Анастасия Ганичева рассказала о системном подходе к ГОЗ

Мы слишком часто употребляем выражение «системный подход» как синоним волшебной таблетки. Сейчас вот придет кто-то, внедрит системный подход, и все наладится. Так оно и было бы, но без понимания самой системы никакой системный подход не внедрить, можно только увеличить количество правильных слов и лишних действий.
В ГОЗ это особенно заметно. Гособоронзаказ — это точка пересечения всех отделов: производство, конструкторы, планово-экономический блок, договорная работа, финансы, раздельный учет, кадровые и организационные решения. Поэтому важна не столько их работа, сколько взаимодействие между ними.

Система — не сумма ее элементов

Хороший пример — автомобиль. Можно собрать рядом идеальный мотор, отличные колеса, исправную топливную систему, руль и электронику. Но пока это просто набор деталей, он никуда не поедет. Возможность куда-то поехать появляется только тогда, когда элементы соединены и работают в связке.
Может быть так, что каждый отдел на своем участке молодец, а контракт все равно под угрозой срыва. И частая причина как раз в том, что границы между участками не настроены. Там, где нужно передавать ответственность, данные и решения, возникает «ничья» территория.

Где чаще всего рвется цепь

Если смотреть на исполнение ГОЗ как на систему, то типовые разрывы почти всегда находятся в зоне взаимодействия отделов:

Договор и производство
В договоре зафиксированы сроки, состав поставки, порядок приемки, условия изменения. Договор написан на бумаге, да забыли про производственные овраги — особенности техпроцесса, отпуска сотрудников, испытания, технологические окна и т.п. Если эти два мира не сверили план действий, все начинает разваливаться.

Цена и фактические затраты
Плановая цена — это рамка, в которую потом должны лечь реальные затраты, раздельный учет и отчетность. Если ценообразование не учитывает особенностей реального управления затратами, то сойтись итоговые расчеты могут только случайно.

Деньги, обязательства и платежная дисциплина
В ГОЗ важен порядок финансирования, ограничения, сроки, подтверждающие документы, контроль целевого характера расходов. Например, директор, рассчитывая на окончательный расчет после контракта, может внезапно обнаружить, что окончательный расчет есть, а денег нет. То есть деньги-то есть, а вот воспользоваться ими нельзя.

Раздельный учет, первичка и управленческие решения
Раздельный учет не должен существовать отдельно от бухгалтерского. Он либо встроен в процессы (и тогда помогает управлять), либо становится постоянным источником проблем.

Что на самом деле означает системный подход

Системный подход — это способ упростить управление за счет правильной постановки вопросов:

• Какой итоговый результат мы должны обеспечить по контракту (срок, состав, качество, документы, финансовые ограничения)?
• Какие элементы системы на это влияют?
• Где находятся критические переходы, места передачи данных и ответственности?
• Какие решения мы принимаем регулярно и на какой информации они основаны?
• Есть ли у руководства обратная связь, показывающая реальную картину?

Только имея на руках ответы, вы сможете настроить связи между отделами. И тогда машина поедет. 

В нашей практике мы как раз и выстраиваем такие сквозные связки: от логики договора и финансовых ограничений до раздельного учета и управленческой обратной связи. Часть этих подходов мы переводим в обучающие форматы для менеджеров по ГОЗ — чтобы исполнение контракта не зависело от одного-двух «незаменимых» сотрудников, а работало как технология.

Чем мешают когнитивные искажения

Самые дорогие ошибки в ГОЗ часто связаны не с незнанием норм, а с мышлением:

• «У нас все под контролем» (пока не началась приемка/оплата/проверка).
• «Бухгалтерия разберется» (а потом выясняется, что проблему надо решать на этапе договора или планирования).
• «Если каждый отдел работает хорошо, результат будет хорошим» (не будет, если не выстроен единый прозрачный путь контракта).

Системный взгляд помогает заменить эти установки на управляемую модель: кто, что, когда и в каком виде передает дальше, и что будет считаться ошибкой на раннем этапе, а не в финале.

Вместо вывода

ГОЗ — это система, у которой результат определяется не силой отделов, а качеством их взаимодействия. Если связи между договором, ценой, деньгами, учетом и производством не настроены — можно бесконечно усиливать контроль, но проблемы будут возвращаться. Когда такие связи настроены — предприятие остается устойчивым даже в сложных контрактах.