Как один цифровой портал решает проблемы корпоративных мероприятий

Для крупного корпоративного мероприятия была выполнена разработка программного обеспечения для организации и сопровождения корпоративных мероприятий. Основной задачей стало создание единого цифрового решения, которое позволяло бы собирать данные от участников, управлять сервисами мероприятия и упрощать работу организаторов. Для этого был разработан удобный цифровой портал с личным кабинетом участников. Решение объединило регистрацию, сбор данных, информационные разделы и сервисы, которые потребовались на этапе подготовки и во время самого события.

Через цифровой портал участники могли подтвердить или отклонить участие, а после подтверждения заполняли анкету. В нее были включены не только стандартные контактные данные, но и параметры, важные для организации мероприятия: пищевые ограничения, предпочтения по формату питания, необходимость парковки, сведения о проживании, а также дополнительные организационные детали. Это позволило заранее учесть индивидуальные запросы и снизить количество уточнений в переписке и по телефону.

Практическая информация для гостей

Отдельный блок портала содержал всю практическую информацию для гостей: дресс-код, адрес и этаж площадки, правила заезда, схему парковки, рекомендации по размещению в отелях рядом с местом проведения. Для сотрудников, находившихся в командировке, был предусмотрен раздел с информацией о проживании.

Таким образом, все важные сведения были собраны в одном месте и были доступны без обращения к организаторам.

Предварительная запись на услуги перед мероприятием

Для сотрудников также была реализована запись на услуги визажа и стилиста. Пользователи выбирали нужную опцию и удобный слот, а организаторы видели фактический спрос и могли заранее рассчитать количество специалистов и тайм-слоты. 

По итогам предварительной записи этой услугой воспользовалась почти треть сотрудников, что подтвердило востребованность сервиса и помогло точнее спланировать ресурсы.

Выбор стола в зале и рассадка

Еще одной функцией стала работа с рассадкой. Для гостей рассадка была централизованной: списки формировались руководителями проектов с учетом рабочих связей и языковых возможностей, чтобы участникам было комфортно взаимодействовать на мероприятии. 

Для сотрудников рассадка была самообслуживаемой: они выбирали стол самостоятельно через личный кабинет. После запуска этой функции нагрузка на организаторов по ручному распределению мест заметно снизилась.

На площадке для проверки присутствия использовались QR-коды. 

Участников можно было отмечать в разных точках маршрута — при посадке в автобус, на обеде, на экскурсии или при входе в зал. Это дало возможность отслеживать, где именно находится человек, и быстро выявлять тех, кто не дошел до нужной точки. В админ-панели данные отображались в виде матрицы визитов с фильтрами, что упрощало контроль больших списков и ускоряло поиск отсутствующих участников.

Портал для голосования

Одной из важных функций стал портал для голосования, который использовался для сбора оценок и фиксации результатов по итогам мероприятия. Он позволял собирать оценки по нескольким параметрам и сохранять результаты в системе для последующего анализа, что позволило отказаться от ручной обработки данных и сделать процесс более прозрачным и удобным. 

Это особенно важно для форматов, где требуется прозрачная фиксация итогов и возможность проверить, как именно распределялись оценки.

Цифровой портал для мероприятия  был выполнен в едином визуальном стиле и имел понятную структуру. Интерфейс оказался достаточно простым, чтобы часть изменений в анкете и отдельных формах можно было вносить без участия разработчиков. Это сократило время на доработки и позволило быстро адаптировать портал под реальные задачи мероприятия.