стратегия и ключевые решения.
• Сложности: Процессы, Люди.
• Как исправить: Если у вас проблема с разработкой и принятием стратегических решений, то можно провести стратегическую сессию, которая поможет выработать эти решения. 

• Этап: Внедрение и контроль результатов.
• Сложности: Процессы, Люди.
• Как исправить: Если проблема с внедрением, то вам нужно либо выстроить систему управления проектами, которая поможет запускать проекты, распределять ответственность и формировать роли и организационные структуры. Либо обучить людей тому, как управлять проектами.

• Этап: Открытость новой экспертизе. Готовность к изменениям.
• Сложности: Люди.
• Как исправить: Если сложности с реализацией изменений, можно организовать корпоративную конференцию, пригласить на нее экспертов, которые поделятся успешными кейсами и лучшими практиками под нужные вам цели. Например, «Национальной транспортной компании» конференция помогла выстроить взаимодействие между участниками проектной и инвестиционной деятельности.

• Этап: Обучение всех участников изменяемого процесса. Адаптация к изменениям.
• Сложности: Люди.
• Как исправить: Если возникают трудности с обучением и адаптацией сотрудников, то вам необходима корпоративная программа обучения. Мы можем разработать такую программу в разных форматах: кому-то подойдет онлайн-курс или тренинг, а где-то нужна модульная программа обучения.

Если сложно самостоятельно определить, с каким конкретно этапом возникают проблемы, можно привлечь внешнюю экспертизу. Даже если кажется, что в компании все хорошо, экспертный взгляд со стороны поможет увидеть то, чего вы не замечали.

Выводы вкратце

• Управление изменениями — это уже часть нашей жизни. Если раньше изменения были дискретны, то есть случались время от времени, то сейчас процесс изменений происходит постоянно, и нам нужно постоянно с этим работать.
• У процесса изменений есть четкая последовательность действий, которые помогут запустить его работу: проанализировать и выбрать тренды, провести анализ и определить свое место на рынке, сформировать стратегию, внедрить изменения, проанализировать результаты, найти лучшие практики и провести обучение. 
• Изменения могут быть в разных областях, нужно определиться, что для вас приоритетно. Для этого на каждом этапе изменений нужно приобретать новые знания и новый опыт. Новые знания и новый опыт под разные задачи нужно приобретать разными способами. Для этого мы описали варианты решений, которые относятся к каждому этапу внедрения изменений.