QR-коды для Facility Management: 5 практичных применений

В повседневной жизни мы привыкли использовать QR-коды для оплаты покупок, быстрого перехода на сайты, просмотра меню в ресторанах и т. д. 

Но их потенциал шире: они могут стать эффективным инструментом для процессов обслуживания и эксплуатации коммерческой недвижимости.

Важно понимать, что в таких сценариях QR-код редко работает сам по себе. Он становится связующим звеном с системами автоматизации — Service Desk и другими.

Когда мы сканируем код смартфоном, мы запускаем нужное действие в системе: передаем информацию или инициируем процесс, например, начинаем обход помещения.

Андрей Никифоров, эксперт по цифровизации процессов обслуживания, описал 5 способов применения QR-кодов для управляющих и специалистов АХО.

Способ 1. Доступ к данным при обслуживании оборудования

QR-коды можно разместить на различном подотчетном оборудовании — от офисной техники до производственных станков — и предоставить сотрудникам быстрый доступ к информации, например, инструкциям.

Во время технического обслуживания (ТО) или планово-предупредительного ремонта (ППР) специалист сканирует QR-код на оборудовании с помощью смартфона. 

Система, с которой связан QR-код, отображает необходимую информацию об объекте и сопутствующую документацию.

Например, по QR-коду можно получить доступ к таким данным:

• Технические характеристики и инвентарный номер
• Установленное местоположение
• Дата последнего ТО и график дальнейшего обслуживания
• Прикрепленные отчетные документы, инструкции, схемы или чек-листы работ

Так специалистам не нужно носить с собой бумажные инструкции или искать нужную информацию вручную в базах данных. Все актуальные сведения доступны непосредственно на месте выполнения работ через мобильное устройство.

Способ 2. Обходы и осмотры помещений с помощью QR-кода

QR-коды помогают организовать регулярные обходы и осмотры помещений. 

Размещенный в ключевой точке маршрута (например, на стене коридора или у входа в техническое помещение), QR-код действует как связующее звено между физическим пространством и системой автоматизации.

Сканирование QR-кода позволяет сотруднику:

• Подтвердить свое присутствие на месте выполнения работ. Это обеспечивает прозрачность и контроль для руководителей.
   
• Получить доступ к актуальному чек-листу для данной локации или типа работ прямо на экране смартфона через систему автоматизации.
  
  Процесс выглядит так: сотрудник сканирует QR-код и заполняет открывшийся чек-лист (например, для проверки состояния инженерных систем или качества уборки).

Такой подход можно применить не только внутри зданий, но и для контроля состояния прилегающих территорий. Для этого QR-коды размещают, например, на фонарных столбах или скамейках.

Способ 3. QR-коды для заявок на обслуживание

QR-коды для заявок на обслуживание отлично работают как альтернативный канал связи — это быстрый способ сообщить об инциденте. 

Если кто-то пролил кофе на ковер, сломался рабочий стул или в уборной закончилось мыло — для решения проблемы достаточно отсканировать QR-код и описать ситуацию.

И когда, например, арендаторы захотят связаться с управляющей компанией — заказать услугу, сообщить о неисправности, поделиться идеями по улучшению — они сканируют QR-код, заполняют поле заявки, и вся информация автоматически передается ответственным.

Это проще и удобнее — не надо искать контакты, звонить, подходить лично или оставлять заявки на корпоративном портале, который доступен только с ПК.

Способ 4. QR-коды для инвентаризации

Проведение инвентаризации можно значительно ускорить и упростить с помощью QR-кодов. 

Для этого необходимо предварительно промаркировать каждый объект, или же ТМЦ, и настроить соответствующую систему учета.

Пример инвентаризации с помощью QR-кода:

1. Ответственный сотрудник сканирует QR-коды на каждой ТМЦ на складе.
2. Система определяет, в нужном ли месте находится ТМЦ. 
3. Отчеты системы покажут всю историю событий с ТМЦ и текущее месторасположение объекта.

Таким образом, для проведения инвентаризации достаточно иметь смартфон и промаркированные ТМЦ.

Способ 5. QR-коды для бронирования

QR-коды могут упростить процесс бронирования, например, переговорных комнат, рабочих мест в опенспейсе или конференц-залов.

Отсканировав код, сотрудник может увидеть доступность помещения в системе и сразу оформить бронь, не прибегая к поиску в общем календаре или помощи офис-менеджера.

QR-коды — это практичный инструмент для решения повседневных задач обслуживания.

Заказчики услуг оценят его простоту и скорость — для них он станет удобным каналом связи, полностью отвечающим ожиданиям современного пользователя от качественного сервиса.

Исполнители, или же сервисные службы, смогут оптимизировать рабочие процессы, быстрее выполнять поставленные задачи и повышать свою эффективность.