Как управлять изменениями системно и не развалить всю компанию
Рассказываем, как управлять изменениями в компании, из каких этапов состоит этот процесс, и как адаптировать эти этапы к реальности, где все может пойти не так
К.э.н., PMBA, Certified Project Director: IPMA level A. Область экспертизы: управление проектами и портфелями проектов, управление изменениями и инновациями, Deep Tech и EduTech проекты.
Любые изменения в компании влекут за собой трансформацию корпоративной культуры, процессов, продуктов, ролей внутри команды. Представьте, что у вас крупное металлургическое предприятие, вы производите металл большими листами 1х2 м на протяжении 10 лет. И вдруг ваш основной заказчик сообщает, что теперь ему нужен металл не листами, а маленькими квадратиками 1х1 см, и еще, чтобы границы квадратиков были не острыми для более удобной транспортировки. И вы понимаете, чтобы реализовать такое изменение продукта, нужно скорректировать всю технологическую цепочку, оборудование, логистику, упаковку, себестоимость, цену и вообще все процессы, а потом заново обучить более 200 сотрудников.
Раньше с изменениями в продуктах мы сталкивались раз в несколько лет. Теперь это происходит ежегодно, а иногда и ежемесячно. Давайте посмотрим, из каких этапов состоит процесс изменений, и как адаптировать эти этапы к реальности, где все может пойти не так.
Процесс изменений
Причины, чтобы запустить процесс изменений, могут быть разными: запрос клиентов, выпуск нового продукта конкурентами, изменение сырья у поставщиков, нехватка кадров в компании или отказ от работы старыми методами, личные амбиции топ-менеджмента или собственников бизнеса, желание развиваться быстрее рынка и т.д. Какими бы ни были причины, процесс изменений представляет собой определенную последовательность действий, давайте рассмотрим подробнее из чего она состоит.
![процесс изменений, управление изменениями, тренды, стратегия компании, бизнес-процессы, обучение, адаптация к изменениям, Академия управления WINbd, WINbd](https://s.rbk.ru/v1_companies_s3/media/news_body_images/6caef04c-3112-4e1c-b087-bf62a21650b8.jpg)
Тренды
Для начала необходимо проанализировать тренды, выбрать из них подходящие, подумать, как вы можете адаптировать их под себя. Тренды знают все, но мало кто реально применяет какие-то из них у себя (технологию, организационное решение). Например, многие компании обсуждают искусственный интеллект, но мало кто действительно им пользуется и внедряет. Понимание трендов — очень важная задача. Без этого дальнейший анализ будет «однобоким», оторван от контекста того, что происходит вокруг.
Выделите ключевые тренды в вашей сфере, определите те, на которых вы будете фокусироваться. Посмотрите, есть ли в рамках этих трендов реальные проекты, кто за них отвечает, выделяются ли на них бюджеты. Необходимо, чтобы тренды стали областью вашей работы, попали в ваш фокус.
Текущая ситуация и место на рынке/в рейтинге
Для этого необходимо провести внутренний анализ. Многие компании думают, что у них все в порядке, но когда начинают анализировать себя, сравнивать с другими компаниями в отрасли, а потом и между отраслями, то могут увидеть, что какой-то процесс проваливается. Проводить анализ необходимо по тому, как быстро происходят продажи, насколько быстрый цикл сделки, какая маржинальность, какая скорость логистики, какие процессы и т.д.
Здесь также важно определить фокус ваших направлений. Конкурировать во всех областях невозможно, необходимо сконцентрироваться на 2-3 ключевых направлениях, а остальные — сонаправить. Это поможет выделяться и быть заметным.
Стратегия и ключевые решения
Далее необходимо сформировать стратегию внедрения изменений, опираясь на анализ и цели компании. Стратегия — это своеобразный фильтр для отбора возможностей. Она помогает определить возможности, которые вам синергичны, чтобы не распылять ресурсы. После этого необходимо «встроить» стратегию в деятельность организации.
![управление изменениями, стратегия компании, стратегия организации, внедрение изменений, Академия управления WINbd, WINbd](https://s.rbk.ru/v1_companies_s3/media/news_body_images/b2c1a607-10d7-4538-92b6-8aaee3703fa4.jpg)
Когда вы составляете стратегию на 3-5 лет вперед, то вы должны учитывать, что то, что актуально сейчас, не будет таковым через пять лет. Поэтому при написании стратегии нужно ориентироваться на тренды, которые будут актуальны через 3-5 лет. Как это сделать? Есть непредсказуемые факторы влияния, например, экономика. Технологии — более предсказуемы, вы можете проанализировать, что с ними происходит на длительном горизонте, какие стартапы и технологические компании есть в вашей отрасли. Посмотреть статистику по инвестициям в технологические стартапы, изучить, во что сейчас вкладываются фонды. Если стартапы получают инвестиции на ранней стадии, то через 3-5 лет их технология станет общедоступной.
![управление изменениями, тренды, стратегия, технологии, Академия управления WINbd, WINbd](https://s.rbk.ru/v1_companies_s3/media/news_body_images/838cdbdb-2b97-4e90-b144-8e46f4fd5d04.jpg)
Большое значение имеет то, как вы составляете стратегию, на что обращаете внимание, кого из сотрудников привлекаете. Если только 3 человека из топ-менеджмента компании, то этого может быть недостаточно. Всех сотрудников привлекать тоже не нужно. Нужно привлекать тех экспертов, которые знают этот рынок лучше, чем вы, например, консультантов, топ-менеджмент других компаний. Эксперты приходят со своими знаниями и опытом, понимают контекст и могут помочь разработать стратегию. Качество стратегии зависит от тех, кого вы привлекаете.
Следующие этапы касаются реализации процесса изменений, этому мы посвятили оставшуюся часть этой статьи. Давайте кратко рассмотрим их в этом разделе.
Внедрение и контроль результатов
Постепенно запускайте изменения в рабочей среде. Оценивайте результаты внедрения с помощью заранее определенных метрик. Это позволит выявить успехи и проблемы в реализации, внося корректировки при необходимости. Следует помнить, что управление проектами — это двигатель для изменений. Без выстроенных процессов изменения могут так и остаться на уровне идей.
Открытость новой экспертизе. Готовность к изменениям
Чтобы не «изобретать велосипед», а двигаться к реализации изменений быстрее и эффективнее, можно обратиться за помощью к экспертам и брать лучшие практики.
Обучение всех участников изменяемого процесса. Адаптация к изменениям
После того, как вы внедрили изменения, нужно, чтобы все сотрудники узнали, что вы теперь работаете по-другому, и как с этим нужно работать. Объяснить один раз недостаточно, необходимо донести важность изменений, провести обучение, показать разными способами, при необходимости — ввести систему стимулов.
Что может пойти не так
Процесс внедрения изменений должен проходить в компании системно, но зачастую системности не хватает: поговорили про тренды, но не внедрили, или реализовали проекты изменений, а сотрудников не обучили. Это приводит к потерям, как финансовым, ресурсным, так и к потерям эффективности. Например, если вы не сформировали программу обучения и не объяснили сотрудникам, как пользоваться новым оборудованием, то они могут сломать его или продолжать работать по старым процессам.
Если вы погружены в операционную деятельность, у вас скорее всего не хватает времени, чтобы отслеживать, что происходит вокруг: появились ли новые организационные решения или технологии, устарели ли процессы. В этом случае нужно «подняться» над рутиной, вылезти из процессов и понять, что идет не так. Чтобы перестать тонуть в операционке, попробуйте пройти по этапам процесса изменений, которые мы описали выше. Если самостоятельно это сделать сложно, то на помощь может прийти внешняя экспертиза, которая помогает сформировать взгляд «со стороны»: изучить процессы, оценить реальную ситуацию, найти места для изменений, сформировать программу обучения.
![управление изменениями, процесс изменений, Helicopter View, Академия управления WINbd, WINbd](https://s.rbk.ru/v1_companies_s3/media/news_body_images/1edccfaf-b80e-4c60-9119-e128984627f1.jpg)
Когда вы запускаете процесс изменений, это влечет за собой корректировки в работе всех отделов: отдел маркетинга должен знать, что компания может произвести и продать, отдел реализации должен рассказывать обо всех изменениях отделу продаж. Иначе может возникнуть ситуация, когда за полгода у вас уже появился новый продукт, а отдел продаж еще продает предыдущую версию, или HR нанимает не тех сотрудников, или неверно настроены бизнес-процессы отдела закупок.
В рамках крупной организации все ошибки умножаются на 1000. Например, вы решили масштабироваться. Для быстрорастущих компаний есть методология, которая включает в себя следующие этапы.
- Discovery — изучаем рынок и возможности, на которые хотим выйти, или продукт.
- Evaluation — оценка: действительно ли эта возможность поможет нам расти.
- Efficiency — дорабатываем бизнес-модель, чтобы она работала как часы.
- Scale — запускаем рост.
Многие компании игнорируют 3 этап, который отвечает за эффективность. Здесь может возникнуть проблема. Допустим, вы прошли 1 и 2 этапы — изучили рынок, нашли гипотезу, протестировали ее, подтвердили финансовую выгоду и что дальше? Сразу запускать рост? Нет, на 3 этапе вы должны остановиться и все достроить. Если вы не остановились, а пошли в активный рост, то ошибки, которые нужно было устранить 2 года назад, начнут масштабироваться вместе с вами. Например, была не отработана адаптация сотрудников, а сейчас новые сотрудники появляются по 200 человек в месяц. На исправление этих ошибок нужно будет потратить большое количество ресурсов и финансов: если раньше устранение такой ошибки стоило бы 10 тысяч рублей, то теперь это будет стоить уже более 2 миллионов рублей.
![управление изменениями, процесс изменений, ошибки в организации, Академия управления WINbd, WINbd](https://s.rbk.ru/v1_companies_s3/media/news_body_images/c2e842d2-a821-41af-b3af-06371fd9aa62.jpg)
Как определить, в какой момент и что пошло не так
Предугадать в начале изменений, с чем возникнет проблема, невозможно. Нужно разобраться в процессах и понять, в какой момент и что пошло не так: дело в технологиях, людях, самих процессах или в чем-то другом. Если проблема в процессах, то нужно проводить корректировку процессов и обучать людей, как этими процессами пользоваться. Если дело в людях, то нужно понять, чему их научить. Если проблема в технологиях, которые не применяются в компании, то нужно выявить, каких компетенций не хватает сотрудникам, чтобы применять эти технологии, и обучать их.
Как понять, что проблема в процесах
Если сотруднику непонятно, что он должен делать в данный момент времени на любом этапе его деятельности внутри компании, то проблема в процессах. Например, сотрудники, которые отвечают за какой-либо процесс, срывают сроки в 2 раза. Идем и спрашиваем, почему так происходит. Может быть они не знают, как делать быстрее, а в процессе это не прописано. В идеальном состоянии сотрудник не должен тратить время на все обеспечивающие процессы, поиск информации. Если ему нужно решить задачу, он знает, что нужно делать и как это делать.
Процессы — важная составляющая операционной деятельности, которая влияет на стабильность бизнеса. Когда компания растет и развивается, все процессы меняются. Для их изменения необходимо сами процессы дорабатывать до текущего состояния. Чтобы основная деятельность, основной продукт был качественным и нравился клиентам, а сотрудники получали от него удовольствие — начните с выстраивания процессов. Если в процессах что-то не работает, тут же вылезет недовольный сотрудник или клиент.
Как понять, что проблема в технологиях
Например, сотрудники могут не знать о новых технологиях, или не понимать, что с ними делать, как их применять и контролировать. Для этого нужно обучить сотрудников технологии, показать, как ее применяют на других производствах, где еще она может быть полезна. Тогда они смогут разобраться и подсказать, как и где на вашем предприятии можно применить эту технологию.
Технологии помогают существенно повысить производительность. Компания будущего — это компания, в которой люди занимаются развитием, автоматизируют управление, производство продуктов. Например, в нашей группе компаний мы создали курс полностью на нейросетях: от темы курса, его структуры, наполнения текстами до иллюстраций и лендинга, и даже озвучки. Это пример, который показывает, что с помощью технологий можно снизить стоимость и повысить скорость.
Как понять, что проблема в людях
Когда мы говорим про изменения и развитие, это не всегда про процессы или технологии. Люди, проявляя свое творчество и находя новые идеи и возможности, могут генерировать новые проекты, инициативы. Чтобы это работало, нужно выделить людей, которые будут заниматься развитием, у которых будут методы для экспериментов, которых не бьют по рукам, если они ошиблись, потому что ошибки это нормально, это путь развития.
Если организация системно не управляет знаниями и обучением сотрудников, то может столкнуться с ситуацией, когда сотрудники говорят «на разных языках». У всех разный бэкграунд, разное понимание одних и тех же вещей. Для текущей стабильности бизнеса должны быть понятные модели компетенций, план развития, набора и адаптации сотрудников.
Как найти решение в условиях постоянных изменений
Сегодня выигрывают те компании, которые не выдумывают велосипед, а используют готовые лучшие практики. Ниже мы составили инструкции, которые помогут вам сориентироваться при внедрении изменений, определить, что пошло не так, и найти решение.
- Этап процесса изменений: Тренды.
- С чем могут возникнуть сложности: Технологии, Процессы.
- Как это можно исправить: Если сложности с определением трендов, то можно провести проектную сессию, которая поможет сформировать план действий.
- Этап: Текущая ситуация и место на рынке/в рейтинге.
- Сложности: Технологии, Процессы, Люди.
- Как исправить: Если сложности с анализом и местом на рынке, то можно пригласить консалтинговую компанию, которая сделает аудит. Например, наша компания проводит аудит зрелости системы управления проектами.
- Этап: Стратегия и ключевые решения.
- Сложности: Процессы, Люди.
- Как исправить: Если у вас проблема с разработкой и принятием стратегических решений, то можно провести стратегическую сессию, которая поможет выработать эти решения.
- Этап: Внедрение и контроль результатов.
- Сложности: Процессы, Люди.
- Как исправить: Если проблема с внедрением, то вам нужно либо выстроить систему управления проектами, которая поможет запускать проекты, распределять ответственность и формировать роли и организационные структуры. Либо обучить людей тому, как управлять проектами.
- Этап: Открытость новой экспертизе. Готовность к изменениям.
- Сложности: Люди.
- Как исправить: Если сложности с реализацией изменений, можно организовать корпоративную конференцию, пригласить на нее экспертов, которые поделятся успешными кейсами и лучшими практиками под нужные вам цели. Например, «Национальной транспортной компании» конференция помогла выстроить взаимодействие между участниками проектной и инвестиционной деятельности.
- Этап: Обучение всех участников изменяемого процесса. Адаптация к изменениям.
- Сложности: Люди.
- Как исправить: Если возникают трудности с обучением и адаптацией сотрудников, то вам необходима корпоративная программа обучения. Мы можем разработать такую программу в разных форматах: кому-то подойдет онлайн-курс или тренинг, а где-то нужна модульная программа обучения.
Если сложно самостоятельно определить, с каким конкретно этапом возникают проблемы, можно привлечь внешнюю экспертизу. Даже если кажется, что в компании все хорошо, экспертный взгляд со стороны поможет увидеть то, чего вы не замечали.
Выводы вкратце
- Управление изменениями — это уже часть нашей жизни. Если раньше изменения были дискретны, то есть случались время от времени, то сейчас процесс изменений происходит постоянно, и нам нужно постоянно с этим работать.
- У процесса изменений есть четкая последовательность действий, которые помогут запустить его работу: проанализировать и выбрать тренды, провести анализ и определить свое место на рынке, сформировать стратегию, внедрить изменения, проанализировать результаты, найти лучшие практики и провести обучение.
- Изменения могут быть в разных областях, нужно определиться, что для вас приоритетно. Для этого на каждом этапе изменений нужно приобретать новые знания и новый опыт. Новые знания и новый опыт под разные задачи нужно приобретать разными способами. Для этого мы описали варианты решений, которые относятся к каждому этапу внедрения изменений.