Цифровизация архивов: путь к устойчивости и эффективности бизнеса

Полина, расскажите, какие современные технологии обработки документов позволяют наиболее легко отказаться от бумаги, в том числе прежде накопленных больших объемов бумажных документов? Каждая ли компания может это сделать?

В первую очередь, для полного избавления от бумажной документации многие компании внедряют системы электронного документооборота (СЭД). Это позволяет эффективно управлять документами как внутри компании, так и в рамках взаимодействия с внешними контрагентами.

Когда речь идет об отказе от бумаги внешне, это обычно связано с принятием стратегического решения об обмене документами между компаниями через оператора электронного документооборота (ЭДО). Такие соглашения позволяют контрагентам взаимодействовать и обмениваться документами в электронном виде, полностью отказываясь от бумажных носителей информации.

Внутри компании переход на электронные документы также осуществляется через внедрение системы СЭД. Это включает в себя оперативное и долговременное хранение различных документов, начиная от кадровых документов до конструкторских чертежей, в соответствии с законодательством, таким как 63 Федеральный закон «Об электронной подписи».

Если речь идет об исторических данных, то важным инструментом становится технология OCR (оптическое распознавание символов). Она позволяет эффективно преобразовывать большие объемы бумажных документов в цифровой формат, что упрощает их хранение и управление. Такой процесс не только способствует освобождению пространства, ранее занимаемого бумажными архивами, но и обеспечивает более оперативный доступ к исторической информации.

Кроме того, одно из перспективных направлений, которое стало трендом и затронуло также СЭД — наличие искусственного интеллекта в составе платформы, например, как Directum RX Intelligence. В базовую функциональность Directum RX Intelligence входит набор AI-решений и сервисов, которые берут на себя рутинные и шаблонные операции по обработке текстовой информации, такие как: извлечение из документов реквизитов и других значимых фактов, классификация, регистрация документов, заполнения карточек в системе, сравнение версий документов. Благодаря использованию ИИ-технологий исчезает ручная классификация входящих документов и заполнение карточек, а также снижается число ошибок по вине человека.

Учитывая развитие технологий обработки документов, в том числе с применением OCR и систем электронного документооборота, все компании могут постепенно снижать зависимость от бумажных носителей информации, делая свой бизнес более эффективным и устойчивым к изменениям.

Поделитесь опытом, как из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов?

Чтобы из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов, необходимо реализовать комплексный процесс. Рассмотрим, как перейти к полностью цифровому взаимодействию на примере кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Начальным этапом является разработка внутреннего положения о КЭДО. В этом документе определяются ключевые принципы, процессы и правила обработки электронных документов внутри компании.

Изучаются все потоки электронных документов внутри компании. Оценивается легитимность перевода бумажных документов в электронный формат, учитывая требования законодательства и стандарты безопасности.

Определяются типы документов, которые подлежат цифровизации, и создаются реестры, содержащие информацию о каждом документе. В КЭДО более 150 возможных типов документов, которые могут включать в себя трудовые контракты, приказы о приеме на работу, декларации о доходах и многое другое.

На основе анализа потоков документов и типов документов создаются цифровые сервисы. Например, для сотрудников, отправляющихся в командировку, создается сервис, который позволяет оформлять все кадровые документы, связанные с командировкой, включая авансовые отчеты.

Разработанные цифровые сервисы внедряются внутри компании. Сотрудники получают доступ к этим сервисам, что упрощает их взаимодействие с кадровыми процессами и обеспечивает быстрый и удобный доступ к необходимой информации.

Кроме того, в переходе к кадровому электронному документообороту значимую роль играют положения Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ, который позволяет перевести оригиналы бумажных кадровых документов в цифровой формат. Также условием перехода является использование электронных подписей в соответствии с требованиями законодательства. Работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудники могут использовать простую электронную, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись.

А как обеспечить эффективную работу накопленных файловых архивов в рамках учетной системы? Можно ли осуществить привязку накопленных данных к учетной системе, например бухгалтерии, как это поможет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности?

Несколько корпоративных систем для управленческого учета, бухгалтерии и документооборота в компании — это норма. Но заключение нового договора становится для сотрудника головной болью — информацию приходится заносить не в одну, а сразу в две или три системы. Эта проблема легко решается интеграцией.

Интеграция позволяет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности. Вот несколько способов, как это может быть реализовано.

Интеграция различных систем, таких как управленческий учет, бухгалтерия и документооборот, позволяет сотрудникам работать в единой информационной среде. Заключение новых договоров и внесение информации становится более удобным, поскольку данные автоматически обновляются в нескольких системах одновременно.

Интегрированный архив позволяет оперативно искать документы по различным параметрам, таким как тип документа, контрагент, период и другие. Это облегчает формирование подборок для различных задач, таких как сверки с контрагентами.

Система интегрированного архива позволяет оперативно готовиться к налоговым и аудиторским проверкам. Документы могут быть выгружены из архива в нужном формате для предоставления в контролирующие органы.

Интегрированный архив обеспечивает контроль за полнотой и целостностью документов, особенно тех, которыми компания обменивается с контрагентами через сервисы обмена, и тех, которые оформлены на бумаге.

Рекомендуется создать отдельный управляемый архив, интегрированный в общее информационное пространство компании. Это позволяет избежать нагрузки на базу учетной системы и эффективно управлять электронными архивами.

Переход на ЭДО существенно сокращает финансовые затраты, так как транзакции через ЭДО стоят значительно меньше, чем традиционные методы взаимодействия. Отправка документов через ЭДО также экономит средства, сокращая расходы на курьеров и почтовые услуги.

Расскажите о решениях и проектах вашей компании, связанных с переводом в электронный вид больших объемов накопленных данных и их последующим использованием.

В рамках проекта автоматизации информационного контура одного из ведущих производителей кондитерского рынка России мы внедрили систему автоматической генерации пакета договорных документов на основе заданных параметров и шаблонов. Это позволило значительно упростить процесс создания договоров и сэкономить время на их подготовке. Также мы реализовали процесс согласования договорных документов, что способствовало улучшению внутренних коммуникаций и более эффективному управлению контрактами. Интеграционное взаимодействие с системами заказчика в области CRM и ERP позволило установить более тесные связи между различными корпоративными процессами.

Дополнительно был реализован проект по внедрению межкорпоративного документооборота (МКДО), что улучшило взаимодействие между различными структурными подразделениями компании. Эти шаги позволили существенно сократить временные затраты на работу с обращениями и клиентской базой, а также повысили эффективность использования собранных данных для принятия ответственных решений в компании.

У нас есть опыт успешной автоматизации информационного контура для ведущего российского производителя фосфорсодержащих удобрений. Важным шагом стало первое в России внедрение инновационного решения «Долговременный архив», что привело к увеличению жизненного цикла документов. Кроме того, были осуществлены платформенные улучшения, направленные на решение критических задач. Проект включал в себя реинжиниринг процессов и нетиповую интеграцию с системами заказчика, что способствовало более эффективному взаимодействию между компонентами. Это также привело к значительному сокращению времени подготовки договоров, что в свою очередь способствовало повышению лояльности клиентов. Одним из важных результатов проекта стала улучшенная прозрачность процесса согласования, обеспечивая более эффективное внедрение и использование платформенных улучшений. Реализация данных проектов позволила компании значительно оптимизировать рабочие процессы, увеличить продуктивность и повысить уровень удовлетворенности клиентов.

Одним из ключевых проектов был переход в доступную цифровую среду для входящей документации и процессов контроля/исполнения приказов ведущего предприятия отечественной вертолетной промышленности. В рамках этого проекта были достигнуты значительные результаты, включая полное исключение ручного ввода и регистрации электронных писем в системе. Сервисы Ario были успешно внедрены для интеллектуальной обработки документов. Также была реализована синхронизация организационно-штатной структуры предприятия из кадровой информационной системы. Ежемесячно в системе запускается более 20 тыс. документов, что свидетельствует о высокой эффективности новых цифровых процессов. В среднем процессы обработки документов ускорились на 20 %, что значительно повысило оперативность и эффективность работы нашего клиента.

Какое еще применение накопленным данным может появиться в ближайшей перспективе? Какие преимущества получат компании, которые уже сегодня решат этот вопрос?

В ближайшей перспективе накопленные данные будут играть ключевую роль в повышении оперативности работы компаний, особенно в контексте подготовки к различным проверкам со стороны фискальных органов. Быстрый доступ и эффективный поиск необходимой информации станут неотъемлемой частью работы, обеспечивая компаниям возможность оперативного реагирования на запросы и требования.

Одним из важных направлений применения накопленных данных в ближайшей перспективе является маркетинг. Возможность быстрого доступа к историческим данным о маркетинговых акциях, даже за несколько лет, обеспечит компаниям уникальную возможность извлечь ценные уроки из предыдущих опытов. Накопленные знания, в том числе в виде документационного сопровождения, станут базой для формирования управляемого ресурса, позволяя компаниям эффективно использовать свои данные. Компании, которые уже сегодня приступают к решению этого вопроса, выигрывают в оперативности, гибкости и уровне подготовки к различным вызовам и проверкам. Это также содействует укреплению позиций компании в конкурентной среде, предоставляя ей преимущества в быстром доступе к необходимой информации и оптимизации бизнес-процессов.