Как доводить дела до конца: система Getting Things Done для бизнесменов

Ведение бизнеса и управление командами — это всегда сложный баланс между планированием, делегированием, выполнением задач и необходимостью не забывать о личной жизни и не выгорать. Постоянный поток информации и большое количество разноплановых задач часто вызывает чувство перегруженности и потери контроля, а это в свою очередь провоцирует прокрастинацию и сложности с выполнением планов и обязательств.

Как же удерживать все под контролем и при этом не терять продуктивность? Один из проверенных методов — это концепция Getting Things Done (GTD), разработанная Дэвидом Алленом. Сегодня Дэвид Аллен считается ведущим специалистом в области корпоративной и личной продуктивности.

Метод Getting Things Done, в русском переводе «Доведение дел до конца», помогает не просто упорядочить задачи, но и освободить голову от ненужного информационного шума, сконцентрироваться только на  том, что действительно важно. На первый взгляд, этот метод может показаться сложным и запутанным, но не спешите с выводами — дочитайте статью до конца.

В статье приводится упрощенный алгоритм Getting Things Done с примерами, чтобы у вас в руках была понятная инструкция, которую можно перенести на ваш бизнес и личную жизнь. В других источниках вы можете найти более детальное описание, но мне, как автору, важно поделиться личным опытом использования данной методологии и объяснить ее на конкретных примерах. 

Шаг 1. Сбор всех задач

Первым и важнейшим шагом является сбор всех задач в один список в блокноте или приложении. Это нужно для того, чтобы вы могли видеть полную картину и понимать, с чем вам предстоит работать. Здесь важно не пытаться сразу оценивать или упорядочивать задачи — просто выписывайте все, что приходит в голову. Этот процесс поможет освободить вашу память от бесконечного напоминания о недоделанных делах и сосредоточиться на текущих задачах. 

Пример:

• проверка и подписание ведомостей по зарплате;  
• написание поста для социальных сетей;  
• согласование условий сотрудничества с партнером;  
• регистрация фирмы в ОАЭ;  
• подготовка презентации для предстоящего мероприятия.

Этот шаг важен тем, что он помогает разгрузить ваше сознание от множества «подвисших» задач, которые мешают вам сосредоточиться на главном. Выписывание всех задач — это первый шаг к тому, чтобы начать управлять ими, а не наоборот.

Шаг 2. Организация задач с помощью «дерева решений»

После того как все задачи выписаны, наступает время их сортировки. Метод Getting Things Done предлагает использовать «дерево решений», которое поможет вам быстро определить, что нужно делать с каждой конкретной задачей.

Давайте рассмотрим, как это работает на практике:

1. Если задача требует меньше двух минут на выполнение, выполните ее немедленно.

Пример: написать партнеру для уточнения условий сотрудничества.

2. Если задача имеет конкретный срок, требует времени, и ее можете выполнить только вы лично — перенесите ее в календарь.

Пример: проверка и подписание ведомостей по зарплате до 5 числа.

3. Если задачу можно делегировать, передайте ее другому человеку.

Пример: поручить ассистенту подготовку презентации для мероприятия.

4. Если задача крупная и состоит из нескольких шагов, добавьте ее в список проектов.

Пример: регистрация фирмы в ОАЭ — это многоэтапный процесс, который потребует детального планирования. Задачи, подобные этой, требуют разбиения на этапы, каждый из которых также нужно занести в список с указанием сроков. После добавления такой многоэтапный задачи в раздел «проекты» ее также можно делегировать ассистенту, обозначив сроки и этапы выполнения.

Таким образом, каждый пункт из общего списка получает свою категорию: немедленное выполнение, добавление в календарь, делегирование или проект. Такой подход помогает структурировать все дела и освободить ваше время для выполнения действительно приоритетных задач.

Шаг 3. Выполнение задач

После того как все задачи распределены и организованы, можно приступать к их выполнению. На этом этапе ваш список задач уже значительно сокращен, и перед вами остаются только те дела, которые требуют вашего непосредственного внимания прямо сейчас.

Таким образом, вы эффективно управляете своим временем и можете сосредотачиваться на конкретных задачах, а не теряться в бесконечном списке дел.

Что важно знать про метод Getting Things Done

Чтобы система Getting Things Done действительно помогала вам в управлении бизнесом, а не была обузой, необходимо учитывать несколько важных моментов:

1. Ежедневное обновление списка задач. Это не разовое мероприятие, а постоянный процесс, который требует внимания каждый день. Важно не забывать регулярно вносить новые задачи и отслеживать прогресс выполнения уже существующих. Для актуализации списка задач и контроля их выполнения можно привлекать вашего ассистента.

2. Использование единого инструмента для ведения списка. Чтобы не потеряться в различных приложениях и блокнотах, рекомендуется использовать одно универсальное приложение, в котором все ваши задачи будут храниться централизованно. Это также позволит вашему ассистенту всегда иметь доступ к актуальной информации.

3. Одна задача в одну единицу времени. По методу Getting Things Done многозадачность — это не преимущество, а препятствие. Нужно концентрироваться на той задаче, которую выполняете сейчас. 

4. Дайте системе время. Не стоит делать поспешные выводы, если вначале система кажется вам сложной, а организация задач отнимает у вас много времени. Для того чтобы ощутить все преимущества метода Getting Things Done, нужно дать себе хотя бы 2-3 недели на его применение. Только тогда вы сможете полноценно оценить, насколько эта система подходит вам.

Как ассистент может помочь вам организовать дела по системе Getting Things Done

Когда в вашем бизнесе/проекте появляется ассистент, его роль становится незаменимой в контексте системы Getting Things Done.

Во-первых, ассистент помогает собирать и организовывать задачи, избавляя вас от рутинных процессов. Делегирование мелких и крупных задач может освободить вам до 6 часов в день и позволяет сосредоточиться на действительно важных, стратегических вопросах.

Во-вторых, ассистент может контролировать выполнение дел и поддерживать актуальность всех ваших списков задач. Это означает, что вы можете в любой момент запросить у ассистента статус по задачам и не тратить ваше время на ежедневный контроль. С профессиональным ассистентом, метод Getting Things Done становится максимально эффективным инструментом для управления временем и задачами.

Таким образом, система Getting Things Done — это мощный инструмент для каждого менеджера и предпринимателя. Она не только помогает структурировать все задачи и держать их под контролем, но и делает вашу работу более продуктивной и освобождает вас от излишнего напряжения и стресса. А с привлечением ассистента этот процесс становится еще проще, и вы можете сосредоточиться на главном — стратегическом развитии бизнеса и достижении поставленных целей.