Какие пять реестров необходимо вести при работе с договорами

Более пяти лет я занимаюсь внедрением программных решений для автоматизации договорного учета. Данный опыт показывает, что разнообразие сфер деятельности заказчиков накладывает особенности подходов к учету договоров со стороны руководителей. Проще говоря, у кого-то первичен учет контрагентов и разговор начинается с данного процесса. Другие смотрят в первую очередь на реестр договоров, а потом анализирует работу с контрагентами. В результате, все сводится к различным табличным формам с множеством столбцов и итоговых сумм.

Казалось бы — учет договоров подразумевает формирование единого реестра по договорам, куда проще. Но опыт внедрений соответствующих программных решений, показал, что подходить необходимо шире. Как говорится «театр начинается с вешалки», а не со спектакля на сцене, так и в договорном учете, начинается он с заявок, работа с которыми ведется задолго до подписания договора. В данном обзоре выделим пять ключевых реестров договорного учета.

Работа с договорами относится к одной из ключевых задач в организациях. До подписания договора необходимо пройти такие этапы, как анализ коммерческих предложений, участие в конкурсе как поставщик или проведение конкурса как заказчик, согласования спецификаций и проекта договора и контроля его исполнения после подписания. Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который могут быть вовлечены несколько подразделений или сотрудников, например отдел продаж или закупок, руководство и бухгалтерия, а также канцелярия(секретариат), которая ведет архив деловой корреспонденции в процессе исполнения договорных обязательств.

Правильно организованный учет договоров и связанной документации снижает риски ошибок и не эффективного контроля, а применение в работе специализированных программных решений ускоряет работу и делает более безопасным хранение документов договорного учета.

Выделим пять главных реестров, которые формируются в процессе договорного учета:

1. Реестр заявок.
2. Реестр договоров.
3. Справочник контрагентов.
4. Реестр первичной документации.
5. Реестр писем (корреспонденции).

Опишем более подробно указанные выше реестры и справочники

Реестр заявок. Заявки бывают исходящие, в виде собственных коммерческих предложений при участии в конкурсах, тендерах или аукционах как поставщик. Также заявки могут относится к «входящим», если организация запрашивает их в виде предложений от поставщиков и исполнителей. На основе анализа заявок выбирается лучшее предложение и заключается договор с победившим контрагентом. На практике, заявка не обязательно бывает официальным коммерческим предложением на фирменном бланке организации, как заявку можно фиксировать также электронное письмо с предложением или запросом на расчет спецификации и т.п. Все произвольные запросы также рекомендуется фиксировать для дальнейшей оперативной работы и аналитики.

Реестр (журнал) договоров. Ключевая табличная форма договорного учета. Существует множество вариантов шаблонов (бланков) данных реестров.  Единого строго формата не существует, каждая организация включает в реестры необходимые ей столбцы, отражающие ее отрасль, специфику деятельности и прочие требования. С формальной точки зрения, руководитель может утвердить шаблон реестров договоров приказом об учетной политике или положением о договорной работе. На практике в рамках одного предприятия могут формировать разные реестры договоров, например, руководству важны статусы согласования договоров, а также контроль исполнения и общие итоги за период, а исполнителям важны подробные сведения для анализа каждого договора. Выделяют два подхода регистрации договоров: централизованный подход, в данном случае согласованием, регистрацией и учетом всех договоров занимается определенный сотрудник или группа специалистов (например, выделенный договорной отдел); децентрализованный подход подразумевает, что каждый отдел (подразделение) ведет учет договоров, относящихся к данной структурной единице организации. Описанное разделение условно и зависит от с размера возможностей организации. Например, в небольших компаниях договорами занимаются руководители, бухгалтерия и рядовые исполнители, а в крупных организациях выделяют целые отделы (подразделения) по работе с договорами, такие как юридический отдел или отдел закупок и т.п.

Справочник контрагентов (юридических лиц, ИП и физических лиц). Данный справочник содержит детальную информацию о партнерах (покупателях и поставщиках), с которыми взаимодействует организация. Для отдела продаж контрагенты это — клиенты, которые учитываются в доходных договорах. Для специалистов по закупкам контрагентами будут поставщики или исполнители расходных договоров. Формирование единого удобного справочника контрагентов позволит ускорить поиск необходимой информации (реквизиты, договоры с контрагентом, контакты сотрудников и т.п.), а также поможет проводить необходимую аналитику по заданным условиям. Контрагентами могут быть физические лица или юридические лица и ИП. Правильно организованный учет контрагентов позволяет создать справочник с «карточками контрагента», списком сотрудников, информацией об отношениях с ними и конечно же, сведениями о договорах и взаиморасчетах сторон. Табличные формы учета контрагентов можно вести в таблицах Excel или применяя программные продукты для автоматизации работы. Современные программные решения позволяют загружать реквизиты и адреса из онлайн-сервисов, формировать заполненные шаблоны документов, контролировать статусы согласования и исполнения договоров и формировать полезные аналитические отчеты.

Реестр первичной документации. После подписания договора наступает ответственность исполнения соглашения с двух сторон. Каждая операция (оплата, сдача работ, поставка товаров и т.п.) подтверждается соответствующими первичными документами (счет, акт, УПД, кассовые чеки и прочие бланки строгой отчетности). Каждый такой документ должен проходить систему регистрации внутри предприятия. Это позволит контролировать движение и статус первичных документов. На основании сведений первичных документов формируется бухгалтерская отчетность. Законодательство требует хранить бухгалтерскую первичку и отчетность в течение законодательно определенного времени, так как первичные документы могут быть запрошены контролирующими органами.

Реестр писем (корреспонденции). Согласование договора и последующий контроль его исполнения сопровождается обменом деловой корреспонденцией между сторонами (контрагентами). При этом количество входящих и исходящих писем может исчисляться десятками и даже сотнями в рамках одного договора.  Для учета и регистрации корреспонденции применяются журналы (реестры) входящей и исходящей документации. Подобные реестры помогают систематизировать учет и организовать быстрый поиск необходимых сведений. К обмену официальными письмами (деловая переписка) также относится обмен входящей и исходящей корреспонденцией с дочерними подразделениями одной организации и с государственными органами (например ФНС и прочие). 

К входящим или исходящим документам можно отнести:

• Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления
• Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
• Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
• Договоры и акты.
• Доверенности.
• Подтверждающие оплату документы.
• Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
• Все виды отчетности.
• Обращения организаций и граждан.

При работе с договорами в каждой организации образуется множество документов, включая первичные документы, претензионно-исковые документы, письма и т.п. Часть предприятий продолжает формировать реестры договоров и связанных документов в файлах Excel, а файлы хранить в различных папках. Прочие компании уже автоматизировали рабочие процессы или задумываются об этом.