Корпоративная гигиена ООО: 12 файлов, которые спасают в кризис

Зачем это читать. Представьте: ночь, смс из банка: «операции приостановлены». Или ключевой контракт — на подписании сегодня, а директор на даче, интернета нет. В эти моменты выигрывает не та компания, у которой «в целом порядок», а та, у которой нужный файл открывается за 15 секунд и в нем ровно то, что нужно проверяющему. Корпоративная гигиена — это не склад бумаг; это кнопка быстрого действия.

Как это работает на практике. У любой ситуации есть три вопроса: кто решает, на каком основании, и что покажем банку/контрагенту/суду, чтобы они поверили сразу. Ответы живут в двенадцати файлах. Их не надо знать наизусть — важно знать, где они лежат и что в них должно быть.

Устав. Это ограничитель скорости и защиты одновременно. В нем границы полномочий директора, режим сделок, особенности голосования. Когда устав актуален, исчезает соблазн «подписать потом оформить».

Решения участников. Это сценаристы бизнеса. Крупная сделка, заинтересованность, дивиденды, смена директора — все, что потом «объясняют на пальцах», проще показать двумя листами с нормальной повесткой и доказательством рассылки.

Реестр участников. Карта собственности. Без нее любой спор о доле превращается в мексиканскую драму: «а я покупал», «а я не видел». Актуальный реестр с датами переходов снимает половину эмоций.

Доверенности. Маленькие бумажки, которые ломают большие сделки. Истекшая доверенность — это не «потом донесем», это риск недействительности. Здесь ценна дисциплина сроков и перечня полномочий.

Договор с директором. Не для красоты. В нем KPI, ответственность и правила бонусов. Когда договор живой, управленческие решения становятся предметными, а не личными.

Положение о сделках с заинтересованностью. Лекарство от токсичных вопросов «почему купили у своих». Правила, пороги, порядок одобрения. Меньше поводов для оспаривания и банковских пауз.

Политика бенефициаров и КИО. Это инструкция «кому, что и когда раскрывать». Банку она нравится больше, чем устные объяснения. Комплаенс любит системность.

Решения о прибыли и убытках. Без них дивиденды выглядят как «непонятные выводы денег». С ними — это прозрачная история движения капитала.

Договор банковского счета и карточки подписей. Тихие герои. Когда меняется руководитель, именно здесь застревают платежи. Обновленные карточки — разница между «сегодня» и «после праздников».

Регламенты ЭДО и хранения первички. Где лежит документ, кто имеет доступ, как делается резервная копия. Это не бюрократия, это антихаос.

Реестр крупных контрактов. Краткая выжимка: сумма, срок, обеспечение, подсудность, SLA. Такой реестр — быстрый ответ на 80% комплаенс‑вопросов.

План «День X». Что делаем, если банк приостановил операции, если внезапно меняется директор, если пришел жесткий документальный запрос. Кто пишет первое письмо, кто разговаривает с банком, кто готовит обеспечительные меры. План — это не пафос, а спокойствие.

Как хранить, чтобы не искать. Одна корневая папка. Внутри — «корпоративные документы». Каждый файл — с «паспортом»: ответственный, дата обновления, следующая ревизия, ссылка на скан и оригинал. Доступ — по ролям: скорость без анархии.

Ритм ревизий, который не раздражает. Раз в квартал — доверенности, карточки подписей, лимиты директора, состав участников. Раз в год — устав, положения, регламенты. Изменились бенефициары — апдейт в течение месяца. Это не «еще одна задача», это страховка от пауз в момент, когда паузы смертельны.

Где чаще всего падают. Протоколы без повестки и рассылки, доверенности «из прошлого», карточки подписей в банке, которые забыли обновить, реестр участников, не совпадающий с реальностью. Все это звучит мелко, пока не встанет платеж или сделка.

Короткая сцена из практики. Банк приостановил операции «до уточнения сведений». В тот же день улетел пакет: устав и решения, реестр бенефициаров, логика платежей, ключевые договоры. Через три дня ограничение снято. Не из‑за «нужного телефона», а потому что документы сложились в непротиворечивую картину.

Финальная мысль. Корпоративная гигиена — это стиль управления, а не стопка папок. Чем аккуратнее основа, тем смелее решения и тем спокойнее кризисы. И да, нужный файл должен открываться за 15 секунд. Всегда.