Взаимодействие отдела продаж со складом: ошибки, конфликты и пути решения

Особенности работы склада и других подразделений

Менеджеры отделов закупки и продаж постоянно контактируют с работниками склада. Склад предоставляет актуальную информацию о товарах, а отдел продаж реализует имеющиеся в наличии позиции. Однако недостаточно информативный обмен между подразделениями приводит к тому, что:

• заказы поступают спонтанно, сразу после получения заявки клиента;
• возникает недопонимание между отделами: когда будет отгружаться конкретная партия, сможет ли склад справиться с загрузкой и т.д.

Слабо организованная коммуникация негативно сказывается на совместном анализе данных и сотрудничестве. Аналитикам, менеджерам по снабжению и продажам, работникам склада — всем им нужна актуальная информация. Если сотрудники получают сведения из разных источников, скорее всего, они будут отличаться, что затруднит работу сразу всех отделов. 

Чтобы наладить бизнес-процессы в компании, важно понимать, что нужно каждому отделу для решения поставленных задач и минимизации ошибок. Для оперативной работы всех подразделений необходимо провести аудит фактического состояния каждого отдела, а после сосредоточиться на следующих мероприятиях: 

• составить план поставок и отгрузок;
• определить минимальный, средний и максимальный объем запасов на складе;
• разработать программу сокращения неликвидов;
• упорядочить работу склада по сменному заданию. 

Результаты аудита позволят компании более эффективно выстроить работу между отделами, снизить неопределенность в повседневных процессах.

Ошибки при отсутствии взаимодействия склада и отделов закупки и продаж

Несоответствие пропускной способности склада ожиданиям отделов закупки и продаж

Не самая редкая ситуация, возникает из-за отсутствия или недоступности достоверной информации о текущей загрузке склада. В результате часть заказов отправляется клиентам с задержкой, а другая — остается на складе на неопределенный срок в ожидании, когда их соберут. Сложившаяся ситуация опасна тем, что компания может понести материальные и репутационные потери.

Поставки на склад совпадают с отгрузками

В такой ситуации сотрудники склада одновременно обрабатывают два потока товаров: входящий и исходящий. Данные действия приводят к конфликту складских ресурсов: не хватает документов, техники и персонала. 

При планировании товаропотоков не учитываются периоды повышенной нагрузки

Например, запланированная отделом продаж акция для стимулирования покупательской активности может негативно отразиться на работе склада. Сотрудники склада и его ресурсы будут просто не готовы к повышенному спросу. В итоге вместо активных продаж вас ждет высокий процент отказов. 

Отсутствие информационного обмена между программами подразделений

Чаще всего менеджеры по продажам работают в учетной программе: ведут базу клиентов, формируют договоры, создают заказы. Работники склада используют WMS. Если системы не интегрированы друг с другом, клиенты могут просто не получить заказанные товары в срок. 

Как оптимизировать процессы между отделом продаж и складом?

Как я уже говорил выше, сотрудники этих подразделений должны постоянно взаимодействовать друг с другом и получать актуальную информацию об остатках и запасах. Один из способов: использовать WMS и настроить обмен данными между системой и учетными программами 1С.

В первую очередь решение направлено на оптимизацию работы склада, сокращение времени приема и отгрузки товаров, снижение влияния человеческого фактора. Отсутствие барьеров при получении информации от сотрудников склада или отдела продаж стимулирует эффективную работу с клиентами, тем самым повышая их лояльность. 

Преимущества для бизнеса:

• довольные клиенты получают заказанный товар в срок;
• сотрудники склада, отделов продаж и закупки взаимодействуют друг с другом и владеют актуальными сведениями о поставках, продажах и других важных событиях. 

Поэтому если вы хотите избежать простоев и денежных потерь, выбирайте надежных и сертифицированных поставщиков WMS. Опытные специалисты проанализируют слабые места вашей компании и предложат эффективное решение.