Категорийные стратегии в закупках: мода или необходимость

Складывается слабая конкуренция поставщиков? Как контролировать рост цен на продукцию? Фактический объем закупок значительно отличается от запланированного? 

Все эти вопросы неизменно встают перед закупочными подразделениями. Снизить подобные риски и повысить эффективность закупок помогает продуманная стратегия для каждой группы товаров. Разберем, для чего компании прибегают к категорийным стратегиям, как их составлять и какие технологии будут в этом полезны. 

Зачем внедрять категорийные стратегии 

Категория — это группа однотипной номенклатуры. Она регулярно и в существенных объемах закупается на одном рынке, т.е. среди единого пула поставщиков. На нее распространяются общие правила закупок и ценообразования. Для каждой такой группы компания определяет политику закупок и развития – категорийную стратегию. Остановимся на преимуществах такой стратегии. 

В целях поддержки конкуренции 

Важно понимать, какой объем от общего спенда (спенд — это сумма затрат предприятия на закупку товаров и услуг у сторонних контрагентов Ред.) занимает каждый поставщик. И с учетом этого моделировать ситуацию, понимая, сколько контрагентов должно быть в каждой категории. 

Нужно следить за балансом и не допускать чрезмерной зависимости от кого-либо из партнеров. Очевидно, что монопольная ситуация плоха, но и слишком большое число поставщиков также неэффективно — растут затраты на обслуживание и контроль. 

Идеальная картина, когда в категории есть три или четыре поставщика: один-два основных, один растущий и один новый, который только выходит на рынок. Зачастую стоит закупиться не у самого дешевого поставщика сейчас, чтобы снизить риск монополизации в долгосрочной перспективе. 

Для управления ценой 

Оценив, как менялась цена на продукцию в определенной категории и от каких факторов она зависит, компания выстраивает свою стратегию. 

Например, она может зафиксировать с поставщиком цены на определенный период или ввести формулу их пересчета. Это позволит не проводить тендер под каждую закупку, а выбрать поставщиков на длительный период и периодически пересматривать с ними цены.

Ради простоты закупочного процесса 

Когда у предприятия есть сформулированная стратегия, то, как правило, конкурсные процедуры проходят быстрее, а операционные издержки сокращаются. 

Например, раньше компания проводила проверку контрагентов под каждый тендер. Понимая свою категорийную стратегию, она может провести квалификацию поставщиков сразу на год. И затем продлевать аккредитацию, запрашивая необходимые документы и проводя типовые скоринги по системам оценки рисков.

Как сформировать категорийную стратегию  

Нельзя составить долгосрочный план, не понимая, что в компании происходило раньше. Поэтому любая категорийная стратегия начинается с ретроспективного анализа: что закупалось, какие поставщики выбирались для разных групп товаров, что влияло на всплески и падения объемов закупок. 

Можно составить простую Excel-таблицу с историей закупок или прибегнуть к такой методике как spend cube. Этот инструмент показывает данные о расходах на закупки в трех измерениях: бизнес-единицах, для которых закупается товар, поставщиках и категориях товаров или услуг. 

ИТ-решения для автоматизации сквозного закупочного процесса, такие как B2B Altis, позволяют эффективно проводить такой анализ. В системе накапливается информация по каждому типу товаров и история взаимодействия со всеми поставщиками. Можно формировать различные отчеты и оценивать результативность прошлых закупок. 

Подробное изучение предыдущего спенда поможет предсказать, что повлияет на фактический объем закупок в будущем. Очень важно обещать поставщикам реальные объемы, а не те, которые нарисовали внутренние заказчики. Они склонны завышать потребность или, наоборот, забывать про какие-то факторы, которые могут в будущем привести к резкому всплеску объемов. 

Если компания заявила большой объем, а в итоге купила мало, придет недовольный поставщик и попросит доплату, т.к. он уже зарезервировал мощности, произвел товар и т.д. Если компания заявила меньший объем, а в процессе исполнения договора он значительно вырос, то у действующих поставщиков может не хватить мощностей. Или же заказчик получит меньшие скидки из-за недооценки внутреннего спроса. 

Существенное место в категорийной стратегии занимает анализ текущего рынка — сколько на нем действующих поставщиков, какие барьеры существуют для вывода новых, какие сложности возникали в прошлом и т.д. Ответить на все эти вопросы помогает автоматизированная база поставщиков с гибкими аналитическими инструментами. Она позволяет изучить статистику закупок и историю поставок с разных сторон и выбрать оптимальную модель управления портфелем поставщиков. И на основе этого сформулировать разумные требования к ним, чтобы эффективно провести квалификацию в каждой категории.

После многостороннего анализа компания формулирует закупочную часть категорийной стратегии. По сути, это раздел, где определяется оптимальный подход к приобретению товаров и услуг в долгосрочной перспективе. Он содержит основные параметры: как часто проводятся тендерные процедуры, по каким правилам, открытая или закрытая подача предложений, сколько переторжек, какая формула ценообразования и проч. Эту часть можно автоматизировать с помощью шаблонов процедур, встроенных в системы управления закупками или в электронные площадки.

Конечно, далеко не по всем группам товаров компаниям нужна отдельная стратегия. Как правило, она создается по самым критичным и крупным закупкам. Здесь стоит ориентироваться на принцип Паретто и в первую очередь уделять внимание тем 20% закупок, которые занимают 80% объема. Они должны быть закрыты категорийными стратегиями. Это поможет поддержать сбалансированную конкуренцию, обеспечить оптимальные закупочные цены и снизить операционные издержки.