«Когда ручной труд душит — зовите роботов»

Большие объемы документов, высокая ответственность и риск ошибок — бухгалтерия остается одним из самых загруженных отделов бизнеса. И хотя часть задач уже автоматизирована, значительная доля работы по-прежнему выполняется вручную. Мы поговорили с Сергеем Азаровым, руководителем направления департамента бизнес-решений «Софтлайн Решения» (ГК Softline) о том, как снизить нагрузку на бухгалтерию, какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь и как быстро окупаются проекты RPA.

— Сергей, как вы считаете, когда для компании автоматизация бухгалтерии перестает быть опцией и становится необходимостью?

— Главный сигнал — когда ручной труд начинает вредить. Это может проявляться по-разному: перегрузка сотрудников, срывы сроков сдачи отчетности, рост ошибок или штрафов. Иногда компания просто не справляется с увеличением объема операций даже при расширении штата. Это момент, когда пора переходить от количества к качеству, оптимизировать процессы и автоматизировать рутину.

— Какие ошибки из-за ручного труда в бухгалтерии бьют по бизнесу сильнее всего?

— Типичная ситуация — неправильно введенные реквизиты контрагента. Одна неверная цифра в ИНН или БИК — платеж уходит не туда. Или неправильная сумма в документе: был случай, когда сотрудник случайно ввел лишний ноль после 100 000. Документ подписали, акт ушел, учет обновился, и ошибка всплыла только после сдачи отчетности. На исправление всей этой ситуации ушел месяц.

Еще одна частая проблема — дублирование проводок. Обычно это происходит из-за «перестраховки»: человек думает, что операция не прошла, и вносит ее повторно. Встречаются и ошибки в расчетах зарплаты, и задержки с отчетностью — все это прямые издержки ручного труда.

— Какие бухгалтерские процессы лучше всего «отдать роботам» в первую очередь?

— Начинать стоит с процессов, которые повторяются ежедневно, занимают много времени и не требуют серьезной перестройки — их проще автоматизировать, и такой проект легче защитить перед руководством, ведь результат виден почти сразу. 

Например, это может быть загрузка первички — входящих УПД, актов, счетов, а также сверки с контрагентами, обработка банковских выписок и распределение платежей. Все это рутинные операции, которые отнимают у бухгалтера по 2–3 часа в день, а робот выполняет их за считанные минуты — и без ошибок. Такие пилотные проекты становятся отличной «тестовой зоной» для запуска RPA в компании.

— Какие системы чаще всего интегрируются? Насколько это сложно?

— Чаще всего это 1С, SAP, Диадок, СБИС — те системы, с которыми бухгалтер работает каждый день. Интеграция, конечно, возможна через API, но в большинстве случаев в этом нет необходимости: робот просто работает через пользовательский интерфейс, «эмулируя» действия человека — входит в систему, вводит данные, скачивает документы. Главное — дать ему нужные доступы и учесть требования информационной безопасности.

— Что меняется в жизни бухгалтеров после того, как к ним «приходит» робот?

— Освобождается от 10 до 90% рабочего времени — все зависит от зрелости процесса и уровня автоматизации. Больше не нужно вручную заводить документы, разносить платежи или сверять реквизиты. Появляется время на аналитику, разбор нестандартных кейсов, работу с другими подразделениями. По сути, у сотрудников остаются задачи, где важно думать, анализировать и принимать решения. Это мотивирует и помогает удерживать людей в команде.

Переобучение, конечно, требуется — но не критическое. В большинстве случаев сотруднику достаточно понимать бизнес-логику процесса и уметь работать с результатами, которые выдает робот — без погружения в технические детали.

— Кто берет на себя «черновую работу» по описанию процессов — сам бизнес или внешние специалисты?

— На практике все зависит от ситуации. Если у заказчика зрелая ИТ-команда или есть центр компетенций, часть задач делают своими силами. А когда требуется быстро, «еще вчера» — подключают внешних специалистов. Довольно часто к описанию процессов приглашают интегратора: это быстрее, понятнее и не отвлекает внутренние ресурсы.

— Какие платформы RPA сегодня чаще всего используют в бухгалтерии?

— На российском рынке сегодня масса решений. Я бы рекомендовал присмотреться к low-code платформам — с их помощью роботов можно запускать максимально быстро. Большинство таких систем подходит не только для бухгалтерии, но и для HR, логистики, продаж. Процесс в них описывается блоками и схемами, а дальше робот просто повторяет работу так же, как ее выполнял бы человек.

— А как вообще работает робот в бухгалтерии — можете описать на примере?

— Робот запускается на виртуальной машине. Он получает входящий счет, заходит в нужные системы — например, Диадок, 1С — проверяет данные, сверяет их с заказом, формирует отчет и передает его бухгалтеру. Если сценарий это предусматривает, может сразу создать проводку. Весь процесс занимает минуты и практически исключает ошибки.

— Сколько времени нужно, чтобы запустить робота?

— Простой сценарий — от 15 минут до часа. Более сложные — от двух недель, в зависимости от количества систем и объема данных. Запуск может быть моментальным: робот готов к работе сразу после настройки.

— Какие метрики эффективности обычно отслеживают заказчики?

— Кому-то важнее экономика: «потратил миллион, сэкономил миллион двести — отлично». Для кого-то ключевой показатель — снижение ошибок. Кто-то смотрит на вовлеченность команды и NPS. Но в любом случае важно оценивать все в комплексе: деньги, эффективность, стабильность. Это может быть экономия времени, скорость обработки документов, SLA по отчетности или сокращение числа ошибок. У некоторых компаний даже есть внутренний KPI на уровень автоматизации учетных процессов.

— Какая реальная экономия — в цифрах и времени — получается у компаний после внедрения RPA?

— Внедрение в среднем окупается за 3–6 месяцев. Экономия при этом существенная: один робот обрабатывает в 10 раз больше документов, чем бухгалтер, особенно на рутинных повторяющихся задачах. Дополнительно снижается количество ошибок, а значит — меньше штрафов и меньше времени на исправления. В отдельных кейсах удавалось почти полностью исключить ошибки в реквизитах и дубли проводок.

— Где обычно «спотыкаются» компании, внедряя RPA?

— Одна из самых частых проблем — неполное описание процессов. Робот сам по себе не ошибается — он просто выполняет заданный сценарий. Но если в нем не учтены исключения или нестандартные ситуации, результат может оказаться неожиданным. Поэтому на старте важно описывать не только «идеальный» путь, но и все возможные отклонения — даже те, что случаются раз в квартал. 

Следующий вызов — организационный. Часто непонятно, кто отвечает за процесс, кто выдает доступы, кто принимает финальное решение. Эти вопросы могут надолго зависнуть между ИТ, безопасностью и бизнесом, особенно если нет централизованного владельца процесса. 

Есть и юридические тонкости. Например, как формально выдать доступ роботу, если он не человек, а скрипт? Здесь уже подключаются службы ИБ, приходится прорабатывать схемы доступа, назначать ответственных и оформлять все документально. 

Наконец, нестабильность самих бизнес-процессов. Бывает, компания автоматизирует один сценарий, а через две недели меняет регламент или переходит на другую систему. Робот продолжает действовать по старому шаблону — и автоматизация перестает работать. Поэтому критически важно наладить коммуникацию между бизнесом, ИТ и интегратором. Без этого RPA может превратиться в источник новых проблем.

— Есть ли процессы, которые лучше не автоматизировать?

— Конечно. Например, взаимодействие с контролирующими органами, юридически значимые проверки, требующие личного участия, или задачи с ограниченным доступом по требованиям ИБ. Но в бухгалтерии подавляющее большинство процессов можно автоматизировать хотя бы частично.

— Как понять, что компании пора всерьез задуматься об автоматизации?

— Когда операционную нагрузку уже сложно наращивать за счет людей. При этом размер бизнеса не играет ключевой роли: небольшая компания с 50 сотрудниками и стабильным оборотом вполне может внедрить RPA, начав с одного-двух процессов. А бывает и наоборот: крупная компания с теми же объемами операций откладывает проект, потому что в ее стратегии роста автоматизация сейчас не на первом месте — ресурсы уходят на другие задачи.

Главное — не размер команды, а какие процессы внутри, сколько они обходятся и куда движется компания. Если у бизнеса уже есть повторяющиеся процессы, которые тормозят рост, — автоматизация может стать реальным конкурентным преимуществом.