Как ГК «КОИНОТИ НАВ» оцифровал ключевые внутренние процессы

Предпосылки

ГК «КОИНОТИ НАВ» — многопрофильный холдинг из Таджикистана. В группу входят 16 дочерних структур в сфере ритейла, фармацевтики, автобизнеса и образования.

По мере роста ГК управлять задачами, заявками и согласованиями между подразделениями становилось сложнее. Прежнего набора инструментов уже не хватало:

• Данные хранились в разных системах. IT-заявки — в GLPI, задачи — в Excel, согласования — в почте. Из-за разрозненности не всегда было полное представление о текущем состоянии процессов.
• Согласования проходили по электронной почте. Поэтому требовался личный контроль и напоминания ответственным.
• Учет рабочего времени велся обособленно. Данные со СКУД вручную сверяли с отпусками, больничными и командировками.
• Руководителям было сложнее видеть работу команды в одном месте. Чтобы понять, что уже сделано, какие задачи в работе и где требуется внимание, приходилось отдельно уточнять статусы у исполнителей.

Задача

Найти решение, которое объединит ключевые внутренние процессы в одном инструменте и позволит развивать систему своими силами.

Ход решения

Для цифровой трансформации холдинг выбрал российскую low-code платформу. Трое специалистов КОИНОТИ НАВ прошли обучение в «Академии Первой Формы» и выполнили основную часть работ.

Все запросы в IT, HR или административно-хозяйственный отдел теперь оформляются через корпоративный портал. Здесь же сотрудник проверяет, кто занимается запросом и какой установлен срок.

HR-специалисты освобождены от ручной сверки и работают с уже заполненными табелями учета рабочего времени — данные со СКУД автоматически сопоставляются с отпусками, больничными, командировками и обучением. Если все корректно, остается согласовать документ с руководителем департамента и направить его в бухгалтерию.  

Во внутреннем найме руководители инициируют подбор, а дальше кандидатов ведет рекрутер. Он проверяет черновик вакансии, подготовленный встроенным ИИ, редактирует текст и публикует вакансию на KOINOT JOB. 

Чтобы усилить контроль исполнительской дисциплины, все разовые и регулярные задачи собрали в одном месте. Руководитель видит, что находится в работе, кто ответственный и где приближается срок. 

Результат

• За 7 месяцев специалисты ГК настроили десятки процессов на базе low-code платформы. Это снизило операционные расходы на поддержку на 40%.
• HR-специалисты раньше тратили до 4 часов в неделю на сбор данных из разных источников. Сейчас табель формируется за 1 клик, а время обработки сократилось на 80%.
• У каждого запроса появились статус, ответственный и срок. Если дедлайн нарушен, система запускает эскалацию. Эти меры снизили количество неразрешенных заявок на 30%.
• IT-специалисты экономят 10–15% времени за счет автоматизации отчетов.