Как изменился электронный документооборот в 2022 и что ожидать от 2023

В 2022 году многие компании ощутили на себе активизацию работ по исполнению Концепции развития электронного документооборота со стороны Минцифры и ФНС. «Хедлайнером» повестки, безусловно, стал переход на машиночитаемые доверенности, но изменения коснулись и других сфер ЭДО. 

Эксперты ELMA подготовили обзорный материал, в котором провели экскурс в хронологию ключевых событий прошедшего года и раскрыли то, как законодательные нововведения отражаются не только на внешнем документообороте, но и на постепенной реорганизации внутренних бизнес-процессов компаний. 

Новые форматы электронных документов

За 2022 год ФНС формализовала 21 тип документов. Помимо таких привычных первичных документов, как Акт приемки-сдачи работ (услуг), ТОРГ-2 и ТОРГ-12, СФ, УПД и УКД, перевод в цифру коснулся Договорного документа в электронной форме (PDF/A-3) и Машиночитаемых доверенностей. 

В 2023 мы ожидаем формализации еще 7 и обновления 2-х ранее принятых форматов: МЧД версии v.2, Авансовый отчет и Отчет комиссионера (агента), Счет на оплату, Гарантийное письмо, Прейскурант и т.д.  При этом, в очереди на формализацию оказались такие специфичные документы, как Реестр оказанных услуг по ДМС и Отчет о выполнении НИОКР, а обновление УПД/УКД и Транспортной накладной можно связать с ускорением развития трансграничного ЭДО. 

Внедрение МЧД

19 декабря 2022 года вступил в силу закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в части продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей без применения машиночитаемой доверенности до 31 августа 2023 года. 

С 1-го сентября 2023 года применение МЧД станет обязательным как для юридических лиц, так и для ИП. До этого срока компании и предприниматели должны завершить процесс получения сертификата КЭП для конкретного сотрудника в удостоверяющем центре и оформить на него МЧД.

Порядок получения ЭЦП

Ряд изменений 2022 года затронул сроки действия ЭЦП сотрудников, выданных в коммерческими удостоверяющими центрами. 

31 августа 2023 года истекает срок действия сертификатов, в которых содержатся реквизиты компании-работодателя, а коммерческие УЦ должны прекратить их оформление. 

Чтобы сотрудник организации или ИП мог представлять интересы работодателя с использованием ЭЦП, с 1 сентября 2023 года ему потребуется машиночитаемая доверенность. 

Новый стандарт защиты информации

С 1 января 2023 года начинает действовать предварительный национальный стандарт ПНСТ 799-2022 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Термины и определения», утвержденный Росстандартом.

Основная задача стандарта — утверждение и систематизация терминологии в области криптографической защиты информации. Всего в стандарт вошло 199 терминов, а среди ключевых для деятельности организаций — ЭЦП, УЭП, КЭП, ключ проверки и сертификат ключа проверки электронной подписи. 

Новые требования к операторам ЭДО

В фокусе нововведений — прослеживаемость документов. С января 2023 года операторы ЭДО должны передавать в налоговую инспекцию электронные документы с реквизитами прослеживаемости. Это касается Счет-фактур, УПД, корректировок и исправлений в УПД.

К сожалению, не все операторы справляются с новыми требованиями, на начало 2023 года известно о 2-х случаях исключения из реестра ФНС. 

Трансграничный ЭДО

Тема электронного документооборота с разбуженными компаниями весь прошлый год не выходила из повестки форумов и конференций. В середине 2022 года был представлен план, согласно которому Трансграничный ЭДО должен запуститься к январю 2023 года.  К сожалению, технология, методические рекомендации, перечни документов и форматы для обмена, фактически, оказались не утверждены. А соглашения об эксперименте на межправительственном уровне существуют с Белоруссией и Арменией. 

Мы, как вендор, надеемся, что реализация плана активизируется и первые изменения можно ожидать к апрелю 2023 года, а начало полноценного обмена трансграничными электронными документами случится в сентябре 2023.