Удаленная работа и юридические риски для работодателя

Распространение удаленного формата работы усилило внимание к юридическим аспектам взаимодействия работодателя и дистанционного сотрудника. Ошибки в оформлении документов и организации коммуникации могут обернуться для компании судебными спорами и дополнительными расходами.

Рекомендуем работодателям заранее выстраивать четкие правила работы с дистанционными сотрудниками, закрепляя их в трудовых договорах и локальных актах.

Подтверждение передачи документов и оборудования

Главная проблема удаленной занятости — отсутствие возможности оперативно вызвать сотрудника в офис для урегулирования спорных ситуаций. Поэтому:

• Ознакомление с локальными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, премировании, дистанционной работе и др.) лучше провести до подписания трудового договора. Работник должен подтвердить это подписью.
• Корпоративные доступы (электронная почта, логин, пароль, номер мобильного телефона) рекомендуется передавать по акту приема-передачи. Это позволит в случае конфликта доказать обязанность сотрудника пользоваться корпоративными каналами связи.
• Оборудование (ноутбук, телефон, SIM-карта и пр.) также передается по акту. Такой документ фиксирует перечень ценностей, которые подлежат возврату при увольнении.

Важно помнить: обязанность обеспечить сотрудника необходимыми инструментами лежит на работодателе. Блокировка корпоративной почты или SIM-карты до официального увольнения фактически лишает работника возможности выполнять обязанности и почти гарантированно приведет к его восстановлению через суд.

Особенности трудового договора с дистанционным работником

В договоре рекомендуется закрепить:

• обязанность ежедневной коммуникации по электронной почте и телефону;
• время, в течение которого работник обязан проверять сообщения и отвечать на них;
• ежедневную отчетность о проделанной работе и возможность ее проверки работодателем;
• порядок ознакомления с документами, поступающими на корпоративную почту;
• право работодателя вызвать сотрудника в офис для подписания документов или при иных обстоятельствах.

Такие условия дисциплинируют сотрудников и дают работодателю юридические инструменты для защиты интересов в случае конфликта.

Учет рабочего времени и оплата труда

По закону дистанционный сотрудник может получать оплату исходя из фактически отработанного времени. Однако фиксировать рабочее время удаленных работников сложно.

Практичным решением становится ежедневная отчетность:

• работник сообщает о начале и окончании рабочего дня по корпоративной почте;
• отправляет ежедневные отчеты с конкретными задачами и временем, затраченным на их выполнение;
• подтверждает передачу результатов работы работодателю.

Если отчет отсутствует, работодатель вправе не учитывать данное время как отработанное. Такая система снижает риски переплаты недобросовестным сотрудникам и делает судебные споры менее привлекательными для работников.

Вывод

Для эффективной работы с удаленными сотрудниками работодателю необходимо:

1. Подписывать акты приема-передачи документов, оборудования и корпоративных доступов.
2. Закреплять в трудовом договоре обязательные правила коммуникации и отчетности.
3. Разработать положение о дистанционной работе с учетом оплаты труда по фактически отработанному времени.

Такая система снижает риски злоупотреблений со стороны сотрудников, упрощает контроль за выполнением обязанностей и помогает работодателю быть юридически защищенным.