Как система делает бизнес сильнее

Недостаточно запустить бизнес, необходимо удержать его на плаву и отстоять в конкурентной борьбе. Как предприниматель, вы столкнетесь с тем, что:

• Объемы задач всегда превышают ваши силы и свободные часы на их решение.
• Количество не закрытых функций по мере роста компании возрастает.
• Вопросов становится все больше, а вы, внезапно, не имеете трех голов, чтобы за всех подумать.
• И все быстро, срочно и вчера.

Развитие необходимо, но одному человеку точно не успеть. Что делать?

Для начала принять как аксиому, что бизнес — это всегда система.

Взгляните сами:

• На самом верхнем уровне вы придумали алгоритм решения какой-то клиентской проблемы и продаете его клиентам. Система? Однозначно.

Спускаемся ниже:

• У вас есть процессы производства, продажи и стратегия маркетинга. Они также являются ясными логическими системами.

Еще ниже лежат «бытовые» системы:

• Регламенты сотрудников, чек-листы, любые блок-схемы решения повседневных задач.

Когда у вас есть алгоритм, вы можете поделить его реализацию на несколько частей-функций и распределить их между сотрудниками. Так появляются функциональные профили и наборы ролей в компании.

Для чего вам это нужно

Для того чтобы вы корректно распределили и закрепили по сотрудникам все необходимые роли и функции. Любой инструмент, а люди в системе бизнеса тоже являются инструментами, имеет свои ограничения и оптимальные условия применения. Недостаточное, избыточное или не профильное использование своих «инструментов» ведет к тому, что ваш бизнес получит проблему на месте проваленной роли или функции.

У нас есть первый вывод: обязательно нужно разобраться в действующих алгоритмах (или выявить их, если они не очевидны) и ни в коем случае нельзя действовать в одиночку. Из одного сильного предпринимателя вы порветесь на много-много крошечных предпринимателей на грани выгорания. Компания от этого, поверьте, не выиграет.

Помните и о том, что бизнес, повисший на одном человеке, не интересен инвестору.

Для него он:

• Ограничен.
• Слабо масштабируем.
• Рискован.
• Вложенные инвестиции с большой вероятностью не принесут нужной отдачи.

По сути системность — старый добрый, забытый навык умения масштабировать.

Бизнес должен расти. Незнакомые задачи должны становиться отработанными, привычными, эволюционировать в маленькие алгоритмы и встраиваться в более крупные. Только в этом случае мы сможем привлекать больше новых клиентов, уменьшать расходы на бизнес. Все это — часть большой задачи по удержанию на плаву и победе над конкурентами. Так мы постепенно наращиваем нашу текущую и будущую прибыль, делая бизнес инвестиционно-привлекательным.

На этом моменте часто появляется возражение: «Я не найду настолько крутых сотрудников, чтобы им все передать». Иногда добавляется: «Они все равно не справятся».

Вспоминаем: что должен делать предприниматель? 

Какие его основные функции? 

1.  Видеть клиентов, конкурентов, тренды.
2. Быстро обучаться, впитывать новое — никогда не предскажешь, откуда к вам придет прорывная идея.
3. Создавать и менять систему — образ компании для клиентов или сотрудников, миссию, модель бизнеса, инновационное развитие.
4. Коммуницировать — со всеми. С клиентами, поставщиками, сотрудниками.

Это — истинные навыки, за которые нам, как основателям бизнеса, как евангелистам и визионерам платит инвестор и наша собственная компания. Не за то, чтобы вы могли эффективнее своего финансиста свести P&L. Вы занимаетесь не своим делом, если застряли в операционке.

Когда вы не успеваете выполнять функции основателя, то снова обратитесь к принципам системы:

• Найти все, что повторяется.
• Систематизировать.
• Описать.
• Передать сотрудникам.

Если сотрудник делает работу в два раза медленнее и в полтора раза хуже, но при этом достаточно качественно, чтобы бизнес функционировал, — отлично, задачу можно передавать насовсем. Если при этом время сотрудника стоит в 5–10 раз дешевле вашего, то вообще великолепно. Компания сразу выигрывает в деньгах, а вы можете сосредоточиться на более важных задачах.

Отсюда второй вывод — нам нужна системность, чтобы собрать простые алгоритмы и передать задачи сотрудникам или сторонним исполнителям.

Две основные опоры здесь:

1. Что делать. Через организаторы задач и масштабные, подробные документы с техническими заданиями, просто сообщения в мессенджерах или письма на почту.
2. Как делать. Личная коммуникация и корпоративная культура.

Если с постановкой задач все понятно: не поставил, не проконтролировал — ничего не произошло, то исключив из системы коммуникацию, вы быстро придете к «итальянской забастовке».

При передаче важно объяснить людям смысл и выгоду системы и научить пользоваться ее отдельными элементами. Учтите личные особенности человека, который принимает от вас алгоритм действий:

• Умение (или неумение) пользоваться шаблоном.
• Способность понять или изменить его.
• Умение видеть связи и проектировать шаблоны.
• Умение дирижировать динамическими шаблонами.

Понимая, кто на что способен из этого списка, вы сможете рационально передать свои знания. Многим весь объем и не понадобится. 
Последняя польза системы, о которой мы поговорим в этой статье, — в управлении рисками.

Среди бегунов есть присказка: «В любой непонятной ситуации иди бегать».

На самом деле эта фраза про системность и про стандарты решения проблемных ситуаций. Неожиданные события, внезапные новые вводные всегда случаются и приносят дискомфорт бизнесу. Если вы разработаете универсальный подход на любой случай, вашим сотрудникам удастся быстро проскочить стадию ступора и начать действовать в сторону стабилизации.

Да, конечно, системный подход в бизнес-процессах не панацея. Но при всей своей простоте и универсальности он станет трамплином к выдающимся результатам и, как минимум, убережет ваш бизнес от большинства типичных провалов и значимых потерь.

Систематизируйте и процветайте!