Анкета самообследования — мощный инструмент, а не просто отчет для ФСА

Информационный эксперт ассоциации «Компетентность и качество» Яна Бескровная объясняет разницу между оперативным отслеживанием и глубокой оценкой, а также рассказывает о новых возможностях анкеты самообследования.

Мы много говорим о проведении аудитов, но есть еще одна тема, которую лаборатории часто упускают. Это мониторинг и анализ программы внутреннего аудита. В чем разница между этими понятиями?

Это действительно важный момент, и о нем говорится в руководстве ISO 19011. Мониторинг — это постоянная деятельность, направленная на отслеживание выполнения программы аудита в реальном времени. Мы оцениваем, соблюдаются ли сроки, соответствует ли программа поставленным целям, анализируем работу членов аудиторской группы, проверяем, способны ли они реализовать план аудита. Мы можем получать отзывы от персонала, оценивать качество и полноту документации по аудиту. То есть мониторинг — это быстрое реагирование, немедленное выявление отклонений и рисков.

Анализ — это уже более глубокая, комплексная оценка всех составляющих программы аудита. Мы смотрим на результаты программы в целом, определяем области для улучшения, решаем, нужно ли вносить изменения в программу на следующий период, оцениваем профессионализм аудиторской группы, обобщаем уроки, извлеченные из прошлых аудитов. Анализ направлен на улучшение и совершенствование программы.

Кто должен проводить мониторинг и анализ, и где фиксировать результаты?

Это нужно установить в системе менеджмента. Например, можно прописать, что мониторинг проводится при каждом выполнении плана аудитов, и отметку делать прямо в плане. Анализ же лучше проводить перед анализом со стороны руководства, когда вы полностью пересматриваете все документы по проведенным за отчетный период аудитам и принимаете решения об улучшении программы.

В последнее время много говорят о новой анкете самообследования Росаккредитации. Как этот документ может помочь внутреннему аудиту?

Анкета самообследования — это мощный инструмент, и мы можем использовать ее для проведения внутреннего аудита. Анкету внедрила Росаккредитация в 2022 году, а в конце 2025 года появилась методика ее заполнения с обновленными формами. Цель анкеты — повысить результативность системы менеджмента, улучшить качество, снизить риски, обеспечить постоянную готовность лаборатории к внешним проверкам. Мы берем анкету и для каждого объекта аудита решаем, какие пункты необходимо исследовать. Но важно помнить, что критериями аудита служат и другие документы, на которые анкета ссылается: стандарт по оформлению протоколов, политики Международной организации по аккредитации лабораторий ИЛАК и так далее.

Какие изменения произошли в самой анкете в 2025 году?

В анкету включены все ранее отсутствовавшие пункты критериев аккредитации и стандарта 17025. Пункты 23.1–23.4 теперь представлены в развернутом виде, и по каждому нужно указать ссылки на соответствующие разделы системы менеджмента лаборатории. Появился столбец 6 в приложении 2, где нужно отражать, актуализировала ли лаборатория свои документы с момента последней госуслуги. Если изменения были — указать какие и причины. Если не было — указать, что действует редакция, представленная при последней госуслуге.

Как правильно заполнять анкету, чтобы она действительно помогала, а не создавала дополнительные проблемы?

Я рекомендую сначала заполнять анкету в формате Word — подробно, с абзацами, разделами, пунктами и подпунктами. Чтобы у лаборатории все было перед глазами, и сотрудники не растеряются при внешней проверке. Особое внимание уделите столбцу 3: в шаблоне столбцы 1 и 2 уже заполнены, лаборатории нужно подробно заполнить третий. И здесь важно структурировать информацию.

Поскольку в исходных требованиях нет разделения на отдельные строки, в столбце 3 следует пробелами, межстрочными отступами отделять, к какому пункту какие документы относятся. Это наглядно и понятно, прежде всего, самой лаборатории при защите компетентности.

Что касается столбца 6, здесь возможны два варианта. Первый — указывать изменения прямо в анкете, например: «Новая редакция ДП ... «Управление персоналом». В пункт 6.2.3 внесены изменения: уточнены критерии компетентности лаборантов для метода хроматографического анализа. Причина: внедрение хроматографа». Второй вариант — разработать отдельный документ, например, «Перечень изменений, внесенных в СМ лаборатории за период…», и в анкете давать ссылку на этот документ. В системе менеджмента теперь обязательно должен быть установлен порядок заполнения анкеты самообследования, лучше всего это прописать в разделе по управлению записями.