Оцениваем резюме ассистента: на что обратить внимание при найме помощника

Подбор ассистента — это не просто выбор исполнителя. Неверный рекрутинг может дорого обойтись. От помощника зависит эффективность руководителя, порядок в делах, коммуникации, а иногда и репутация всей компании. Но как из сотен резюме выбрать того, кто действительно справится?

Мы собрали практические советы, которые помогут руководителям и HR отличить «идеальное резюме» от просто красивого.

Перед тем как проводить отбор кандидатов, сделайте два обязательных шага: 

1. Составьте список реальных задач, которые планируется передать ассистенту. При чтении резюме мысленно задавайте вопрос: «Этот опыт будет облегчать жизнь руководителю/будет помогать решать задачи компании?».
    
2. Подумайте, важен ли для вас опыт работы ассистентом. Если для вас не столь критичен большой опыт работы, обратите внимание на новичков в профессии, но у которых есть потенциал (способность к самообучению). Это могут быть помощники, закончившие курсы ассистентов, а также те, у кого есть большое желание стать ассистентом.

1. Опыт: не только «где», но и «как»

Первое, что смотрят — опыт работы. Но здесь важнее не наличие строк в трудовой книжке, а то, что именно человек делал.

На заметку: перечисление только канцелярских обязанностей без результата — сигнал, что кандидат выполнял рутину, а не управлял процессами. Если ищете партнера, способного решать бизнес-задачи, смело отсеивайте это резюме.

При просмотре ищите конкретику. Вместо обобщения «помощник руководителя» — хорошо, когда в резюме есть подробности и цифровые показатели:

• «Оптимизировала календарь руководителя: внедрила систему приоритизации встреч, что увеличило его эффективность на 40%»;
• «Организовала 50+ мероприятий с нуля: от подготовки брифов до оценки результатов»;
• «Разработала систему обработки входящей почты — время ответа сократилось на 30%».

2. Оформление резюме = отражение рабочего стиля

Да, визуал тоже важен. Резюме может показать нам уровень внимательности, структурности и опыт в письменной коммуникации в деловом стиле.

• Разнобой в шрифтах, хаотичная структура — сигнал, что с документами в работе, скорее всего, будет то же самое.
• Аккуратная верстка, отсутствие опечаток, логичные блоки, лаконичность и грамотность — хороший знак.

Совет: обратите внимание на сопроводительное письмо. Если кандидат смог за 5 строк ясно донести, кто он и чем может быть полезен — это уже демонстрация его будущего подхода к коммуникации.

Ошибки, которые часто встречаются:

• Слишком краткое резюме: резюме, состоящее только из супер лаконичных тезисов и абсолютно без пояснений, неинтересно читать. От такого кандидата легче отказаться, чем вытаскивать из него его экспертизу.
• Слишком длинное со всей историей становления специалиста. Это говорит о непонимании того, что каждая деталь в резюме пишется с конкретной целью.

3. Достижения и цифры

Ищите конкретные результаты: оптимизация процессов, экономия времени/денег, рост качества сервиса. Даже небольшие метрики (сколько встреч подготовил, насколько сократил время согласования, сколько закрытых задач в неделю) — очень информативны.

Если в резюме нет цифр — на собеседовании попросите кандидата привести пример «конкретного результата», который он может измерить.

Хорошие ассистенты не боятся показывать достижения: «организовала 50+ мероприятий», «сократила время на согласование документов на 30%», «создала систему отчетности». Если таких результатов нет — спросите на собеседовании, какие задачи кандидат считает своими успехами.

Что делать, если нет времени на глубокий анализ

На практике у многих руководителей просто нет ресурса внимательно разбираться в десятках резюме, проводить собеседования и проверять навыки кандидатов. В этом случае стоит обратиться к профессиональному агентству по подбору ассистентов, где специалисты помогут подобрать идеального помощника под ваш стиль работы, цели и задачи, а также выстроить эффективное взаимодействие.

Итак, хорошее резюме ассистента — это не про «где работал», а про как думает и действует человек. Смотрите глубже, спрашивайте конкретику, тестируйте в деле — и у вас появится не просто исполнитель, а надежный партнер, с которым бизнес растет быстрее.