Как автоматизировать оформление командировок: рекомендации эксперта

23 млн командировок — столько служебных поездок совершили российские сотрудники в прошлом году. Рынок делового туризма достиг 1,05 трлн рублей, а к концу 2025 года ожидается рост еще на 15%. При этом расходы на авиабилеты и гостиницы также выросли, что означает не только рост бюджетов на командировки, но и необходимость более тщательно контролировать документооборот и расходы. Разберем, как сделать это правильно в электронном формате. 

Как регулируется оформление командировок 

Организация командировок регулируется несколькими ключевыми законодательными актами. 

Статьи 166–168 Трудового кодекса РФ содержат базовые принципы регулирования командировок: статья №167 устанавливает гарантии и компенсации для сотрудников; статья №168 регламентирует возмещение расходов.

Положение о служебных командировках работников организаций, утвержденное постановлением Правительства РФ №501 от 16.04.2025, описывает особенности подготовки документов для различных видов служебных поездок.

Статья №217 второй части Налогового кодекса РФ определяет налогообложение командировочных расходов. Особое внимание уделяется размерам необлагаемых сумм суточных и требованиям к документальному подтверждению трат.

Также закреплены два обязательных документа для оформления командировок.

Приказ о направлении — его можно составить в произвольном формате или использовать унифицированную форму Т-9 или Т-9а. В приказе обязательно нужно указать:

• ФИО и должность специалиста;
• место назначения;
• цель поездки;
• сроки;
• источник финансирования.

Служебная записка или заявление работника — этот документ составляется в свободной форме. В нем сотрудник указывает обоснование командировки, предполагаемые сроки и маршрут. 

Раньше компании должны были оформлять командировочные удостоверения. С 2015 года это делать не обязательно.

Какие нюансы нужно учитывать при оформлении поездки

На практике работодатель сталкивается с множеством нестандартных ситуаций, каждая из которых требует особого подхода к оформлению и может повлечь дополнительные расходы или административные риски. Мы разберем четыре наиболее частых случая. 

Поездки в выходные и праздничные дни. Если сотрудник едет в командировку в выходной или праздник, нужно учесть нюансы оформления. Они регулируются статьей №153 ТК РФ и письмом Минтруда от 09.07.2019 №14-2/В-527. Вот ключевые правила:

• Работа оплачивается минимум по двойной ставке.
• Требуется письменное согласие сотрудника до издания приказа.
• Суточные выплачиваются в обычном размере.
• В табеле используется код «К» или «06» для всех дней командировки.

Командировка для удаленного сотрудника. Дистанционные работники могут ездить в командировки наравне с офисными коллегами, но есть особенности, которые влияют на расчет расходов и логистику поездки: 

• Место постоянной работы определяется трудовым договором.
• Командировка начинается от адреса, указанного в договоре как место работы.

Командировка для сотрудника, оформленного по ГПХ. Положение о служебных командировках разрешает отправлять в поездки специалистов, с которыми заключен договор гражданско-правового характера. Но терминология и порядок оформления отличаются:

• Нельзя применять термины «командировка» и «суточные.
• Не выпускается приказ о направлении.
• Расходы возмещаются на основании гражданского законодательства.
• Размеры компенсаций указываются в договоре ГПХ.
• Документооборот строится на актах выполненных работ и счетах.

Командировка для льготной категории работников. Некоторые группы сотрудников требуют особого внимания при планировании командировок — их права защищены дополнительными нормами трудового законодательства. Статья №259 ТК РФ запрещает направлять в командировки беременных женщин. Статья №268 ТК РФ требует письменное согласие несовершеннолетних работников (до 15 лет — согласие законных представителей).

Как автоматизировать командировки: решение для сотрудника и кадрового специалиста

Исследование сервиса для путешествий Ozon Travel показывает, что на продуктивность командировок влияет комфортное проживание, удобство в пути и тщательное планирование и организация. 

Если компания не оцифровала этот процесс, сотруднику придется самому разбираться с бронированиями, писать заявления, сохранять каждый чек и посадочный талон. 

Что нужно сделать перед автоматизацией: 6 шагов

Перед внедрением цифровой системы управления командировками важно навести порядок в существующих процессах. Четкие внутренние регламенты станут основой для настройки автоматизированных маршрутов и помогут избежать хаоса в документообороте, превышений бюджета и конфликтов с персоналом.

1. Пропишите структуру процесса. Создайте пошаговый алгоритм от создания заявки до отчетности. Укажите, кто может инициировать командировку, какие документы нужны на каждом этапе и сроки завершения процедур. Четкий регламент поможет избежать путаницы и ускорит согласования.
    
2. Определите маршруты согласования и утверждения. Установите маршруты документооборота и уровни принятия решений. Командировки с небольшим бюджетом могут утверждать руководители подразделений, крупные суммы требуют одобрения топ-менеджмента. Пропишите временные рамки для каждого этапа согласования.
    
3. Установите размеры суточных. Определите суточные для разных регионов и категорий поездок. Базовые размеры устанавливает статья №217 НК РФ, но компания может увеличить их за счет собственных средств. Учитывайте экономические реалии территорий: повышенные нормы для столицы и крупных городов, стандартные — для регионов.
    
4. Зафиксируйте лимиты на проживание и транспорт. Установите максимальную стоимость гостиниц для разных городов и категорий сотрудников. Определите транспортные стандарты: эконом-класс для рядовых работников, бизнес-класс для топ-менеджеров при длительных поездках. Пропишите порядок согласования превышений лимитов.
    
5. Создайте порядок авансирования. Разработайте правила выдачи авансов и их размеры. Стандартная практика: 100% суточных, стоимости проживания и транспорта. Для длительных командировок размер можно увеличить. Установите четкие сроки возврата неиспользованных сумм — это поможет избежать кассовых разрывов.
    
6. Регламентируйте подачу авансового отчета. Определите требования к отчетности по командировочным расходам. Документ обычно подается в течение трех рабочих дней после возвращения и должен включать все чеки и билеты, подтверждающие расходы. Пропишите процедуру рассмотрения и утверждения отчетов.

После выполнения этих действий можно переходить к внедрению информационной системы. Выбрать ее можно, опираясь, например, на рейтинг сервисов для кадрового электронного документооборота (КЭДО).