Упаковка спикера, или как оформить презентационные материалы о себе

Сегодня в сфере консалтинга для бизнеса и экспертного бизнеса можно наблюдать такое явление как «спикерский бум».  Активность создает, как большой интерес рынка к новым экспертам, так и стремление начинающих спикеров стать востребованными и начать выступать не только на большой сцене форумов, но и перед корпоративными заказчиками. Так, каждый профессионал с опытом более 5 лет уже начинает задумываться о карьере спикера или хотя бы о том, чтобы начать выступать на конференциях. Кто-то для себя выбирает путь платных конференций и для него это маркетинговые расходы, а кто-то вкладывается в свое обучение и нацелен на то, чтобы ему платили за выступления. 

Театр начинается с вешалки, а путь в спикеры стартует с упаковки — презентационного кейса материалов о себе для публикации и выступлений.  Первое с чем сталкиваются эксперты и спикеры при работе с организаторами деловых мероприятий — это с запросом на предоставление пакета публичных материалов о себе. И тут зачастую начинается путаница: пресс-портрета с медиа-китом, публичной биографии с резюме, вместо карточки спикера присылается презентация о своих проектах и достижениях. 

Данный материал внесет определенность понятий, структуры необходимых документов и обозначит важные акценты, на которые обращают внимание заказчики и организаторы мероприятий в первую очередь. 

Для чего нужна упаковка спикера и эксперта

Первично для самопрезентации и знакомства с вами подрядчиков и клиентов, вторично: качественная и профессионально сделанная упаковка спикера добавит вам стоимости на рынке и отличит от конкурентов. 

Основная задача– создать максимально привлекательный образ для медиапространства и вызвать потребность работать именно с вами, по сути — продать вас потенциальному заказчику.

Как спикеру или эксперту подготовить пакет публичных материалов о себе?  С чего начать? Кого следует привлечь к этой работе? На что обратить внимание и какие расставить акценты? 
Есть два пути: самостоятельно или с привлечением PR-специалиста, или как сейчас модно называть- «распаковщика». В любом случае, существует значительная часть работы, которую вы не сможете делегировать и переложить на подрядчика, поскольку упаковка спикера — это про ваш личный бренд, про ваш образ в медиапространстве, про вашу экспертность и опыт, а также про смыслы, которые вы хотите донести до читателей и целевой аудитории. Чаще всего, те кто выбирает первый вариант, в итоге все равно обращаются за консультацией к специалисту и просят оценить самостоятельно собранные и написанные документы на предмет релевантности рынку и требованиям со стороны организаторов.

Итак, что входит в базовый пакет публичных материалов?

• публичная биография
• пресс-портрет
• карточка спикера
• медиа-кит
• экспертные материалы и публикации в деловых СМИ

Зачастую базовый пакет презентационных публичных материалов называют «папка спикера» или «пресс-папка» и хранят «в облаке», что позволяет постоянно обновлять, редактировать и дополнять актуальную информацию о жизни и деятельности спикера: сканы документов об образовании, сертификаты, благодарственные письма и рекомендации, отзывы клиентов, фотографии с мероприятий и видео публичных выступлений. 

Данный набор я называю базой спикера, так как в моей практике эти документы чаще всего запрашивают подрядчики и организаторы мероприятий.  А также следует отметить, что каждый из перечисленных материалов выполняет свою определенную задачу, обладает своей структурой наполнения и ориентирован на разную целевую аудиторию и площадки размещения.

• Публичная биография – для широкого круга людей, которых вы хотите познакомить со своей персоной. Основными площадками для размещения являются — каталоги, справочники экспертов, официальные правительственные сайты и порталы, инфоплощадки конкурсов и премий, персональная страница спикера.
• Пресс-портрет – ориентирован на представителей СМИ и чаще всего используется для размещения на ресурсах, где обычно журналисты ищут экспертов и колумнистов, а также на персональном сайте спикера или корпоративном в разделе «Для СМИ» и «Пресс-портрет».
• Карточка-спикера — предназначена корпоративным заказчикам и организаторам мероприятий для первичного касания и знакомства с Вами, также для размещения на спикерских платформах, ресурсах агентств по подбору экспертов, рекламных площадках конференций и форумов в разделе «Спикеры».
• Медиа-кит — полезен для широкого круга читателей как общая презентация о вас и вашей экспертизе. Зачастую данный документ запрашивают клиенты или организаторы мероприятий, в случае проведения тендера, отбора спикеров для события. Медиа-кит можно размещать на персональном сайте.
• Экспертные материалы и публикации в деловых СМИ – один из обязательных атрибутов эксперта и начинающего спикера, подтверждающий ваши компетенции и профессионализм, а также навыки самопрезентации и донесения необходимых смыслов до аудитории.

Карточка спикера и медиа-кит — эти два документа чаще всего запрашивают организаторы и подрядчики при знакомстве с экспертом и/или спикером.  Для спикерских бюро и продюсеров необходим весь пакет вышеназванных документов, чтобы они могли взять вас «в работу» и разместить на своей платформе.

Папка спикера может быть использована для следующих задач:

• для формирование личного архива;
• для участия в тендерах и конкурсных закупках;
• для подрядчиков, заказчиков, партнеров и организаторов деловых мероприятий;
• для конкурсов и премий;
• для журналистов и PR-специалистов;
• для общественных объединений и государственных институтов развития.

Публичная биография 

Публичная биография – официальная информация о вас, вашем пути становления как личности и как спикера, о ваших ценностях, учителях и наставниках, о вашей индивидуальности. Важно сделать ее красочной и яркой, отразить в ней вашу аутентичность и вызвать желание познакомиться и узнать вас поближе. 

Публичная биография основывается на вашей автобиографии и может содержать:

• дата и место рождения
• информация о семье и родителях
• информация о школе и взрослении
• информация о ВУЗЕ и основательности полученного образования
• трудовой путь и значимость карьерных достижений
• общественно-политический статус
• реализованные проекты и награды
• особенности характера
• книги, фильмы, педагоги, окружение и их вклад в ваше личностное и профессиональное развитие
• увлечения и хобби
• семейное положение

Качественно составленная биография — это не просто текст, это рекламный инструмент, в котором важна каждая деталь, формирующая имидж и влияющая на продвижение спикера.

Карточка спикера

Карточка спикера, иначе — портфолио, резюме, анкета, CV эксперта. Основная цель данного документа — начать диалог с организатором мероприятия или подрядчиком в формате первого знакомства.

Что обязательно должно быть в карточке спикера:

• фамилия и имя
• актуальные контакты
• рабочие социальные сети
•  информация о вашем образовании (базовое и дополнительное)
• темы выступлений
• форматы выступлений и взаимодействия с вами
• опыт в цифрах
• клиенты
• дополнительная информация.

На что следует обратить внимание при составлении документа:

Актуальность 
Используйте информацию релевантную вашему позиционированию, а также актуальную во временном промежутке — 3-5 лет.

Достоверность 
Вся информация должна иметь подтверждение, если вы пишете о том, что вы лектор бизнес-школы «Сколково», то как минимум на сайте организации об этом должна быть информация.

Контактные данные
Указывайте только рабочие контакты, по которым возможен оперативный ответ.

• Пресс-портрет
  
  Пресс-портрет – это документ о спикере, отражающий основную информацию о нем и форматах взаимодействия со СМИ, предназначенный в первую очередь для журналистов,  PR-специалистов и специализированных сервисов для запросов. Задача пресс-портрета повышать узнаваемость образа спикера, создавать положительную репутацию в медиапространстве, продвигать продукты и услуги, а также развивать личный бренд спикера, через публикацию экспертных материалов и комментариев в СМИ.
  
  Основные информационные блоки пресс-портрета: 
•  фамилия и имя
• официальная должность
• регалии или общественно-политический статус
• образование
• опыт работы и профессиональный путь спикера
• достижения в цифрах и фактах
•  примеры публикаций в СМИ
• экспертные темы
• экспертные области для запросов и комментариев
• любимая цитата или кредо
• личная информация и интересные факты
• фотографии
• ссылка на основную социальную сеть.
  
  Максимальный объем документа — 1-2 страницы. Для журналистов важно, чтобы документ был лаконичным и информативным. Акцент необходимо сделать на образовании, экспертности и достижениях спикера и/ли эксперта, чтобы не возникало сомнений в вашем профессионализме и опыте.  Следует уделить особое внимание блоку экспертные области и перечислить их максимально емко, написать интригующие заголовки — на них будут обращать внимание журналисты и PR-специалисты при работе с запросами на экспертные комментарии и интервью. 
  Важно размещать не только заголовки опубликованных материалов и название СМИ, но и активные ссылки, чтобы редакция могла оценить уровень ваших материалов. 
  
  Медиа-кит 
  
  Медиа-кит — это ваша визитная карточка как спикера, демонстрирующая вашу медийность, экспертность и привлекательность для заказчиков. Чаще всего используют оформление в .pdf формат в индивидуальном дизайне. 
  
  Основные блоки:
• ФИО и краткое позиционирование спикера
• профессиональный опыт и достижения
• образование
• успешные кейсы и отзывы клиентов
• публикации в СМИ
• выступления: опыт, площадки, примеры, темы
• продуктовая линейка и форматы работы со спикером
• контакты

При подготовке медиа-кита важно помнить, что он должен быть не только информативным, но и привлекательным с точки зрения дизайна, продающим с точки зрения смыслов и вашей экспертности, актуальным с позиции вашей медийности и тем выступлений. 

Структура медиа-кита должна быть логичной и хорошо продуманной, чтобы при знакомстве с ним у организаторов не было к вам дополнительных вопросов и уточнений. Зачастую медиа-кит прикладывают, когда компания участвует в тендере. Качественно сделанный документ в разы увеличивает ваши шансы на победу.  

Очень частые вопросы при разработке медиа-кита: каким форматом его сделать, стандартная презентация или мобильная, горизонтальный или вертикальный формат, сколько должен весить файл и т. д. 

С учетом активности организаторов и частой необходимости открытия документов с мобильных устройств-лучше учесть это при верстке и сделать возможность разных форматов — классический для просмотра на ПК и мобильную версию. Попросите дизайнера: все ссылки в медиа-ките сделать активными, отформатировать документ в максимально легкий файл, чтобы он быстро отправлялся и грузился через мессенджеры. При отправлении важно уточнять, какая версия предпочтительнее для заказчика. 

Экспертные публикации в СМИ 

Со стороны спикеров сегодня актуален запрос на публикации в деловых СМИ, в то же время мы наблюдаем растущий тренд экспертов-колумнистов, которые на постоянной основе сотрудничают с редакциями и ведут свои авторские колонки. 
По средствам публикаций в СМИ профессионал раскрывает свою экспертность, опыт, авторские методики и разработки для широкой публики. 

Деловые СМИ предлагают для экспертов разные форматы публикаций:

• интервью
•  экспертные мнения
• комментарии по запросу журналистов
• обзоры рынка и трендов
• кейсы
• новости отрасли.

На мой взгляд, самые востребованные форматы для эксперта и спикера: экспертные мнения и кейсы, так как в таком варианте спикер может максимально раскрыть свой профессионализм, показать результаты своей работы, рассказать о методиках и авторских наработках.

Какие задачи для спикера решают публикации в СМИ:

• присутствие в медиа пространстве
• демонстрация экспертности
• формирование медиа образа
• продвижение личного бренда
• увеличение выдачи в поисковых запросах
• цитируемость и упоминаемость в СМИ

Важным моментом является выдача в поисковых запросах по ФИО или экспертной тематике публикаций, что увеличивает шансы на получение заказов на выступления. Для организаторов мероприятий наличие актуальных и свежих публикаций в СМИ является важным критерием при выборе эксперта. 

Начинающим спикерам будет полезно перед тем, как начать публиковаться, провести медиа-аудит и понять какое позиционирование уже сформировано в медиа пространстве. Исходя из этого, разработать собственную медиа-стратегию с учетом каналов продвижения и тем публикаций. Для того, чтобы журналисты охотнее брали у вас интервью и комментарии, стоит собрать собственную медиа-карту и выслать информацию о себе в формате пресс-портрета и медиа-кита.

Благодаря публичным презентационным материалам о себе — не придется доказывать кто вы и каким опытом обладаете. Кроме этого, можно использовать дополнительные инструменты для продвижения, если вы серьезно намерены занять прочное место в экспертном бизнесе и пробиться в ТОПы: 

• персональный сайт;
• личные аккаунты и бизнес-профили в социальных сетях и на информационных порталах;
• бизнес фотографии;
• свой канал на YouTube/RuTube;
• книга;
• гайды и полезные материалы в бесплатном доступе;
• открытые вебинары и подкасты, раскрывающие вас как эксперта и личность;
• айдентика- личный логотип и фирменный стиль.

Основные ошибки, которых следует избегать при подготовке документов: 

Размытое позиционирование – перечисление всех ваших регалий, должностей и заслуг за последние 20 лет. В таком случае, аудитория не понимает, чем вы конкретно можете быть полезны, на какой теме вы сейчас специализируетесь как эксперт.
Позиционирование должно быть четким и конкретным.

Сложное описание и использование узкопрофессиональной терминологии, с которой не знакома широкая публика необходимо исключить или свести к минимуму.

Отсутствие доказательств вашей экспертности – любой факт, цифра должны быть подтверждены с вашей стороны, и желательно, чтобы данная информация также была опубликована на официальных сайтах и источниках.

Дизайн и оформление – документы не должны быть тяжелыми, перегруженными лишними элементами дизайна и текста. 

Наличие у эксперта и/или спикера базовых публичных презентационных материалов говорит не только о его готовности вкладывать в свое продвижение время и ресурсы, а также о серьезности его намерения развиваться в экспертном бизнесе. И как показывает практика и работа со спикерами: больше шансов на заказы,  публикации в СМИ и выступления имеют эксперты, которые основательно подходят  к подготовке презентационных публичных материалов о себе, не забывая  с периодичностью раз в полгода дополнять их актуальными данными и обновлять свои профайлы.