Почему тендеры не работают и как это исправить

В условиях жесткой конкуренции каждая коммерческая компания стремится к снижению затрат на закупки. Это неудивительно, ведь для производственных компаний расходы на закупки могут составлять до 50% от общего оборота. Даже незначительная экономия в 1% может существенно повлиять на прибыль.

Одним из эффективных инструментов для снижения затрат является тендер, особенно если он проводится на онлайн-платформах. Тендеры позволяют проводить закупки на конкурентной основе, где правила определяет сама компания. Однако, несмотря на очевидные преимущества, лишь 12% пищевых компаний регулярно публикуют информацию о тендерах в открытом доступе. Почему же так мало компаний используют этот инструмент на постоянной основе?

Основные ошибки при организации тендеров

1. Отсутствие внутренних правил

    Компании часто начинают проводить тендеры без создания минимального набора внутренних правил. Это приводит к разногласиям как внутри компании, так и с поставщиками. Например, могут возникнуть споры о том, кому присуждать победу в тендере, если поставщик с лучшей ценой вызывает сомнения в добросовестности. Решением может стать четко описанный процесс оценки и допуска поставщиков, который интегрирован в тендерную процедуру. В этом случае победителем может стать только одобренный на момент проведения тендера поставщик, а поставщик, предложивший лучшие условия, проходит ускоренный процесс оценки. Кроме того, можно предусмотреть возможность дополнительных переговоров с действующим поставщиком о снижении цены.

2. Неверный Выбор Позиции 

   Многие компании начинают с проведения тендеров на дефицитные позиции, что приводит к отсутствию предложений от поставщиков и выводам о неэффективности тендеров. Важно учитывать уровень конкуренции на рынке при выборе позиций для тендеров. Если рынок монопольный, лучше сосредоточиться на других позициях. Описание принципов формирования списка позиций для проведения тендеров может помочь избежать этой проблемы. При составлении этого списка одним из факторов должен служить уровень конкуренции на рынке.

3. Неоптимальные условия и требования 

   Даже при наличии большого количества потенциальных поставщиков, могут возникнуть проблемы с конкуренцией. Причины могут включать неправильно выбранные условия поставки, высокие издержки на участие в тендере и недостаточно четко сформулированные требования к товару. Например, слишком малый объем или трудновыполнимые условия с точки зрения сроков поставки могут оттолкнуть поставщиков. Заведомо низкая, не соответствующая рынку начальная цена также уберет из участников адекватных поставщиков. Высокие издержки поставщиков на участие в тендере, когда поставщик должен подписать отдельный договор с площадкой для проведения тендеров, оплатить свое участие и дополнительную комиссию в случае победы, ограничивают возможности поставщиков по снижению цены. Недостаточно четко сформулированные требования к закупаемому товару могут привести к тому, что поставщики будут предлагать значительно отличающиеся цены, подразумевая разное качество товара. В этом случае поставщики качественных товаров выбывают из борьбы, и компания остается с поставщиками, с которыми невозможно работать. Правильное формирование условий тендера, подробная спецификация и постоянный анализ тендеров с неудовлетворительными результатами позволят избежать этих проблем.

4. Необученный Персонал 

   Проведение тендеров требует определенных навыков и знаний. На первый взгляд, проведение тендеров не требует особых навыков. Однако тендеры и электронные площадки — это инструменты в руках закупщиков, а любой инструмент требует обучения. Обучение сотрудников работе с тендерными и электронными площадками является ключевым фактором успеха. Компании должны инвестировать в обучение своих сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать эти инструменты и достигать лучших результатов.

Преимущества Тендеров

Несмотря на перечисленные проблемы, тендеры могут принести значительные преимущества компаниям, если они правильно организованы и проведены.

1. Экономия Затрат 

   Тендеры позволяют компаниям получать лучшие цены на товары и услуги за счет конкурентного процесса. Это особенно важно для компаний с большими объемами закупок, где даже небольшая экономия может привести к значительным финансовым результатам. Наши данные показывают средную экономию в 2-3%, при этом нередкими являются случае, когда цена снижается более чем на 10% от начальной.

2. Повышение Прозрачности и Этики 

   Тендеры способствуют повышению прозрачности и этики в процессе закупок. Все участники имеют равные возможности для участия, что снижает риск коррупции и недобросовестных практик. Это также помогает укрепить доверие между компанией и ее поставщиками.

3. Доступ к Качественным Поставщикам 

   Тендеры позволяют компаниям привлекать качественных поставщиков, которые могут предложить инновационные решения и высокое качество товаров и услуг. Это способствует улучшению качества продукции и услуг компании.

4. Улучшение Управления Закупками 

   Тендеры помогают компаниям улучшить управление закупками за счет стандартизации процессов и внедрения лучших практик. Это приводит к более эффективному использованию ресурсов и снижению операционных затрат.

Заключение

Тендеры могут стать мощным инструментом для оптимизации закупок и снижения затрат. Однако для достижения максимальной эффективности необходимо создать четкие внутренние правила, правильно выбирать позиции для тендеров, обеспечивать конкуренцию среди поставщиков и обучать персонал. Только в этом случае компании смогут в полной мере воспользоваться преимуществами тендеров и добиться значительной экономии.

Компании, которые успешно внедряют тендеры в свои закупочные процессы, могут рассчитывать на значительное улучшение финансовых показателей и повышение конкурентоспособности. Важно помнить, что тендеры — это не просто инструмент для снижения затрат, но и способ улучшения качества закупаемых товаров и услуг, повышения прозрачности и этики в бизнесе, а также укрепления отношений с поставщиками.