Как решить проблему ухода новичков из компании в первый месяц

Как создать систему адаптации для новичков в большой компании?

Проблема в том, что процессов много, очень сложно изучить их сидя за столом и листая регламенты.

Мы решили от этого уйти и показать человеку все процессы в деле, чтобы он сразу мог их увидеть и понять, после этого уже приложить регламенты, в которых можно изучить нюансы.

Каким образом мы поступили:

1. Для каждой должности мы составили перечень взаимодействий

Это такой список всех отделов, с которыми приходится коммуницировать в работе должностному лицу.

Таким образом мы получили список тех людей в компании, кто заинтересован в том, чтобы коммуникация была качественная и эффективная.

Мы обратились к этим людям с вопросом:

• Хотят ли они, чтобы новички «косячили», а они за них все исправляли?
• Что они готовы сделать, чтобы новичок освоился?

Все, как один выказали готовность показать людям процесс в деле и объяснить все нюансы.

Таким образом мы получили список наставников, готовых обучить сотрудника на своем участке работы.

2. Каждый наставник получил задание составить программу обучения, которая будет включена в план адаптации новичка

В программе необходимо было указать количество часов, или даже дней, сколько необходимо для полноценного обучения.

3. Все программы направлялись в отдел персонала, где сотрудники собрали их в план адаптации

Каждый план утвердили у руководителя отдела, где должен был работать новичок, согласовали порядок прохождения обучения.

 4. Возникла проблема с тем, что каждый наставник должен выделять время на обучение, а своих обязанностей тоже хватает, поэтому мы сели обсудить правила организации обучения для наставников

Мы решили, что все наставники должны получать информацию о проведении обучения за неделю, чтобы каждый мог скорректировать свои планы, или внести изменения в план адаптации по датам.

План должен приходить по электронной почте, ответным письмом наставник должен прислать согласие или корректировку по времени.

За три дня до выхода нового сотрудника должен быть готов план адаптации.

5. В отделе, где должен в будущем работать сотрудник, также назначается наставник и он также стоит в плане адаптации

6. Готовый план адаптации получают все наставники и сам новичок

Сотрудник видит перед собой четкий понятный план, знает, что ему делать, это его успокаивает и радует, что он не предоставлен сам себе. Кроме того, в момент адаптации он познакомится со всеми людьми, с кем будет работать в будущем, сможет задать любые вопросы.

План содержит тему изучения, ФИО наставника, дату и время, когда начинается обучение.

По времени наш план составил две недели.

7. Назначить новичку Бадди — друга

Бадди также находится в плане адаптации, с него начинается план, он знакомит с правилами жизни компании, знакомит с офисом и другими бытовыми вопросами.

Это важно, потому что наличие плана не гарантирует успех, к плану должен прилагаться человек, который будет все время помогать работать с планом, освоиться в компании.

Обязанность человека — Бадди стать, в некотором роде, проводником для нового сотрудника компании.

Бадди рассказывает о том, как устроена компания изнутри, знакомит со структурой компании, знакомит с общепринятыми правилами.

Сразу Бадди не может «вывалить» все правила на человека, он не запомнит и испугается, что такой груз информации сложно освоить, поэтому Бадди дает информацию дозированно.

Бадди отвечает на все вопросы и запросы своего подопечного.

Разбирается во всех ситуациях, в которые попадает «слепой котенок» и помогает ему выпутаться, защищает его от всех посягательств со стороны матерых сотрудников.

Бадди должен заслонять своей грудью человека и показывать ему, что он находится под защитой.

Бадди помогает и поддерживает новичка во всем, покажет, где находится туалет, позовет с собой на обед и в курилку, расскажет о людях, кто они и как лучше с ними коммуницировать, раскроет секреты коммуникации.

Важно!

Бадди должен быть из отдела персонала.

Почему Бадди не может стать руководитель отдела или кто-то из сотрудников отдела, где будет работать новичок?

Потому, что в отделе могут отнестись предвзято к новому сотруднику, и тогда компания точно потеряет кандидата. Если же Бадди будет из отдела персонала, то новичок сможет поделиться с ним негативными ситуациями, которые возникают в отделе, Бадди же в свою очередь поможет разрулить ситуацию.