Ответы на топ-10 вопросов об электронной подписи

1. Что такое электронная подпись?  

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог рукописной подписи, который помогает надежно и юридически значимо подписывать документы в электронном виде. ЭП совсем не похожа на ваш привычный автограф, она представляет собой набор символов — цифр, букв, с помощью которой можно подписывать документы. 

2. Кто может пользоваться электронной подписью? 

Электронная подпись применима в любом бизнесе: с ее помощью могут подписывать документы как предприниматели, так и крупные компании. ЭП позволяет вести документооборот с сотрудниками, клиентами, подрядчиками, партнерами и даже обмениваться информацией с госорганами. 

3. Какие документы можно подписывать электронной подписью? 

В зависимости от вида электронной подписи отличаются и возможности их применения. ПЭП подходит для подтверждения базовых действий (ввод логина и пароля, галочка согласен/принимаю условия, подтверждение банковских операций). Для документооборота лучше использовать усиленные виды электронной подписи. УНЭП подходит для рутинного документооборота бизнеса: договоры, заявления, акты, сметы, закрывающие документы и многое другое. УКЭП же необходима для взаимодействия с госорганами: например, для регистрации прав на недвижимость в Росреестре.

4. Ну должны же быть ограничения — какие? 

Ограничения составляют только те документы, которые по закону нельзя подписать электронной подписью. Например, журнал прохождения инструктажей по охране труда или акт о несчастном случае на производстве. Однако такие документы подписываются кратно реже, чем договоры, заявления, акты и закрывающие документы, для которых также можно использовать ЭП.

5. Электронную подпись можно взломать или подделать? 

Для создания усиленных видов электронной подписи (УНЭП и УКЭП) применяются средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Благодаря этому методу документ может дешифровать только адресат, обладающий специальным ключом. Если кто-то и решит взломать усиленную электронную подпись, ему понадобится 10 000 лет работы и мощность всех компьютеров мира. Кроме того, за последние 20 лет случаев оспаривания ЭП в судебной практике было очень мало, а это — лучшее доказательство надежности электронной подписи.

6. Зачем пользоваться электронной подписью? Можно ведь подписать скан-копию или добавить в pdf-файл фото рукописной подписи. 

Можно, но такие документы не будут иметь юридическую силу. Все эти способы волеизъявления не относятся к электронной подписи. В России ЭП регламентируется 63-ФЗ «Об электронной подписи», который выделяет только усиленные виды электронной подписи (УНЭП и УКЭП) и простую (ПЭП).   

7. Как происходит подписание документов усиленной подписью?

Представим, что у нас есть определенный документ, который необходимо подписать. Подписывается обычно не сам документ, а его контрольная сумма. Если взять и зашифровать закрытым ключом сам документ, то электронная подпись к нему будет весить, как сам исходный документ, а это довольно много. Поэтому подписывается обычно хэш документа — последовательность символов фиксированной длины, полученная путем преобразования произвольных данных при помощи специального математического алгоритма. Далее берется закрытый ключ и по определенному алгоритму применяется к хэшу. В результате получается электронная подпись. 

8. Если у электронной подписи есть срок годности, значит, и у документов, подписанных ею тоже? 

Это все равно, что спросить: «Если у меня закончилась ручка, которой я подписывал документ, значит, подпись уже недействительна?». Это два несвязанных понятия. Срок действия электронной подписи может закончиться, но документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу и после окончания ее срока действия, поскольку они могут быть подписаны только в момент, когда электронная подпись действительна. Когда срок действия ЭП заканчивается, ключи подписи отзываются и подписать какой-либо документ прежними ключами невозможно.

9. Есть ли какие-то меры предосторожности при работе с ЭП? 

Достаточно придерживаться базовых правил цифровой гигиены:

• ограничьте доступ третьих лиц к устройствам, где хранится ЭП (даже для близких родственников и бухгалтера);
• обновляйте приложения и программы, как только выходят новые версии. Используйте антивирусы;
• храните паспорт и другие документы в надежном месте, а при утере немедленно обратитесь в полицию;
• если вы думаете, что недостаточно добросовестно выполняли указанные выше правила, тогда вам стоит проверить свой профиль на Госуслугах. Если вдруг кто-то получил ЭП за вас, что может произойти крайне редко, вы увидите информацию об этом и сможете отозвать сертификат ЭП на портале Госуслуг.

10. Почему электронная подпись так популярна?

Мы провели исследование и выяснили, что каждый второй россиянин использует электронную подпись. Наиболее активные пользователи ЭП — компании и индивидуальные предприниматели. Бизнес делает выбор в пользу электронной подписи, поскольку она ускоряет заключение сделок, позволяет подписывать документы с контрагентами из других городов и повышает имидж компании в глазах клиентов. Кроме того, внедрение ЭП позволяет бизнесу экономить на бумаге, печатном оборудовании, логистике и хранении архива. При этом можно не беспокоиться за безопасность данных: усиленные виды ЭП защищены криптографией, которую невозможно взломать, а подписанные документы можно сохранять в электронный архив и не волноваться, что они потеряются или повредятся, как в случае с бумагой. Все это делает электронную подпись популярной среди представителей бизнеса.