Экономим на спецодежде: аренда или покупка для малого и крупного бизнеса

Аренда или покупка спецодежды: оптимальное решение для бизнеса

Обеспечить сотрудников спецодеждой — важный аспект безопасности труда и соблюдения законодательных норм. Но перед любым предприятием встает выбор — какое решение будет оптимальным? Разберемся в особенностях бизнес-моделей, учитывая специфику малого и крупного бизнеса.

Покупка СИЗ: плюсы и минусы

Покупка спецодежды предоставляет компании большую свободу действий. С чем это связано: 

• Компания владеет комплектами одежды и использует их по своему усмотрению без зависимости от сторонних организаций.
• СИЗ учитываются в бухгалтерии как актив, подлежащий амортизации. Это позволяет распределять затраты на длительный период.

Однако есть и отрицательные аспекты покупки и владения формой. 

• Компания должна взять на себя заботы по ремонту, стирке и хранению спецодежды. Для этого нужно создавать собственные службы, например, прачечные, либо нанимать специализированные компании для этого. 
• Просто выкинуть изношенную спецодежду нельзя. Процесс утилизации ложится на плечи компании, а экологические требования к предприятиям сейчас высокие и строгие. 
• При порче комплекта придется приобретать новый.
• Единовременные стартовые вложения могут оказаться значительными.

Преимущества и недостатки аренды спецодежды

Аренда — удобный способ обеспечения сотрудников спецодежой. Начнем с аргументов «за». 

• Компания избегает высоких первоначальных вложений, связанных с покупкой большого количества комплектов.
• Все заботы по ремонту, стирке и хранению спецодежды лежат на арендодателе, что освобождает компанию от дополнительных расходов и хлопот.
• Предприятия могут изменять количество арендуемой спецодежды, ориентируясь на текущие потребности. 
• Арендодатель берет на себя обязанности по утилизации изношенных комплектов.
• Арендные компании заинтересованы, чтобы вещи служили дольше, поэтому, как правило, предоставляют хорошо отшитые комплекты с качественной фурнитурой, способные выдерживать интенсивную эксплуатацию и частые стирки.
• Шеринг-сервисы, являясь узкоспециализированными компаниями, чаще всего отлично разбираются в нормах выдачи СИЗ и предъявляемых требованиях к защитным свойствам униформы и готовы консультировать бизнес. 

Однако и в этой модели есть потенциальные неудобства и минусы. 

• Выбор партнера очень ответственен, потому что компания становится зависимой от своевременности поставок и качества обслуживания со стороны арендодателя. Задержка поставки чистой одежды, например, может остановить производственные линии. А в некоторых регионах ограниченное предложение услуг по аренде, что сужает круг потенциальных партнеров для выбора.
• Финансирование аренды спецодежды через Фонд социального страхования невозможно. Оно предоставляется исключительно при приобретении СИЗ, произведенных полностью в России из отечественных материалов (пункт 3 приложения № 580н от 10 декабря 2012 г.).
• Спецодежда остается в собственности арендодателя. В случае порчи или потери комплектов компания столкнется с обязательствами по возмещению ущерба.
• Такая бизнес-модель требует четкого плана внедрения и взаимодействия многих отделов во время перехода на новую систему. Этот период — длительный, занимает от 1,5 до 6 месяцев. 

Что лучше для малого бизнеса: аренда или покупка спецодежды 

Выбор бизнес-модели, по которой предприятие будет работать с СИЗ, для малого бизнеса зависит от целого ряда факторов. Так ограниченный бюджет компании сразу сделает привлекательной аренду, потому что она позволяет избежать крупных первоначальных затрат. К этой же модели стоит обратиться, если в компании текучка кадров и количество работников постоянно меняется: можно избежать не только лишних затрат на покупку, но и на последующее хранение неиспользуемых комплектов. Но стоит помнить, что аренда — это всегда долгосрочная история, с контрактами от 3-5 лет, а предупреждение о разрыве договора обычно прописано как «за 12 месяцев». Поэтому, если предприятие совсем небольшое и молодое (то есть с рисками быстрого закрытия), а форма для сотрудников не предполагает специальных защитных свойств, например, футболки для 10 официантов, возможно, стоит выбрать покупку. Но если есть специфические требования к СИЗ, например, для пищевых производств, стоимость договора аренды выдерживает конкуренцию с затратами на покупку и организацию обслуживания. 

Сравнение аренды и покупки спецодежды для крупных компаний

Крупные предприятия, как правило, имеют больший бюджет, который позволяет рассматривать оба варианта бизнес-моделей.

• Крупному предприятию выгоднее арендовать спецодежду, если в компании есть сезонные колебания численности сотрудников. Аренда позволяет легко увеличивать или уменьшать количество комплектов спецодежды. 
• Выбрав аренду, компания снизит административные издержки ведения сложного учета и отчетности по каждому комплекту спецодежды, а их на большом предприятии тысячи. Это облегчит работу бухгалтерии и логистики.
• Покупка СИЗ и организация собственного сервиса, включающего стирку, ремонт и замену спецодежды, может быть выгоднее, если нет необходимости инвестировать в оборудование (оно уже есть).
• Отдельно стоит сказать о брендировании СИЗ: покупка комплектов, а затем поиск подрядчика, чтобы вышить логотип компании, совсем не обязательны. Некоторые арендные компании не являются поставщиками готовой формы, а самостоятельно закупают ткани и шьют предприятию комплекты в нужных размерах, цветах и количествах, как в Lindaily. 

Аренду нельзя назвать решением только для компаний с ограниченным бюджетом и высокой текучкой кадров, а покупку оправдать лишь наличием ресурсов на обслуживание. Услуга аренды обладает достаточной гибкостью и легко адаптируется под потребности практически любого предприятия, независимо от его размера, а покупка может быть выгодна и предприятию с ресурсами, и микробизнесу. Ответ на вопрос «что выбрать, аренду или покупку спецодежды» сложен и прост одновременно: компании стоит составить подробный список финансовых возможностей, прогнозов по стабильности штата, описать специфику деятельности и требования к СИЗ, трезво оценить доступность ресурсов. А результаты соотнести с предложениями рынка.