Бизнес-данные: как навести порядок и начать принимать решения на фактах

Сегодня данные называют «новой нефтью». Но часть компаний по-прежнему относятся к ним как ко вторичному продукту учета — цифры в таблицах и отчетах.

Бизнес-данные — это важный актив, который помогает анализировать текущие результаты, выявлять слабые места и прогнозировать будущее. Наша команда разрабатывает ПО для организаций и мы постоянно сталкиваемся с задачами наведения порядка с рабочими данными у своих заказчиков.

Компании ежедневно генерируют гигабайты информации — о сотрудниках, клиентах, продажах, документах и финансах. Это результаты переговоров, переписка по е-мейл, отчеты, файлы Excel и Word, сканы и прочие форматы файлов. Весь этот массив информации необходимо правильно собирать, систематизировать, обрабатывать и приводить в визуальный формат для анализа.

1. Что такое бизнес-данные

Бизнес-данные — это системно собранные сведения, появляющиеся в результате деятельности компании.  Эти данные формируются на основе внутренних и внешних источников, например:

• сведения по сотрудникам (кадры и HR),
• внутренние документы,
• запросы, заказы и продажи,
• коммерческие документы (договоры и первичка),
• движение денежных средств,
• данные о контрагентах (клиентах и поставщиках),
• реквизиты и статусы документов,
• показатели эффективности подразделений.

Данные формируются на каждом этапе бизнеса — от первой заявки клиента до закрытия договора или от приема сотрудника до его увольнения.

2. Классификация данных

Если данные не классифицировать, то они так и останутся набором файлов, разбросанных на смартфонах, компьютерах и почте сотрудников. Можно рассматривать разные подходы к критериям классификации. Ниже рассмотрим распределение данных по следующим категориям:

• Операционные данные. Отражают текущие показатели, например продажи за день.
• Стратегические данные. Помогают делать прогнозы, например рыночные тренды, отраслевые индексы.
• Внутренние данные, связанные с внутренними процессами компаний. Например, учет сотрудников или отчеты по соблюдению внутренних регламентов.
• Внешние данные. К ним могут относится входящие запросы от клиентов, данные по конкурентам.
• Комбинированные (обобщенные) данные. Например, это могут быть итоговые показатели за месяц по среднему чеку и т.п.

Как данные превращаются в ценность

Настоящая ценность данных раскрывается тогда, когда они становятся инструментом управления. Скан договора или приказ в формате Word безусловно важные файлы, но их ценность повышается, когда ключевые сведения из этих файлов аккумулируются в единой базе данных наряду с другими сведениями.

Бизнес-ценность данных становится существенной после их применения для следующих управленческих целей:

• Аналитика посредством визуализации — дашборды, диаграммы, отчеты, графики, которые показывают проблемные места и подсказывают направления роста.
• Прогнозирование и сценарное моделирование — оценка будущих продаж, рисков, потребностей клиентов.
• Автоматизация— например, автоматический расчет запасов или контроль исполнения договоров.
• Стратегическое управление — инвестиции, расширение бизнеса, оптимизация процессов на основе фактов, а не догадок.

Данные сами по себе не ценны — ценна информация, которую мы из них извлекаем. Но для этого необходимо извлекать и собирать эту информацию в единой информационной среде. Без применения программных решений это будет очень сложно сделать.

Ошибки человеческого фактора никто не отменял. Всем руководителям хорошо известно, как ошибаются отчеты, собранные вручную на основании множества разных файлов.  
Чтобы бизнес-данные стали максимально достоверными, нужно обеспечить:

• достоверность и полноту — исключить ошибки, дубликаты и «серые зоны»;
• централизованное хранение и обработку данных через т.н. «единый источник правды (Single Source of Truth (SSOT)» — концепция управления данными, при которой вся информация внутри организации хранится и обрабатывается централизованно;
• прозрачность и доступность— руководители и сотрудники видят одинаковую картину.

3. Шесть шагов к работе с бизнес-данными

Шаг первый. Определите, какие данные у вас уже есть

Проведите инвентаризацию. В каждой компании уже хранятся гигабайты информации — в бухгалтерии, отделе кадров, CRM, Excel и WORD файлах. Цель: понять, какие данные существуют, где они хранятся и кто за них отвечает.

Шаг второй. Расставьте приоритеты

Не все данные одинаково ценны. Определите уровень критичности данных — те, от которых напрямую зависят решения и деньги. Определите, что действительно влияет на выручку и издержки: продажи, долги, сроки, контрагенты.

Начните с 3–5 ключевых показателей.

Шаг третий. Наведите порядок и установите правила

Сформулируйте регламенты хранения и обработки данных:

• где хранится «главная(истинная) версия»;
• кто отвечает за корректность;
• как часто данные обновляются.

Как было сказано выше, без применения программных решений не реально соблюдать регламенты по обеспечению единого архива бизнес-данных и их анализу.

Шаг четвертый. Визуализируйте, анализируйте и принимайте решения

Сделайте первые простые дашборды — пусть это будут продажи по регионам, статусы договоров или структура задолженности.
Главная цель — начать анализировать бизнес и принимать решения на основе данных, а не через интуицию. В этом поможет Excel, Power BI, Google Data Studio, российские BI-системы и прочие программные решения.

После того как вы «увидели» данные, важно встроить их в управленческие процессы:

• обсуждать цифры на собраниях;
• фиксировать решения с обоснованием по данным;
• сравнивать план / факт.

Например: решение о закупках принимаются на основе динамики продаж, а не ощущениях спроса и личном видении руководителя.

Шаг пятый. Автоматизируйте сбор и контроль

Когда процессы регламентированы, переходите к автоматизации:

• внедрение программных решений для учета;
• автоматизация приема и хранения заявок;
• автоматическое формирование отчетов;
• уведомления о задачах.

Все это снижает ручной труд, минимизирует ошибки и повышает достоверность данных.

Шаг шестой. Развивайте культуру данных в компании

Бизнес-данные должны стать элементом корпоративной культуры. В результате будет достигнута эффективная система: руководители опираются на факты, сотрудники доверяют системе, а аналитика станет ежедневным инструментом, а не «квартальным отчетом» для галочки.

Заключение

Бизнес-данные — это файлы на разных компьютерах и отчеты с цифрами. Бизнес-данные — это ресурс верхнего уровня, расположенного над всеми рабочими сведениями. Компании, которые умеют системно работать с данными, принимают более точные решения, снижают риски и быстрее реагируют на изменения рынка.

Путь к управлению на основе данных не требует дорогих программных решений. Начать можно с простого — классификации, регламентов и осознанного использования уже существующих данных. Главное — видеть в них не только отчетность, а инструмент, который работает на рост компании.