Как единая система помогла контролировать бюджеты
Внедрение единой системы для контроля бюджетов группы компаний коммуникационного агентства
Задача — объединить в единую систему и автоматизировать процессы казначейства и бюджетирования нескольких подразделений группы компаний.
Причина — в компании не было единой системы для управления процессами казначейства и бюджетирования, из-за чего возникали сложности с контролем оплат реестров и ведением бюджетов проектов.
АО «КРОС» — крупнейшее коммуникационное агентство мира (по версии отраслевых изданий PRWeek и The Holmes Report). Это группа компаний, в которую входят КРОС, КРОС.Маркетинг, Heads'made. И каждая из структур ведет отдельную финансовую отчетность по своему направлению деятельности.
1 этап: внедрение системы для объединения данных
Для создания единой системы была выбрана «1С:Комплексная автоматизация», с подсистемами «Казначейство» и «Бюджетирование».
На первом этапе провели интеграцию с ранее используемой системой «1С:Бухгалтерия».
Это позволило объединить данные всех структур компании.
2 этап: разработка и настройка нового функционала
По методологии клиента в MS Excel разработали удобную, единую для всех структур модель расчета бюджетов проектов, консолидации бюджета группы проектов и бюджета компании, накладных прочих доходов и расходов.
Настроили контроль целевого использования денежных средств и контроль взаиморасчетов, исключив возможность ошибок при распределении финансов.
Добавили инструменты для моделирования перспективных финансовых состояний компании с учетом имеющихся ресурсов и возможностей по привлечению дополнительного капитала. Это позволило руководству принимать более взвешенные управленческие решения.
Создание единой системы и автоматизация процессов бюджетирования и казначейства позволили быстрее формировать заявки, реестры и платежные документы. Расчет, ведение и контроль бюджетов стали проходить в автоматическом режиме, что значительно ускорило составление финансовой отчетности и дало возможность отслеживать денежные потоки в каждой из структур группы компаний.