Выросли требования — выросла цена: когда имеет смысл сменить облако

Парадокс растущего бизнеса и облачных тарифов

Когда компания выбирает облачный сервис 1С, она часто руководствуется простой логикой: выбираю самый дешевый тариф, потому что мне нужна только базовая функциональность. Это разумный подход для стартапа или микробизнеса, когда каждый рубль на счету.

Но требования меняются. То, что было удобным год назад, становится неудобным сегодня. И апгрейд текущего облака может обойтись дороже, чем переход на другой облачный сервис.

Недавно я помогал клиенту разобраться именно в этой ситуации. Его история показательна для многих компаний микробизнеса, которые растут и сталкиваются с лимитами текущего облачного решения.

Реальный кейс: от Бухгалтерии к ЗУП

Мой клиент — небольшая компания, в базе ведется учет по 2 юридическим лицам и 1 индивидуальному предпринимателю, общее количество всех сотрудников в пределах 10 человек. Учет ведет один бухгалтер. Год назад они перешли в облачный сервис с единственной базой 1С:Бухгалтерия. Функционала было достаточно: учет доходов-расходов, формирование отчетов, простой расчет зарплаты по фиксированному окладу. Облако с базовым тарифом было идеальным решением для микробизнеса.

Все изменилось, когда компания начала работать с сотрудниками, учет зарплаты которых нужно было вести по часам и стали нужны 2 разных графика работ. 1С:Бухгалтерия не может автоматизировать расчет зарплаты с такими требованиями. В ней есть только производственный календарь, соответствующий общероссийскому календарю. Для почасового учета нужна совсем другая программа.

Решение было очевидно: нужна 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Эта конфигурация как раз предусмотрена для сложных расчетов зарплаты с учетом графиков, производительности, и других переменных.

Но тут появилась проблема: клиент был подключен к облачному сервису на самом дешевом тарифе — базовый. На этом тарифе возможно развернуть только одну информационную базу. Добавить вторую базу (1С:ЗУП) требовало переход на значительно более дорогой тариф — ПРОФ.

Две дороги: апгрейд или миграция

Перед клиентом встала классическая дилемма, которая периодически возникает у растущих компаний: остаться в текущем облаке и заплатить значительно больше, или перейти на другой облачный сервис, который будет дешевле и при этом удовлетворит все новые требования.

Давайте разберем оба сценария:

Сценарий 1: остаться в текущем облаке и апгрейдить тариф

На тарифе проф мой клиент получил бы:

• Возможность разворачивать несколько баз (до 10 без дополнительной оплаты).
• Увеличение количество сеансов (до 5 без дополнительной оплаты).
• Доступ к дополнительным сервисам (1С:Контрагент, 1С:Отчетность).

Но цена для клиента стала пугающей. Переход с тарифа базовый на проф означал увеличение расходов в 3 раза при оплате сразу всей суммы за год. При помесячной оплате расходы увеличиваются в 5 раз.

Проблема в том, что клиенту не были нужны все эти дополнительные сервисы:

• Баз будет только 2, и необязательно их обе открывать одновременно.
• Клиента устраивал 1 сеанс (5-и ему не требовалось).
• Сервис 1С:Контрагент, конечно, удобный сервис, но у клиента небольшой круг постоянных контрагентов и если можно снизить цену, отказавшись от этого сервиса, то клиент выбирает именно такой вариант.
• Отчетность клиент оформил не в 1С, а в другом сервисе (ему там предложили более дешевую цену).

Клиент платил бы за функции, которые не использовал.

Такие же функции как регулярное архивирование и обеспечение безопасности данных присутствуют во всех облачных сервисах по умолчанию. И отдельно их нет смысла рассматривать.

Сценарий 2: переход на другой облачный сервис

Я помог клиенту провести анализ конкурирующих облачных сервисов с одним простым критерием: какой сервис позволит развернуть две базы (ЗУП и Бухгалтерию) с минимальной ценой.

Требования к новому облачному сервису были следующие:

• Возможность развернуть две базы (1С:Бухгалтерию и 1С:ЗУП).
• Возможность работать с одним сеансом одновременно (клиента устраивает, если бухгалтер работает поочередно в разных базах).
• Возможность изменения количества сеансов с любого дня и по дневным расчетом оплаты.
• Возможность использования внешних отчетов и обработок.
• Работа в серверном режиме без ограничения скорости.
• Цена — критический критерий. Для микробизнеса во время экономического давления это главное.

Почему удорожание часто скрыто

Здесь нужно остановиться на важном моменте. Многие облачные сервисы используют хитрые тарифные схемы, которые не сразу видны при выборе.

Некоторые сервисы недосказывают про режим работы.

Я встречал облачные платформы, которые предлагают разные режимы работы с разными ценами: файловый (самый дешевый, но и самый медленный — я бы не рекомендовал такой режим работы в облаке), стандартный серверный (с ограничениями на скорость) и премиум (полнофункциональный, но самый дорогой). Клиент видит привлекательную цену на файловом режиме, выбирает его, а потом сталкивается с тормозами при пиковых нагрузках.

Некоторые облачные сервисы используют прозрачную модель: плата за одновременный сеанс без ограничений на размеры баз и их количество. Это может выглядеть дороже на первый взгляд, но часто оборачивается дешевле для компаний, которые используют несколько баз одновременно.

Решение: правильный выбор облака по критериям

В случае с моим клиентом мы пришли к выводу, что имеет смысл рассмотреть альтернативные облачные сервисы. После анализа требований клиент нашел решение, которое отвечало его критериям выбора. Ключевые факторы для успешного выбора облака: — модель оплаты должна быть гибкой и прозрачной, без навязывания дополнительных услуг — архитектура должна позволять загружать существующие конфигурации без переделки — цена должна быть соизмерима с реальными потребностями, а не включать неиспользуемые функции.

Правильный выбор облака по этим критериям позволил клиенту платить меньше, чем если бы он остался в своем облаке и апгрейдил тариф.

На рынке облачных сервисов 1С существуют решения, которые разработаны с учетом таких критериев.

Критерии правильного выбора при переходе

Если вы стоите перед похожей дилеммой, рекомендую использовать эти критерии при оценке нового облачного сервиса:

Критерий 1: модель тарификации — поймите, за что платите

Это фундамент. Платите ли вы за пользователей, базы, одновременные сеансы или объем данных? Произведите расчет стоимости на основе ваших реальных параметров. Например: если у вас 10 человек и нужны два одновременных сеанса (для работы в двух базах одновременно), посчитайте, сколько это будет в абсолютных числах на год. Затем сравните с альтернативными сервисами.

Критерий 2: скрытые расходы — суммируйте ВСЕ платежи

Входит ли в базовый тариф все, что вам нужно? Или вам потребуется доплачивать за превышение объема базы, за превышение количества баз, за дополнительные интеграции? Часто сервисы манипулируют скрытыми лимитами. Суммируйте все платежи и сравните итоговую сумму, а не цену первого тарифа.

Критерий 3: режим работы — это влияет на производительность

Работает ли облако в полном серверном режиме или есть ограничения? Предлагает ли сервис разные режимы (файловый, стандартный, премиум) с разными ценами? Это критично для производительности при пиковых нагрузках. Дешевый файловый режим часто означает медленную работу.

Критерий 4: гибкость архитектуры — это стоимость миграции

Нужно ли переделывать вашу конфигурацию 1С, чтобы загрузиться в новое облако? Или сервис принимает любые конфигурации в стандартном формате (.dt)? Переделка может стоить десятки или сотни тысяч рублей. Часто переделка стоит столько же, сколько несколько лет платежей в облаке, которое конфигурацию не требует.

Критерий 5: скорость и сложность миграции

Сколько времени займет переход? Требуется ли на это привлечение специалиста, или можно справиться самостоятельно? Есть ли риск потери данных или простоя операционной деятельности? Все это скрытые расходы.

Когда имеет смысл менять облако

Основываясь на опыте помощи компаниям с такими решениями, я вижу несколько сценариев, когда переход на другой облачный сервис имеет экономический смысл:

Сценарий 1: апгрейд тарифа стоит дороже, чем переход

Если цена апгрейда в текущем облаке в 2–3 раза выше базового тарифа, а на рынке есть альтернатива, которая устраивает по функционалу и дешевле — имеет смысл менять.

Сценарий 2: расширение функционала требует услуг, которые вы не будете использовать

Если вам нужны две базы, а новый тариф включает дополнительные сервисы и интеграции, которые вам не нужны — это повод поискать альтернативу. Вы платите за функции, которые не используете.

Сценарий 3: архитектура текущего облака требует переделки конфигурации

Если переход требует дорогостоящей переделки конфигурации, а есть облако, которое принимает конфигурацию как есть — рассчитайте экономику. Часто полная переделка стоит 100–300 тысяч рублей, что сопоставимо с несколькими годами платежей в облаке с другой ценовой моделью.

Сценарий 4: производительность и качество поддержки не соответствуют

Если текущее облако медленное при пиковых нагрузках или скорость реакции техподдержки составляет несколько дней, это может быть более важным, чем небольшая разница в цене.

Главный вывод

Микробизнес часто выбирает облако исходя из минимальной цены в текущий момент. Это разумно, но нужно помнить о том, что требования растут, а вместе с ними растет и цена.

Не ждите, пока апгрейд текущего облака обойдется вам в непомерную сумму. Переоценивайте выбор облачного сервиса каждый раз, когда ваши требования существенно меняются.

Правильный выбор облака при расширении требований — это стратегическое решение, которое может сэкономить вам десятки тысяч рублей в год и дать свободу для развития бизнеса без технических ограничений.

Потратьте время на анализ альтернатив. Это может быть самым выгодным инвестированием для вашей компании.