Переизобрести ЭДО: как устроен электронный документооборот с физлицами

Электронным документооборотом никого не удивить. Как минимум представителей бизнеса — для них это не прихоть, а необходимость. Некоторые виды отчетности нужно сдавать в госорганы только в электронном формате, поэтому компании оцифровывают свои процессы. Даже если это не касается бизнеса, большую часть документов удобнее подписывать онлайн. Например, при покупке недвижимости ее необходимо зарегистрировать в Росреестре. Электронно можно подписать практически любой документ — от согласия на обработку персональных данных до договора купли-продажи недвижимости. 

Во время пандемии Covid-19 тренд на ЭП усилился еще больше. Бизнесу нужно было заключать договоры и подписывать документы, а организовать физическую встречу было невозможно. Единственный вариант продолжить рабочие процессы — использовать электронную подпись. Ковидные ограничения закончились, а ЭП стала развиваться все более активно. Расскажем, как ее используют для подписания документов в сегменте B2C: с клиентами и сотрудниками. 

ЭДО с клиентами

Электронный документооборот с клиентами — относительно новое направление в бизнесе, получившее распространение в последние несколько лет. ЭДО актуально и при личной встрече с клиентом, и при работе в офисе. Например, чтобы открыть счет в банке, клиент должен подписать соответствующий договор. Если договор бумажный, сотрудник распечатывает его, проверяет, что клиент подписал все нужные поля, следит за тем, чтобы в банке остался один экземпляр документа, и готовит бумаги для отправки в архив. Получается много времени и действий для решения простой рутинной задачи.

Бизнес напрямую зависит от продолжительности каждого процесса — чем больше у сотрудника времени, тем эффективнее он может уделить это время диалогу с клиентом, дополнительным продажам. Следовательно, тем больше компания заработает. С электронной подписью все гораздо проще: документы можно подписать в 1 клик и они автоматически отправляются в электронный архив, поэтому не нужно тратить деньги на хранение. Благодаря этому менеджеры могут эффективно работать с клиентами, а не стоять в очереди у сканера.

ЭДО с сотрудниками

Еще один формат электронного документооборота — ЭДО с сотрудниками. Электронную подпись можно использовать для кадровых и закрывающих документов, трудовых договоров, технической документации, заявлений, актов и других рутинных документов бизнеса. Актуально и для дистанционной работы, и для офисных сотрудников. 

Электронное подписание документов с работниками ведет к достижению сразу двух целей: сокращению расходов и экономии времени. О расходах: если у бизнеса нет ограничений в виде бумажного документооборота, он может привлекать сотрудников по всей стране. И никаких трат на содержание архива, курьерскую службу, зарплату специалиста по документации. О времени: если не использовать ЭП, сотрудники тратят рабочие часы на обработку бумаг, которые могут повредиться или потеряться при транспортировке. В таком случае документы нужно оформлять заново. Обмен бумажными документами между удаленными офисами или партнерами также занимает много времени.

Какая электронная подпись нужна

Короткий ответ — усиленная. Простая электронная подпись (ПЭП) не подходит для подписания важных документов. Обычно ПЭП используют не в документообороте, а для подтверждения действий: регистрации на сайте, авторизации в личном кабинете. Ключи простой электронной подписи — это логин и пароль, одноразовый код при подтверждении операции в платежной системе, ПИН-код при входе в приложение, галочка «Согласен/Принимаю условия» при регистрации в какой-либо электронной системе. Для подписания документов у ПЭП недостаточно функций — нельзя проверить наличие подписи или быть уверенным, что документ не изменили в одностороннем порядке.

Вернемся к усиленной электронной подписи. У нее есть два вида — квалифицированная (УКЭП) и неквалифицированная (УНЭП). В плане надежности они ничем не отличаются: обе защищены криптографией, обеспечивают неизменность документа после подписания, являются юридически значимыми и принимаются в суде. Разница есть в сферах применения. УНЭП используется для подписания большинства документов бизнеса с физлицами: договоры оказания услуг, согласие на обработку персональных данных, кадровые и закрывающие документы, накладные и много другое. Усиленная электронная подпись создается при помощи криптографии, поэтому гарантирует неизменность документа после подписания и невозможность взлома подписи.

УКЭП подходит для подписания документов перед подачей их в госреестры, например Росреестр. Закон более требовательно относится к УКЭП — чтобы ее выпустить, нужно пройти очную идентификацию личности удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры. Применение УКЭП для рутинных документов в бизнесе экономически менее выгодно и увеличивает количество шагов, которые необходимо выполнить пользователю. Технически ей можно подписать все, но на практике это будет проблематично: каждый участник документооборота должен выделить время и выпустить ЭП. Не каждый клиент банка из примера выше, или пациент клиники, студент языковой школы, заказчик дизайн-проекта этим заниматься. Поэтому на помощь приходит УНЭП — ее можно выпустить онлайн.