Рейтинг сервисов КЭДО на 2025 год: обзор и сравнение

Содержание статьи:

1. По каким критериям выбирать КЭДО?

2. Рейтинг систем КЭДО и их возможности.

3. Сравнительная таблица функций и возможностей КЭДО.

4. Почему важно тщательно выбирать систему КЭДО и какие факторы учитывать?

По каким критериям выбирать КЭДО

В 2021 году правительством были внесены поправки в Трудовой кодекс, позволяющие вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Нововведение упростило и ускорило работу HR-отделов, чем вызвало активный рост спроса и популярность сервисов КЭДО. 

Существующие КЭДО на рынке отличаются по своему функционалу и по возможностям интеграции с другими корпоративными сервисами. КЭДО автоматизирует все этапы кадрового делопроизводства: создание, согласование и подписание документов с сотрудниками. Самые простые КЭДО покрывают лишь часть сложных кадровых процессов. Например, при переводе сотрудника требуется согласовать приказы, которые выходят за рамки стандартных возможностей КЭДО.

По каким критериям выбрать КЭДО?

Существуют разновидности КЭДО от самых простых до многофункциональных систем. Мы рассмотрим как простые, так и более сложные сервисы. Но чтобы понять критерии для выбора подходящей КЭДО, первоначально следует ответить на главные вопросы:

• Какие задачи вы хотите решить с помощью КЭДО? Это могут базовые функции: обмен и электронная подпись документов либо сложные маршруты согласований и многоуровневые процессы как перевод сотрудника.
• Сколько сотрудников в компании? От численности сотрудников зависит выбор сложности сервиса КЭДО, который должен справится с растущей нагрузкой и позволит масштабироваться в будущем.
• Какие требования к уровню безопасности данных? Безопасность критически важна при работе с персональными данными. Понимание требований в части соответствия законам и нормативным актам, поможет выбрать систему, соответствующую вашим стандартам.
• С какими корпоративными системами необходимо синхронизировать КЭДО (ERP, CRM, 1С и др.) Решения КЭДО на рынке отличаются по своим функциям в интеграции. Верно подобранное решение исключит дублирование информации в разных корпоративных системах и снизит риски ошибок для HR-отделов.

Рейтинг систем КЭДО и их возможности 

Итак, рассмотрим далее сервисы для автоматизации КЭДО, доступные на российском рынке: 

• VK Tech
• Directum HR Pro
• 1С:Зарплата и управление персоналом 8
• Saby Staff 
• HRlink
• EmplDocs
• ELMA365 КЭДО
• Симфония
• Docsvision КЭДО
• Nopaper
• Pyrus
• Контур.КЭДО
• Docs5
• LDM.КЭДО
• ТопФактор: Личный кабинет сотрудника

VK HR Tech

Единый портал для автоматизации КЭДО со своим мобильным приложением, через которое можно запросить стандартные справки, оформить заявления, ознакомиться с инструкциями и подписывать приказы. 

Возможности и ограничения VK HR Tech 

• Подпись в электронном виде
• Настройка маршрутов согласования
• Распознавание данных по фото 
• Трудоустройство онлайн

• Модуль геймификации

  

• Решение позиционируется больше, как система электронного документооборота с главными функциями кадрового учета.

Для каких компаний VK HR Tech

Решение подходит для автоматизации большинства HR-процессов, в том числе за пределами 1С:ЗУП. Если требуется быстрое внедрение и базовое количество функций.

Directum HR Pro

Directum HR Pro — сервис с гибкой настройкой задач под HR-отдел. Система работает как конструктор, можно выбирать и адаптировать необходимые модули в процессе работы. Платформа поддерживает интеграцию с различными корпоративными системами.

Возможности Directum HR Pro

• Электронная подпись
• Настройка маршрутов согласования
• Возможность облачного и локального подключения
• Поддержка сложных и многоуровневых процессов

• Невозможно массово отправить расчетные листы

Для каких компаний Directum HR Pro

Если в компании требуется вести не только КЭДО, но и автоматизировать управление проектами, внедрить ЭДО, что возможно в экосистеме продуктов Directum.

Saby Staff

Это онлайн-сервис от компании ТЕНЗОР, где возможно управлять, как кадровыми ресурсами, так и другими бизнес-процессами, вкупе с экосистемой продуктов СБИС.

Возможности Saby Staff 

• Электронная подпись
• Настройка маршрутов согласования
• Облачное хранение данных
• Интеграция с 1С, SAP, интеграция с «Работа России»
• Онлайн-трудоустройство

• Только версия онлайн с доступом через браузер
• Ограниченность кастомизации решения под свои задачи

Для каких компаний Saby Staff

С высокой текучкой кадров, где требуется автоматизация найма сотрудников. Для компаний с приоритетом автоматизации не только КЭДО, но и ЭДО в одной системе.

HR-link

Система для автоматизации всех HR-процессов и подписи документов через УНЭП или с использованием Госуслуг. Кадровики могут работать, как в учетной системе, так и через веб-интерфейс.

Возможности и ограничения HR-link

• Электронная подпись
• Настройка сложных маршрутов подписания
• Установка on-premise или в облаке
• Распознавание текста по изображению
• Наем сотрудников онлайн

• Отсутствует оценка эффективности персонала
• Сложность освоения для новичков в сфере КЭДО, необходимо обучение

Для каких компаний HR-link

С большим количеством сотрудников, для полной автоматизации наема персонала. Если требуется сложная система и больший набор функций.

EmplDocs

Продукт компании WiseAdvice. Сервис на платформе 1С для автоматизации всех HR-процессов, включает пакет предустановленных заявок и шаблонов с возможностью доработки под свои задачи. Кадровик продолжает работать в знакомой системе 1С, все данные остаются на сервере компании в безопасности.

Возможности и ограничения EmplDocs

• Подпись в электронном виде
• Настройка маршрутов согласования
• Кастомизация под любые задачи и брендбук
• Решение вшито в 1С:ЗУП
• Работа с произвольными печатными формами 1С:ЗУП
• Доступ к заработной плате и расчетным листкам
• Версия On-Premise 
• Распознавание текста по изображению
• AI-помощник в ЛК 
• Планирование отпусков
• Онлайн трудоустройство
• Модуль ДМС

• Не подходит тем, кто не планирует использовать программы 1С для учета.

Для каких компаний EmplDocs

Для тех, кто использует 1С:ЗУП или другие продукты 1С для кадрового учета. Позволяет компаниям, в том числе из госсектора со строгими требованиями к безопасности, хранить всю информацию на внутренних серверах. Для компаний со сложными кадровыми процессами и маршрутами согласований, если требуется высокая степень кастомизации под собственные задачи.

ELMA 365 КЭДО

Система автоматизации КЭДО для управления сложными HR-процессами в единой системе. Платформа поддерживает кастомизацию и интеграцию с различными корпоративными решениями, где сотрудники взаимодействуют через единый портал.

Возможности и ограничения ELMA 365 КЭДО

• Электронная подпись
• Настройка маршрутов согласования
• Интеграция с ERP и CRM системами
• Управление сложными процессами и заявками

• Необходимы вложения в дополнительные модули для широкого функционала

Для каких компаний ELMA 365 КЭДО

Для компаний со сложными кадровыми процессами, где необходимо создать единые цифровые сервисы, объединив КЭДО с другими бизнес-процессами в одну экосистему ELMA.

Симфония

Продукт от ITFB Group — платформа для управления контентом и цифровизации бизнес-процессов, включающая КЭДО. Модуль КЭДО автоматизирует основные HR-процессы: создание и подписание кадровых документов. 

Основные возможности Симфония

• Электронная подпись
• Распознавания, извлечения данных
• Встроенные аналитические инструменты
• Настройка пользовательского интерфейса

• Нет информации о наличии защиты каналов связи от DDOS атак 

Для каких компаний Симфония

С высокой текучкой кадров и распределенной структурой, где требуется централизованное управление документами, в том числе и управление КЭДО.

Docsvision КЭДО

Система автоматизации найма, подписи документов и хранения кадровых документов в электронном виде. Имеет встроенные функциональные модули, которые легко подстроить под свои задачи.

Основные возможности Docsvision КЭДО

• Электронная подпись
• Хранение кадровых документов
• Настройка шаблонов и маршрутизация подписей
• Коннектор к ЕСИА

• Интеграции с операторами ЭДО 

  

• Не имеется готового модуля для 1С 
• Нет возможности отправить массово расчетные листы

Для каких компаний Docsvision КЭДО

Если необходимо управление большим объемом кадровых документов и процессов с интеграцией в корпоративные сервисы.

Nopaper

Облачная платформа для КЭДО, совместно с функцией ЭДО. Включает электронные подписи, onboarding, оформление сотрудников, управление отпусками, больничными, командировками и другими кадровыми процессами.

Основные возможности Nopaper

• Электронная подпись
• Обмен и подпись документов
• Полностью облачное решение
• Шаблон документов
• Работа с ЭДО

• Не очень гибкие возможности в настройке параллельного согласования 
• Отсутствует автоматизация для создания документов на основе заявок без участия сотрудника, и других произвольных кадровых приказов

Для каких компаний Nopaper

Подходит для бизнеса, который предпочитает облачные решения, простоту и скорость внедрения. Для упрощения работы с подрядчиками и физлицами. 

Pyrus

Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов, включая базовые кадровые задачи: подпись и обмен документами, отпуск, командировки.

Основные возможности Pyrus 

• Электронная подпись и обработка документов
• Настройка маршрутов согласований
• Управление задачами и проектами

• Нет массовой отправки документов с 1С
• Нельзя автоматизировать «произвольные кадровые приказы»
• Нет готовой интеграции с 1С:ЗУП

Для каких компаний Pyrus 

Универсальная платформа для компаний, желающих автоматизировать бизнес-процессы, включая некоторые кадровые задачи. 

Контур.КЭДО

Контур КЭДО — простой и функциональный сервис онлайн, автоматизирует ключевые кадровые процессы. Платформа интегрируется с другими учетными системами и поддерживает работу только в облаке.

Основные возможности Контур.КЭДО

• Электронная подпись
• Хранение и архивирование документов в облаке
• Инструменты для управления заявками
• Режим единого окна для сотрудника
• Онлайн-трудоустройство

• Без возможности согласования документа с отметкой УНЭП
• Только cloud-версия (без on-premis)
• Нет интеграция с внутрикорпоративным УЦ (выпуск, подписание УНЭП)

Для каких компаний Контур КЭДО

Подходит для компаний с приоритетом на облачное решение для КЭДО. Типовое решение для автоматизации HR-процессов. 

Docs5

Российская open source ЕСМ-платформа. Включает автоматизацию КЭДО: прием, увольнение, отпуск, командировки, оценку персонала. Помогает выстроить общие бизнес-процессы в компании, включая кадровые задачи.

Основные возможности Docs5

• Электронная подпись
• Облачное хранение и архивирование документов
• Конструктор блоков

• Решение не поддерживает федеральный, региональный производственный календарь при формировании заявок
• Нет модуля «график отпусков»
• Отсутствует информация по защите от DDOS-атак

Для каких компаний Docs5

Решение с фокусом на общую цифровизацию бизнес-процессов, совместно с базовым КЭДО. Готовый продукт, не требующий доработок, сложного и дорогого внедрения.

LDM.КЭДО

Система для автоматизации СЭД для выполнения рутинных кадровых операций: оформление командировок и отпусков, массовое ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА).

Основные возможности LDM.КЭДО

• Электронная подпись
• Прием на работу
• Маршруты согласования
• Массовые действия с документами

• Нет возможности массового подписания для работодателя и сотрудников
• Не поддерживает производственный календарь при работе с заявками 
• Не гибкая настройка подписей и нет полноценного рабочего места для специалиста по кадрам

Для каких компаний LDM.КЭДО

LDM.КЭДО подходит для компаний, которым необходимо автоматизировать процессы приема на работу и выполнения базовых кадровых операций.

ТопФактор: Личный кабинет сотрудника

Решение от компании ТопФактор для ведения базового КЭДО: оформления запросов, заявлений, электронной подписью кадровых документов. 

Возможности ТопФактор: Личный кабинет сотрудника

• Электронная подпись
• Мобильное приложение
• Конструктор блоков

• Нет блока «командировки», «график отпусков»
• Невозможно массовое подписание документов для работодателя и сотрудников
• Отсутствует гибкость в настройка подписи документов 

Для каких компаний ТопФактор: Личный кабинет сотрудника

Желающих быстро внедрить КЭДО с базовым набором функций, чтобы ускорить взаимодействие с персоналом.

Сравнительная таблица функций и возможностей

Ниже в таблице приведем сравнение основного функционала и возможностей систем КЭДО с балльной системой оценки. Каждая функция, при ее наличии, получает баллы:

• Есть функция (расширенные возможности) — 2 балла.
• Есть функция — 1 балл.
• Частично присутствует — 0,5 баллов.
• Нет функции — 0 баллов.

Почему важно тщательно выбирать систему КЭДО и какие факторы учитывать

Тщательный выбор КЭДО критически важен, поскольку от этого зависит безопасность управления данными в компании. В эпоху, когда новости об утечках информации появляются почти ежедневно, обеспечение защиты юридически значимых документов и персональных данных сотрудников должно быть в приоритете. 

В идеале система КЭДО должна быть «вшита» или совместима с вашей учетной корпоративной системой. Легко интегрироваться в бизнес-процессы, чтобы кадровику не пришлось создавать дубли информации. Например, если ваша компания уже использует СБИС, то стоит рассмотреть решение КЭДО, которое будет бесшовно работать в этой экосистеме. Аналогично с решениями других экосистем продуктов: Elma365, Симфония и другие. Работая в популярных программах 1С, лучшим решением будет EmplDocs, так как ваши данные не покидают учетную систему, а кадровик продолжает работу в привычной среде 1С, что экономит время и гарантирует безопасность данных.  Для малого и среднего бизнеса подойдут универсальные облачные решения с базовым набором функций, например, Pyrus, Nopaper.

Ваше решение для КЭДО должно быть экономически обоснованным, создайте список требований и функций, которые важны для вашего отдела кадров,  оцените предложения на рынке по этим критериям. Это поможет исключить лишние функции и набор инструментов, которые идут «в наборе» с основным решением КЭДО и, возможно, не пригодятся в работе отдела кадров.

Не менее важны опыт и репутация провайдера КЭДО. Выбирайте партнера, который уже зарекомендовал себя на рынке. Обязательно поинтересуйтесь у коллег и партнеров их мнением о решениях, чтобы сделать обоснованный выбор в пользу экспертной компании.

Наконец, не забывайте о важности технической поддержки и обучения. Проверьте, какие возможности провайдер предлагает для обучения пользователей, насколько сильны компетенции команды в плане доработки под ваши задачи, как осуществляется поддержка. Наличие онлайн-ресурсов, доступность консультаций — все это способствует быстрому решению проблем в случае их возникновения. 

В целом, выбор системы КЭДО — это комплексное решение, где необходимо учесть первоочередно безопасность данных, совместимость с текущими системами, экономическую целесообразность, наличие экспертной команды и поддержку в долгосрочной перспективе.