Ведение проектов строительства в Битрикс24 снизило 68% случайных потерь

С компанией мы уже успешно развивали CRM систему, отдел продаж, в Битриксе, однако в этом кейсе мы поговорим про проектное управление для среднего бизнеса.

У бизнеса уже был опыт работы с Битриксом, до начала работы с нами — однако система была настроена некорректно и не закрывала потребности руководства компании и среднего менеджмента.

Компания не использовали даже 20% потенциала Битрикс24 для автоматизации их отдела производства, контроля и финансов, поэтому было принято решение найти интегратора, который комплексно закроет все пробелы и запросы компании, вместе с продажами.

Первый шаг внедрения

Самым первым шагом — мы предложили провести аудит с командой клиента, чтобы понять закрывает ли наше решение все потребности и запросы их компании, и стоит ли продолжать сотрудничество по внедрению CRM системы именно с нашей компанией.

Особенно важно!

Мы провели встречи со всеми уровнями сотрудников — ТОП-менеджментом, ИТР, и линейными сотрудниками(бригадирами) — это позволяет четко понимать потребности каждого из уровней работников. Часто бывает, что систему спускают сверху вниз: Генеральному директору понравилась та или иная программа, и все сотрудники вынуждены с ней работать. Мы меняем такой подход, тем, что узнаем мнение персонала на всех уровнях организационной структуры.

В системе будет работать более 60 человек, именно поэтому все изменения должны проходить с четким пониманием плана работ, с разработкой понятной и прозрачной стратегией для руководителей.

Как понять, что вашему строительному бизнесу нужен контроль проектов? Ответьте на следующие вопросы — мы их используем для диагностики проблемных зон в процессах клиентов:

• Как вы сейчас ставите задачи сотрудникам/руководителям?
• Как происходит сейчас контроль выполнения поставленных задач сотрудниками / руководителями?
• Есть ли KPI у сотрудников? От чего он зависит? Как отслеживаете его выполнение?
• Какие основные материальные потери несет компания, которые можно избежать?
• Как сейчас происходит коммуникация между сотрудниками? Чаты / оффлайн / телефон
• Всегда ли вовремя, в полном объеме создаются, хранятся необходимые юридические / технические документы в проектах?
• Как устроено обучение сотрудников? Есть ли корпоративная база знаний?

В результате аудита поставили следующие задачи внедрения:

1. Наладить коммуникацию сотрудников внутри отделов и между ними

Ранее для общения между отделами и сотрудниками использовались разрозненные каналы: мессенджеры, звонки и электронная почта. Это приводило к потерям информации и ошибкам.

2. Выстроить эффективное планирование и контроль проектов

Управление строительными объектами было хаотичным: сроки срывались, задачи дублировались, а ответственность за этапы работы была размыта.

3. Автоматизировать процессы закупок, договоров и счетов

Работа с документами велась вручную: закупки согласовывались в бумажном виде, счета терялись, а договоры подписывались с большим опозданием.

4. Обеспечить план-фактный анализ затрат и сроков выполнения работ

Руководство компании не видело полной картины расходов и прогресса по проектам, что затрудняло управление.

5. Обучить сотрудников

Создать базу знаний работы в Битриксе, а также сформировать портал для HR департамента, чтобы автоматизировать адаптацию сотрудников.

Реализация проекта ведения объектов компании в Битрикс24 с авто-контролем всех этапов.

Первый бизнес-процесс, который мы описали и реализовали в виде воронки в Битрикс24, — связан с течением типовых проектов.

Работа с клиентскими этапами — каждый объект начинается с согласования проекта, рассчета сметы, подготовки документов.

На каждом этапе согласования проекта создаются задачи ответственным сотрудникам, руководителям. Шаги, связанные с подготовкой документов, подразумевают автоматическую генерацию юридических документов — теперь сотрудники не будут забывать, лениться готовить акты, согласования, договора, которые обеспечивают безопасность и стабильность бизнеса.

После получения оплаты — автоматически создается проект в Битриксе — по заранее подготовленному шаблону, куда попадают все ответственные сотрудники

Проектная автоматизация позволяет сделать жесткую систему, которая не допускает совершать человеческие ошибки, за счет запрета на перемещения между этапами, без указания всех необхиодимых условий, полей в карточке проекта.

Производственный процесс полностью перенесен в Битрикс24. В карточке каждого проекта видно его текущее состояние. Процесс стал полностью подконтрольным.

Тем самым, мы решили сразу несколько задач клиента:

1. Теперь бригада не может приступить в работу, без подписанного документа о технике безопасности — руководителям больше не нужно проверять вручную факт его наличия.

2. То же самое происходит при передаче Установочного листа, доверенности по закупке строительных материалов. Такая воронка проекта уже закрыла 30% поставленных задач.

Подключение и настройках корпоративного портала — решила еще 1/3 задач, поставленных перед стартом работ:

Если в проекте случается форс-мажор, обновления технической документации — это сразу видно в Битрикс24. Такая прозрачность позволяет быстро устранять «заторы» и выполнять вовремя свои обязательства перед клиентами.

Сотрудники знают свою загрузку, могут легко управлять задачами и сроками и при необходимости оперативно получать помощь от коллег.

Теперь все обновления, фотографии хода проектов видны всем сотрудникам, которые относятся к конкретному проекту — что ускоряет коммуникацию между коллегами, отделами в процессе работы.

Обеспечение финансовой безопасности компании при масштабировании

В процессе работы, у сотрудников часто возникает необходимость согласования денежных затрат, закупки материалов, оплаты бригадам — обычно такие действия согласовываются хаотично — что может привести к потере прозрачности финансовых потоков бизнеса, к тому же, дает место для обманов, воровства среди сотрудников(с каким сожалением, мы это признаем).

Для обеспечения автоматизации и этого процесса — в Битриксе было настроено автоматическое создание, контроль и утверждение исходящих платежей с финансовым директором / руководителем проекта.

К тому же, мы создали бизнес-процесс закупки / приемки материалов — что позволяет четко стандартизировать важнейший этап работы с финансами компании. После этого, больше не возникает ситуаций, когда проектный менеджер примет меньше / другие материалы, чем были заказаны.

Отделы производства, продаж, юридической службы, финансов, проектировщиков — теперь все имеют доступ в корпоративный портал, пользуются инструментом задач и календаря для поручений и заданий, а также живой лентой для коммуникаций между собой и диском для хранения данных.

После сдачи проекта с компанией мы не прощаемся! Еще в течение 2 месяцев мы выстраиваем аналитику, с построением дашбордов с показателями эффективности работы сотрудников, отделов + бесплатно сопровождаем компанию, консультируем по всем возникшим вопросам и вносим необходимые правки в работу системы.

Нам важно не просто внедрить Битрикс24, а научить сотрудников и руководство эффективно работать в ней.

Самое главное, что компания лишилась риска дополнительных трат при оплате штрафов за нарушение сроков строительства и сдачи проектов. К тому же, теперь минимизированы случаи потери денег из-за халатной и невнимательной приемки материалов.