Как распознать сигналы снижения эффективности: 5 неочевидных факторов

Снижение эффективности показателей начинается не внезапно, однако многие руководители наблюдают среднюю скользящую, занимая при этом позицию наблюдателя. Признаться, что что-то идет не так бывает достаточно сложно — как правило, негативную динамику берут под контроль на тех этапах, когда восстановление требует уже антикризисных, а не превентивных  мер. Очевидно, что показатели не падают сами по себе, это связано со снижением эффективности и продуктивности сотрудников. 

В этой статье я раскрою несколько секретов, которые могут служить Вам маркерами, чтобы на раннем этапе спрогнозировать падение эффективности Ваших команд. Ведь даже при кажущемся порядке, скрытые проблемы с производительностью могут существенно замедлить развитие бизнеса. Важно научиться своевременно распознавать признаки снижения, чтобы оперативно устранить причины и повысить результативность команды. Вот семь способов выявить проблемы с эффективностью персонала.

Как понять, что эффективность персонала падает:

Фактор 1 — Задержки на работе. Когда люди постоянно задерживаются на своих рабочих местах, это значит, что они не успевают выполнять свои задачи в течение дня. В высокоэффективных организациях сотрудники приходят и уходят вовремя, правильно распределяют нагрузку, а также эффективно управляют периодами активности и отдыха. Задержки на рабочих местах  происходят по нескольким причинам:

• Работы слишком много, превышена допустимая нагрузка на сотрудника, он физически  не способен справиться с этим объемом. Решение —  объективно проанализировать весь фактический функционал  без опоры на должностные инструкции. Вам необходимо понять, что реально сотрудник делает в течение рабочего дня. Попросите сформировать весь пул задач, которые он выполняет. Попросите ежедневно в течение недели фиксировать свои стандартные активности, плановые, периодические, обзвоны, встречи, совещания, отчетность.  Чем подробнее будут его записи, тем лучше для него. Пропишите примерные временные затраты на каждое дело. Объективно оцените нагрузку, не забывая про время на отдых и неучтенные активности. Общий объем просчитанного времени не должен превышать 80% нагрузки от месяца.
• Сотрудник не умеет правильно распределять рабочую нагрузку в течение дня, прокрастинирует. Научите сотрудников тайм-менеджменту и расстановке приоритетов. Введите культуру планирования рабочего дня, ведения календарей и прочее.
• Исполнитель не обучен выполнять определенную работу, не имеет соответствующего навыка, работа занимает слишком много времени. Оцените фактический уровень компетенции сотрудника и сравните его с минимально достаточным. Если компетенция развита недостаточно, назначьте обучение, если отсутствует — передайте задачу другому более подходящему исполнителю.
• Отсутствует необходимое оборудование и оснащение для выполнения рабочих задач. Посмотрите внимательно, есть ли у Ваших сотрудников все необходимое для выполнения работы? Установлено ли рабочее ПО, есть ли стабильное интернет- и телефонное подключение, современная офисная или специализированная техника. Это базовые потребности любого работника. Если отсутствие таких простых вещей приводит к постоянным задержкам, эффективность будет неизменно скользить вниз

Любая из этих причин будет вести к накоплению раздражения, усталости, а значит и к  снижению производительности сотрудников. 

Что делать: Понаблюдайте, как часто Вы видите своих менеджеров и их команды на рабочих местах после завершения рабочего дня? Если это происходит, чаще одного раза  в неделю, проводите рабочие встречи и ищите этому причину.

Фактор 2 — Рост количества ошибок опытных специалистов. Снижение качества выполняемых задач у опытных и высококвалифицированных сотрудников может стать ярким маркером проблем с эффективностью для всей организации. 

Что делать: Для начала руководителю стоит проанализировать несколько моментов. Определите, относительно какого типа задач допускаются ошибки? Как сотрудники ранее справлялись с подобными задачами?

• Если это новые алгоритмы, регламенты, программное обеспечение и пр., то стоит больше  уделить внимания обучению, а также проработать с сотрудниками механизмы адаптации к новым условиям, постепенно внедряя нововведения, тем самым повышать уверенность и устанавливая высокие стандарты выполнения этих задач именно на основе опытных сотрудников. Сделайте их своими союзниками и амбассадорами.
• Если ошибки допускаются относительно тех задач, с которыми ранее сотрудники справлялись успешно, проведите рабочие встречи и проанализируйте степень вовлеченности специалистов, проанализируйте, в каком эмоциональном состоянии находится Ваш коллектив, нет ли признаков выгорания. Помните, что выгорание — это не усталость, и оно не лечится отпуском. Выгорание начинается с ощущения отстраненности от рабочих процессов и результатов. В любом случае, рост количества ошибок будет вести к дистанцированию от работы и снижению производительности. А если опытные специалисты будут транслировать подобную позицию,  она по цепочке будет передаваться всем членам коллектива. Если Вы заметили эту тенденцию срочно берите ее под контроль.

Фактор 3 — Отсутствие инициатив. Ситуации, когда  сотрудники,  не проявляют прокативную позицию, могут иметь разную основу. Например,  они приняли на себя роль исполнителей,  выполняют только стандартные задачи, не стремясь к изменениям и не чувствуют важность и ценность своей работы. Работа закрывает исключительно базовые потребности, не поднимая выше по пирамиде Маслоу на уровень самовыражения. В этом случае у специалиста нет сцепки между личными интересами и интересами компании. Эффективность таких сотрудников держится на материальном стимулировании и очень быстро падает, когда это стимулирование, по их мнению, перестает соответствовать ожиданиям.  

Другая ситуация, когда в компании  в компании принят жесткий  авторитарный стиль управления, который не предполагает открытый диалог, и сотрудники просто не видят для себя возможности для инициатив. Потому что  «страшно», «нет смысла», «бесполезно».  Однако такой подход может служить фактором снижения эффективности не меньше, чем предыдущий.  Как давно Вы слышали от своих менеджеров не только жалобы и просьбы, а предложения по внедрению, открытие новых горизонтов, обновлений? Где они могут Вам об этом сказать? Когда последний раз была взята в работу идея сотрудника не управленческого состава? Если Ваши специалисты молчат, это не значит , что им нечего сказать, это реальный предвестник снижения их эффективности.  Если не давать экспертам и сотрудникам возможность влиять на изменения в компании, они никогда не будут ей привержены. 

Что делать:  Сформируйте простые алгоритмы и правила, согласно которым люди будут иметь возможность говорить, внедрите и сделайте нормой площадки для инициатив —  анонимные почтовые ящики для предложений, открытые микрофоны, профессиональные встречи и активные советы

Фактор — 4. Длинные совещания без решений. Когда Ваши планерки и совещания затягиваются на несколько часов,   значит Вы застряли в процессах. Процессы, безусловно, важны, но самое главное их назначение — прийти к результату. Чем длиннее и бессмысленнее Ваши рабочие встречи, тем ниже эффективность и производительность присутствующих на них людей. Во-первых, это ворует время, во-вторых демотивирует и разочаровывает, в-третьих,  участники начинают сомневаться в квалификации лица, проводящего подобные собрания. Посмотрите объективно на организацию своих рабочих встреч. У Вас есть протокол? Тайминг? Повестка? Какие решения должны быть приняты? Как себя ведут сотрудники? Возможно,  они мечтают в тайне,  чтобы это скорее закончилось. Чем  больше людей  присутствует на бессмысленных  совещаниях, тем ниже будут показатели их эффективности. 

Что делать: Оптимизируйте структуру и периодичность совещаний, определите конечную цель и формат результата.  Что изменится после этого совещания? Зачем оно вообще было?  Дайте людям возможность говорить.

Фактор — 5. Низкий уровень вовлеченности в корпоративную культуру. Отказ от корпоративных мероприятий, регулярное нарушение правил и норм  (дресс-код, опоздания, обращение внутри коллектива), игнорирование традиций и ритуалов, принятых в компании  — все это говорит о низком уровне вовлеченности. Если сотрудники ведут себя подобным образом, значит они они не разделяют глобальные ценности организации. Вовлеченность и идейность — это желание ассоциировать себя с компанией, быть ее частью, это ощущение, когда сотрудник уже не может отделить свои личные цели от целей компании. Он соблюдает дресс-код и носит галстук не только потому, таковы требования, а потому что не хочет по-другому, ведь так принято в компании, пойдет на корпоратив не потому что его заставили, а потому что рад видеть своих коллег в неформальной обстановке. Если в Вашей компании количество вовлеченных людей невелико, скорее всего Вы скоро ощутите проблемы с эффективностью. Корпоративная культура — признак идейного мотива, и как следствие — уровень самоидентификации. 

Что делать: поработайте с миссией и ценностями компании. Проведите командные сессии, где участники проживут эти ценности, наполнят их своими личными смыслами или даже сформулируют новые, создайте видение миссии с точки зрения каждого сотрудника. Мы также в своей работе рекомендуем использование опросников и диагностических тесты, которые на цифрах дадут возможность понять состояние вашего персонала и тенденции изменений.

Важно помнить, что хороший руководитель несет ответственность за тех людей, которых он ведет за собой. Он создает условия, чтобы сотрудники  были максимально эффективны и продуктивны. Если вам важно двигаться получать выдающиеся результаты в бизнесе, помните, что эти результаты делают Ваши люди. Наблюдайте за тем, что происходит в компании, как проявляют себя сотрудники, о чем они говорят, собираются ли в малые группы, какие настроения царят в коллективе. Если  Вы обнаружили, что резко стали проигрывать конкурентам, то необходимо брать в работу  индивидуальные KPI, уровень текучести, скорость адаптации, комплектацию штата, провести анализ компетенций, и много других показателей. Снижение эффективности сотрудников — это следствие. Давайте работать на опережение.