Первичные документы: как перейти на новый уровень учета

Первичные документы — это не просто «бумажки с печатями», которые надо вовремя передать в бухгалтерию. Прежде всего, т.н. «первичка» — это отражение обязательств, движения денег, хода исполнения контрактов. Более того первичные документы лежат в основе бухгалтерского и налогового учета. От их своевременного оформления, проверки и обработки зависит не только корректность отчетности, но и финансовые риски компании. 

На практике, системный учет первичных документов зачастую остается слабым местом у большого количества компаний. Как показывает опыт нашей команды разработчиков учетных программных решений, определенная часть организаций хранит первичку в виде набора файлов (word, excel, сканы) в папках на компьютерах сотрудников, отвечающих за работу с определенными контрагентами. При этом, отсутствует единое хранилище файлов первичной документации и нет реестров даже в файлах Excel, не говоря уже о специализированном программном обеспечении (речь не идет о бухгалтерском ПО).

Таким образом, создается ситуация, что «первичка» подписывается, собирается, запрашивается только в конце отчетного периода для целей бухгалтерского учета. Есть ли в таком подходе аналитика и оперативный контроль текущей ситуации, например в рамках договорного учета? Навряд ли. Такое отношение к учету первичных документов создает риски: просрочки, потери, недополученные деньги.

В данном обзоре постараемся показать, какие выводы получит бизнес, если применять аналитический подход к учету первичных документов в рамках договорной работы.

Зачем нужен аналитический подход к учету первичных документов

Если нет регламентов по учету первички и она бесконтрольно «гуляет» между сотрудниками, хранится в разных папках и файлах, теряется в переписке — рано или поздно это приведет к следующим проблемам:

• Пропущенные сроки и штрафы
  • Нет подтверждения от контрагента — документ «висит» без подписи.
  • Просрочка в учете ведет к ошибкам в НДС и налоге на прибыль.
  • Риск доначислений и штрафов при проверке ФНС.
• Потеря документов и дублирование
  • Электронные документы теряются в почте, бумажные — в стопках на столе.
  • Сотрудники создают дубликаты, что приводит к путанице.
• Задержки согласования и оплат
  • Руководитель не видит, какие документы ждут его подписи.
  • Бухгалтерия не может закрыть период, потому что нет актов от подрядчиков.
  • Задержки в оплатах из-за несвоевременного подписания счетов.

Для минимизации указанных выше рисков, рекомендуется внедрить системный учет с возможностью анализа. Это позволит достичь следующих целей:

• Своевременно выявлять просрочки.
• Контролировать даты, статусы и способы подписания первички (ЭДО или бумага).
• Отслеживать доходные и расходные документы.
• Видеть проблемных контрагентов.
• Проводить анализ первички с разных сторон: по договорам, по контрагентам или в рамках этапов работ по календарному плану.
• Анализ результативности сотрудников, отвечающих за работу с определенными контрагентами, так как зачастую исполнитель также ответственен за документооборот по своим проектам.

Что нужно учитывать в реестре первичных документов

Для всестороннего анализа первичной документации необходимо составить список параметров и статусов, по которым необходимо проводить контроль. 

Например можно рассмотреть следующий список параметров:

• дата подписания с нашей стороны (план/факт); 
• дата подписания со стороны контрагента (план/факт);
• спецификация (товары/услуги) в документе (план/факт);
• договор, с которым связан документ;
• контрагент, с которым связан документ;
• объект, с которым связан документ;
• прочие параметры в зависимости от целей учета.

В дополнение к датам, спискам, текстовым значениям и числам(суммы), необходимо также контролировать статусы. Например, такие как:

• статус согласования (да/нет);
• статус подписания (да/нет);
• способ подписания (ЭДО/бумага);
• статус оплаты (оплачен/не оплачен);
• учет в бухгалтерии (да/нет);
• просрочен (да/нет);
• прочие статусы в зависимости от целей учета.

Что анализировать

Начать вести аналитику по первичным документам можно с простого Excel-реестра. Например, в шапке таблицы укажите заголовки с указанием параметров и статусов для контроля (см. раздел выше). И введите правило по заполнению данной таблицы, хотя-бы раз в неделю. Далее  определите регламент по проведению планерок с соответствующими сотрудниками по анализу статусов первичной документации по договорам, объектам, контрагентам и прочим критериям.

Очень важно контролировать отклонения запланированных показателей с фактическими. Так как это позволит выявлять слабые места. 

Например, анализ отклонений поможет ранжировать контрагентов по уровню качества работы с документооборотом, так как будет понятно какие партнеры часто задерживают подписание закрывающих документов по выполненным работам и т.п. Или второй пример, существенные расхождения между плановой спецификацией и фактической спецификацией, показывают, что отсутствует качественное предварительное планирование видов работ и материалов.

Типы документы классифицируется как счет, акт, УПД, накладная и отдельно может быть спецификация, так как в рамках рамочных договоров могут прикладываться отдельные спецификации как приложения под подпись.

Таким образом, каждая строка данного реестра будет включать необходимые сведения по каждому документу. В итоге, применяя простые фильтры и сортировки в Excel уже можно будет получить наглядную табличную аналитику. Например:

• Типы документов, которые чаще всего в работе;
• Какие из них подписаны/не подписаны;
• Через какой способ — ЭДО или бумагу — проходит больше документов;
• Сколько документов привязаны к договорам, а сколько — нет;
• Прочие критерии и условия отчетов.

На то, какие параметры и статусы включить в отчеты по первичным документам, влияют цели сбора и анализа данной информации. Шаблоны отчетов могут быть разными, в зависимости от того, относительно чего они формируются. Например:

• отчет по статусам первичных документов по определенному договору;
• отчет по документам определенного контрагента;
• отчет по документам, относящихся к определенному объекту;
• отчет по документам, связанных с этапом календарного плана.

Конечно, простой таблицы Excel недостаточно для качественного анализа большого массива информации. На практике, в рамках одного договора могут формироваться десятки первичных документов за определенный период. И таких договоров может быть сотни и тысячи. В данном случае, для создания единого архива и аналитического анализа первички рекомендуется применять программы учета договоров с модулем учета первичных документов и спецификаций.

Четыре уровня аналитики первичных документов

Чем больше рабочих сведений будет собрано в реестры первичных документов, тем выше будет их ценность. На аналитические отчеты также будет влиять и качество рабочих данных, так как ошибки при внесении и отсутствующие сведения могут существенно влиять на результат анализа.

Для получения максимальной пользы из собираемых данных по первичным документам следует проводить их анализ на четырех уровнях аналитики:

1. Описательная аналитика. Отвечает на вопрос «Что произошло за прошлый или текущий период времени»?
Примеры:

• Сколько актов подписано в этом месяце?
• Сколько документов оформлено с нарушением сроков?
• Какие контрагенты чаще всего нарушают сроки подписания закрывающих документов?
• Прочие вопросы по фактически завершенным событиям.

Используйте: сводные таблицы, фильтры, графики.

2. Диагностическая аналитика. Отвечает на вопросы «Почему это произошло»?
Примеры:

• Почему УПД подписываются дольше накладных?
• Какие исполнители чаще «заваливают» сроки?

Используйте: сравнение данных, группировка по отделам/контрагентам.

3. Предсказательная аналитика. Отвечает на вопрос «Что может произойти?» 

Примеры:

• С какими контрагентами вероятны будущие просрочки?
• Какие документы рискуют не быть подписанными вовремя?

Используйте: прогнозы в Excel, BI-инструменты, тренды.

4.  Предписывающая аналитика. Отвечает на вопрос «Что делать?», т.е.  предлагает оптимальные решения для достижения определенных целей на основе анализа данных.

Собирая в единую базу подробные сведения по первичным документам за все периоды и по всем договорам будет формироваться база больших данных. На этой базы можно будет анализировать варианты ответов «что делать», если будет необходимо принять решение по возникшей проблемной ситуации. В таком случае аналитика покажет результаты прошлых периодов и предоставит варианты ответов.

Конечно, для предписывающей аналитики необходимо применение соответствующего программного обеспечения (таблицы Excel уже будет недостаточно).

С чего начать

1. Завести структурированный Excel-реестр.
2. Фиксировать ключевые параметры, статусы и связи.
3. Добавить аналитику и визуализацию (диаграммы, графики).
4. Постепенно переходить к автоматизации и внедрению программы учета договоров с модулем формирования шаблонов первичных документов и аналитическим функционалом.

Давайте сравним, как выглядит контроль вручную и с помощью автоматизации на рисунке ниже.

Вывод

Аналитика первичных документов — это шаг к зрелому управлению бизнесом. Вы не просто учитываете бумагу, а управляете обязательствами, деньгами и рисками.