Low-code BPMS: как цифровизовать бизнес без масштабных ИТ-затрат

Цифровизация бизнес-процессов из разряда опциональных возможностей перешла в категорию обязательных для компаний, которые хотят сохранить свою конкурентоспособность. Для многих из них актуален вопрос выбора подходящего инструмента и методологии автоматизации процессов, особенно, если проект по цифровизации — первый.

Большой интерес у бизнеса в последние годы вызывают low-code BPMS — системы для автоматизации процессов без масштабного привлечения ИТ-ресурсов и сложных интеграций. О том, как правильно выбрать low-code платформу и какой подход использовать при внедрении проектов на ее основе, мы поговорили с Валерием Самарским, директором департамента управления проектами компании Comindware, российского разработчика low-code BPM-платформы.

Чем объясняется сегодняшний всплеск интереса к low-code BPMS?

Давайте сначала уточним, что вообще понимается под управлением бизнес-процессами (BPM). Это концепция, которая рассматривает деятельность компании как совокупность взаимосвязанных процессов. BPM делает бизнес-процессы организации понятными, видимыми за счет моделирования их с использованием формальных нотаций и отвечает на вопросы: где, когда, зачем, как и какая работа выполняется, кто отвечает за ее выполнение.

Что же касается low-code BPMS, то — это эволюционировавшая версия классических систем управления бизнес-процессами, где акцент сделан на визуальном конструировании процессов без глубокого программирования. Low-code платформы позволяют бизнес-аналитикам (не ИТ-специалистам) настраивать логику процессов.

Рост BPMS популярности объясняется тремя основными факторами. Во-первых, из-за возможности быстро адаптировать бизнес-среду и процессы компании к новым внешним условиям.

Во-вторых, развитие классических ИТ часто не поспевает за запросами бизнеса. Создаются очереди из задач на разработку, к которым добавляются трудозатраты на проектирование и описание новых решений. Как итог бизнес получает то, что хочет, с опозданием. 

В-третьих, сама природа low-code решений позволяет переложить на бизнес-пользователей создание и разработку приложения.

Но не все системы, позиционируемые как low-code BPMS, действительно соответствуют этому стандарту. Оригинальная low-code BPMS должна быть изначально спроектирована как процессная low-code платформа, а не представлять собой адаптированный под новые задачи старый продукт, например, СЭД или CRM.

На что еще стоит обратить внимание при выборе low-code BPMS?

Оцените ее возможности для быстрого внесения изменений в процессы бизнес-пользователями без привлечения разработчиков. Около 95% изменений должны выполняться бизнес-аналитиками. Помощь ИТ-специалистов требуется для сложных интеграций, встраивания системы в ИТ-архитектуру организации, обеспечения безопасности и надежности ПО и оборудования и т.п.

Особое внимание стоит уделить простоте освоения платформы. Интерфейс должен быть понятным, сопровождаться качественной документацией и обучающими материалами.

Важно, чтобы система поддерживала не только исполнение процессов, но и моделирование архитектуры предприятия в комплексе, включая бизнес-функции, организационную структуру, их взаимосвязь с информационными системами, что даст комплексный взгляд на сквозные бизнес-процессы организации и цепочку создания ценности.

С технической стороны критически важны развитые возможности интеграции, включая готовые коннекторы к ERP, CRM, телефонии, мессенджерам, почтовым сервисам, API, шины обмена данных и поддержку различных протоколов для взаимодействия с другими корпоративными сервисами. Не менее значимы показатели надежности, отказоустойчивости, поддержка востребованных на отечественном рынке операционных систем, возможность горизонтального и вертикального масштабирования.

При оценке лицензионной политики учитывайте не только стоимость лицензий, модель лицензирования, но и перспективы масштабирования — как изменится цена при росте числа пользователей и функционала. Важно наличие развитой партнерской сети у вендора для обеспечения независимости от него, гибкости в сопровождении системы и разумной стоимости доработок.

Настоящая low-code BPMS должна быть таковой на уровне своей архитектуры. Именно ДНК системы определяет ее реальную гибкость, скорость внесения изменений и соответствие современным требованиям бизнеса. Например, Comindware Platform изначально разрабатывалась именно как low-code BPM-платформа, что обеспечивает целостность ее архитектуры и соответствие заявленным возможностям.

Какие задачи больше всего подходят для решения с помощью BPMS на low-code?

Наиболее подходящими для автоматизации через BPMS на low-code являются процессы, в том числе сквозные, где есть взаимодействие между людьми, но не только в рамках одного подразделения, а и всей организации сверху вниз: документооборот, согласование договоров, управление закупками, обработка заявок, выдача доверенностей и др.

Особенно эффективно BPMS показывает себя там, где требуется контроль сроков и прозрачность процессов. Хорошо поддаются автоматизации сервисные процессы, такие как helpdesk, где важно отслеживать статус каждой заявки.

Нужно понимать, что BPMS — это не замена учетным системам ERP, она идеальна для управления именно процессами, где важно координировать работу людей и подразделений, контролировать сроки и обеспечивать прозрачность выполнения задач.

Какую методологию использовать при внедрении low-code BPM-платформы?

При внедрении low-code BPM-платформы мы рекомендуем использовать гибридный подход, сочетающий элементы классического проектного управления (waterfall) и итеративной реализации (agile). Это не просто компромисс, а осознанная методология, выработанная и апробированная на практике. 

На начальных этапах при инициации проекта, анализе требований, разработке концепции и архитектуры мы действуем по традиционному waterfall-подходу. Это позволяет четко определить границы проекта, что особенно важно для российского рынка, где большинство контрактов заключаются по модели fix price. Как только мы переходим к непосредственной настройке процессов и информационной системы, сразу переключаемся на agile-методы и действуем небольшими итерациями в более тесной и частой коммуникации с заказчиком с постоянной демонстрацией прогресса.

Гибридный подход сохраняет прозрачность и предсказуемость на этапе планирования и дает необходимую гибкость при непосредственной реализации процессов в исполняемой low-code среде.

По опыту могу сказать, что около 80% проектов по внедрению low-code BPMS оптимально реализуются именно по гибридной методологии. Главное — сохранять баланс между гибкостью low-code возможностей и дисциплиной при управлении проектом.

Как выбрать подходящий процесс для пилотного проекта?

Для первого проекта автоматизации на low-code BPMS я рекомендую выбирать значимые для бизнеса процессы с достаточно понятной и устойчивой логикой, но где явно видны проблемы, например, когда сотрудники вынуждены тратить время на длительные переписки по почте или в мессенджерах, контролировать исполнение вручную: согласование документов, обработка внутренних заявок, задачи административного характера. Выбирайте процесс, где автоматизация даст быстрый и заметный результат, но при этом не будет слишком сложной для первого опыта работы с платформой.

Поделитесь интересными кейсами внедрения low-code BPMS из практики Comindware.

Один из интересных кейсов — ускорение открытия новых магазинов розничной торговой сети. Компания сталкивалась с постоянными срывами сроков из-за использования разрозненных инструментов: Excel, почты, мессенджеров. Разные дивизионы работали каждый по своим правилам.

Мы сфокусировались на одном дивизионе, провели глубокий анализ существующих процессов через серию интервью с ключевыми руководителями и участниками процесса. Уже через две недели представили первый работающий прототип, в дальнейшем постоянно демонстрировали промежуточные результаты, оперативно вносили правки и совместно тестировали решение.

Показательной стала история преодоления сопротивления изменениям. Несмотря на детальную проработку системы, сотрудники по инерции продолжали работать в привычных Excel-файлах. Перелом наступил, когда топ-менеджер лично начал ежедневно использовать систему. Постепенно примеру руководства стали следовать остальные сотрудники.

Через месяц после автоматизации владелец процесса попросил о его корректировках, так как были выявлены «узкие места», а дивизионы все еще работали по разным процессам. Итогом внедрения BPM-системы и унификации процессов между подразделениями и дивизионами стал кратный рост скорости открытия новых магазинов. Через 1,5 года сеть выросла с 300 до 1000 магазинов. Автоматизированный процесс стал прозрачным, повысился контроль над ним, создана единая цифровая среда для работы.

Этот кейс показал, что успех цифровой трансформации определяется не только технологиями, но и грамотным управлением изменениями.

Можете ли Вы привести пример успешной цифровизации в сложных условиях?

Пример — автоматизация закупок в нефтегазовой компании, где многие процессы делались вручную, проверка надежности поставщиков никак не была автоматизирована, а каждый шаг требовал согласований.

Мы начали со сбора первичной информации, изучили проект имевшегося на тот момент ТЗ, провели серию интервью с ключевыми стейкхолдерами. Уже через три месяца интенсивной работы мы подготовили первый рабочий прототип.

Параллельно с работой над технической частью пришлось пройти сложный процесс согласований интеграционного решения, выделения бюджета на разработки в интегрируемых системах и на нормализацию технических составляющих интеграции. 

После завершения основной разработки мы потратили еще три месяца на тестирование, чтобы обкатать процессы на реальных данных. После запуска мы продолжали оперативно реагировать на замечания и пожелания, постепенно доводя решение до идеала.

Компания получила полностью прозрачные закупочные процессы, автоматизированное взаимодействие с поставщиками и значительное сокращение трудозатрат. Новый сотрудник, включившийся в проект на финальных этапах, прошел обучение по работе с платформой и теперь успешно развивает систему самостоятельно.

Этот кейс ценен тем, что нам удалось найти подход к внедрению даже в условиях многочисленных согласований. Мы доказали, что цифровая трансформация возможна в любой среде.

В каких, на первый взгляд, неочевидных отраслях BPM-системы показали свою эффективность?

BPMS на low-code прекрасно подходит для автоматизации управления недвижимостью. В качестве примера приведу кейс. Компания годами платила управляющим организациям, но не имела инструментов для контроля их работы. Прежняя система от западного вендора перестала работать после его ухода с рынка. Остро стояла проблема отсутствия единого цифрового пространства.

Нам повезло иметь готовый прототип системы и опытного специалиста, понимающего методологию выполнения и организации процессов эксплуатации, этапность внедрения модулей системы. Мы быстро собрали данные по всем объектам и создали их цифровые двойники — основу будущей системы.

Работа велась с еженедельным контролем со стороны топ-менеджмента. Мы адаптировали процессы под реальные нужды: автоматизировали обработку заявок, планово-предупредительные работы, обходы. Важным элементом стал автоматический контроль за складскими остатками.

Через шесть месяцев система была запущена. Затраты на эксплуатацию сократились на 30%, объем закупок материалов уменьшился на 5%, а продуктивность персонала выросла на 17%. Заказчик получил полный цифровой контроль над всеми процессами.

Мы реализовали комплексное решение в условиях технических ограничений. Ключом к успеху стало сочетание готового прототипа, грамотного управления проектом и тесного взаимодействия с заказчиком на всех этапах работы. Система продолжает развиваться и сегодня.

Какова роль ИТ во внедрении low-code BPMS и какие важные технические аспекты нужно учитывать?

Со стороны ИТ важно соблюдать баланс между контролем и предоставлением свободы бизнесу. Если говорить о технических аспектах, то ключевой из них — интеграция нового решения в существующий ИТ-ландшафт. Архитектурные вопросы, безопасность, бэкапы, синхронизация с корпоративными системами — это безусловная зона ответственности ИТ.

Но low-code тем и ценен, что позволяет бизнесу быстро создавать и изменять процессы. Здесь важно четкое разделение зон ответственности. Бизнес должен отвечать за постановку задач, тестирование и отладку процессов, а ИТ — за согласование архитектуры данных, помощь с интеграциями, настройка корпоративных сервисов, обеспечение безопасности.

Какие ключевые принципы успешного внедрения low-code решений Вы бы выделили, основываясь на своем опыте реализации проектов в разных отраслях?

Самое важное — это абсолютная прозрачность на всех этапах работы. Когда заказчик видит весь процесс изнутри, это создает атмосферу доверия и партнерства, обеспечивает должную вовлеченность бизнеса и снижает риск возникновения проблемы отторжения системы.

Принципиальна дисциплина исполнения. Даже при использовании agile-подходов мы вводим жесткий контроль бюджетов и сроков. Без дисциплины даже самые прогрессивные методики не работают.

Хочу отметить и значимость передачи компетенций. В каждом проекте мы целенаправленно выращиваем внутренних экспертов у заказчика.

Не менее важен правильный выбор границ проекта. Мы сознательно начинаем с пилотов, что позволяет быстро показать результат, а потом масштабировать успешное решение.

И последнее — умение работать с сопротивлением — от привычки к Excel до жесткого командного стиля руководства. Но в каждом случае можно найти свой ключик: где-то — личный пример топ-менеджмента, где-то — многочисленные обучающие сессии, где-то — компромисс по дополнительным функциям.

Все эти принципы — проверенная практика. Важно адаптировать подход под конкретного заказчика, его культуру и готовность к изменениям, тогда low-code BPMS действительно становится драйвером цифровизации.