Как роботизировать сравнение договоров в ERP-системе

Крупная агропромышленная компания ежедневно работает с большим количеством договоров, требующих согласования между контрагентами. В рамках цифровой трансформации бизнеса было принято решение автоматизировать процесс сравнения версий договоров и формирования протоколов разногласий с помощью RPA-технологий.

Проект реализован на базе платформы интеллектуальной роботизации Sherpa RPA, интегрированной с корпоративной ERP-системой на базе 1С. Робот автоматически обрабатывает входящую почту, сохраняет документы по установленным правилам, выполняет поиск и прикрепление файлов в системе электронного документооборота, а также информирует ответственных сотрудников.

До внедрения роботизированного решения сотрудники компании выполняли следующие операции вручную:

Сохранение версий договоров из электронной почты

• Сравнение документов и выявление различий
• Формирование протоколов разногласий
• Прикрепление файлов в системе документооборота
• Рассылка уведомлений ответственным лицам

В процессе роботизации были реализованы следующие компоненты:

• Разработан алгоритм автоматического извлечения информации из входящих писем, включая номера документов и даты, с последующим формированием стандартизированных имен файлов.
• Создана система навигации по документам в 1С ERP, позволяющая роботу находить нужные карточки договоров по номеру документа с учетом даты согласования.
• Внедрен механизм автоматического прикрепления файлов к карточкам документов в системе электронного документооборота с контролем успешности загрузки.
• Реализована система автоматического информирования группы архивариусов через корпоративную почту с формированием структурированных тем писем и автоматическим прикреплением протоколов разногласий.
• Разработан формат визуализации различий между версиями договоров в виде HTML-документа с интерактивной навигацией и наглядным отображением изменений.