Как избежать ошибок при внедрении автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов — мощный инструмент для повышения эффективности, оптимизации затрат и улучшения качества продукции или услуг. Однако, компании часто сталкиваются с трудностями при внедрении автоматизированных решений, что может свести на нет все выгоды от автоматизации или может быть принято решение: как раньше — «это лучше». В этой статье я постараюсь, исходя из опыта, рассмотреть основные ошибки, которые совершают организации при внедрении автоматизации, и предложу способы их минимизации.

Ошибка 1. Нечеткое понимание целей и потребностей компании

Я вижу, как компании часто приступают к внедрению автоматизации, не определив четко задачи и цели, которые должны быть достигнуты. Это приводит к тому, что автоматизация охватывает процессы, которые не требуют улучшения или же не затрагивает действительно проблемные участки.

Важно понимать: прежде чем приступить к автоматизации, необходимо провести аудит текущих процессов и определить ключевые зоны, где автоматизация принесет максимальную пользу. Каждый этап должен сопровождаться метриками оценки эффективности внедрения изменений, чтобы можно было при необходимости внести корректировки.

Например, вот как стоит поставить определенную цель: внедрение CRM позволит сократить количество потерянных клиентов на 10% и тут же можно посчитать, исходя из конверсии в заказ и средний чек, какой эффект в деньгах может принести такая автоматизация.

Ошибка 2. Отсутствие вовлеченности и подготовки команды

Внедрение автоматизации часто вызывает неприязнь со стороны сотрудников, особенно если не объяснить цели и задачи новой системы. Без должной подготовки и разъяснений сотрудники могут просто не пользоваться новой системой.

Важно обеспечить раннюю и активную вовлеченность команды в процесс автоматизации. Проводите регулярные встречи и объясняйте, каким образом автоматизация облегчит работу каждого сотрудника. Инвестируйте в обучение и поддержку, чтобы коллеги понимали, как пользоваться новыми инструментами и системами. Культура прозрачности и открытости поможет сделать процесс автоматизации частью повседневной работы. 

Хочу отметить, что очень важно найти «ранних последователей» — это те сотрудники, которых коснутся изменения, но они готовы вовлечься и протестировать изменения, дать рекомендации, поучаствовать в процессе внедрения изменений. Такие люди смогут объяснить коллегам зачем все это придумано. Важно не забывать про сотрудников, так как они, несмотря на изменения, должны выполнять свои ежедневные обязанности и, по сути, внедрение автоматизации для них — это дополнительная нагрузка.

Ошибка 3. Автоматизация без оптимизации процессов

Автоматизация существующих процессов без их предварительной оптимизации часто приводит к тому, что компания автоматизирует неэффективные или избыточные задачи. Это может повысить сложность работы и даже увеличить издержки, вместо того чтобы их сокращать, не забываем и о том, что это может негативно сказаться на мотивации сотрудников. 

Прежде чем автоматизировать процессы, я рекомендую провести их оптимизацию и устранить «узкие места». Есть разные методологии, такие как Lean и Six Sigma, которые помогут выявить слабые точки и предложить улучшения. Каждая методология полезна, если ее адаптировать под ваш запрос, так как все же это теория, а практика, как правило, сильно отличается от идеальной картинки. Для меня важно видеть всю картинку процесса целиком, а также зависимости между процессами или данными, потому что, когда будет принято решение об автоматизации существует риск в одном месте, что-то улучшить, а в другом сломать. 

Эта ошибка может повлечь за собой сложности при автоматизации и удорожание процессов разработки, так, например, если нет единого сквозного справочника материалов, то внедряя систему BI придется дополнительно предусмотреть маппинг данных.

Ошибка 4. Недостаточная интеграция с существующими системами

При внедрении новой системы не учли весь функционал существующих решений, что может повлечь за собой скоуп дополнительных доработок, а это как правило увеличение бюджета и сроков. 

Имея на руках понимание действующих и новых бизнес-процессов, дополнительно стоит попросить разработчиков выгрузить те интеграции, которые есть в текущих системах. Важно тестировать весь функционал, в том числе если вы переходите с одной системы на другую, на тестовых стендах, как минимум это поможет снизить возникающие позже проблемы работающих систем.

Ошибка 5. Отсутствие мониторинга и улучшений после внедрения

Автоматизация не является одноразовым процессом и, запустив ее, нельзя просто «оставить и забыть». Без регулярного мониторинга и обновления системы могут возникать сбои, а эффекты автоматизации постепенно сойдут на нет.

Разработайте систему мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI) после внедрения автоматизации. Регулярно оценивайте, достигаются ли поставленные цели, внедряйте обновления и улучшения в системе на основе полученных данных. Собирайте обратную связь от пользователей, она часто может показать то, что не видно при разработке.