Защита клиентской базы в Битрикс24: роли и настройки

Когда в компании появляется новый менеджер, руководитель добавляет его в CRM, чтобы тот мог работать с клиентами. И вроде бы все просто — чем больше доступов, тем быстрее войдет в курс дела. Но на практике именно здесь часто совершается главная ошибка: новичку открывают весь CRM-портал, включая базу клиентов, коммерческие предложения и историю сделок.

Итог может быть печальным. Стоит сотруднику уйти — и вместе с ним «уходит» клиентская база, маркетинговые связки и коммерческая информация. Чтобы этого не произошло, в Битрикс24 существует система ролей и прав доступа. Именно она защищает бизнес от утечек и хаоса в CRM.

Зачем нужны роли

Права доступа — это не формальность, а элемент корпоративной безопасности. Вы же не раздаете ключи от офиса каждому прохожему? Так и с CRM: каждый сотрудник должен видеть только то, что ему действительно нужно для работы.

Битрикс24 позволяет гибко управлять доступом. Например:

• директор видит всю воронку продаж;
• руководитель отдела — сделки и клиентов своего подразделения;
• менеджер — только свои собственные.

Так вы сохраняете порядок и снижаете риск утечки данных.

Где включаются права доступа

Функция ролей доступна на всех платных тарифах Битрикс24.
Перейдите по пути: CRM → Еще → Настройки → Права доступа.

Изменять эти параметры может администратор портала или пользователь, у которого есть разрешение «управлять настройками CRM».

Базовые роли в системе

По умолчанию в CRM уже есть две предустановленные роли:

• Администратор — имеет полный контроль над системой, включая настройку доступов для других.
• Менеджер — работает только со своими сделками и клиентами.

Этого достаточно для старта, но в реальной практике компании часто создают дополнительные роли — например, для маркетолога, руководителя отдела продаж или бухгалтера.

Как добавить собственную роль

Чтобы создать новую роль, откройте раздел прав, нажмите на значок три точки (...) и выберите «Новая роль».
 Придумайте понятное название и настройте нужные разрешения.

Если хотите упростить задачу, можно скопировать существующую роль и немного изменить ее под конкретную задачу.

Чтобы не путаться в длинных списках, ненужные роли можно скрыть — это помогает поддерживать порядок.

Какие права можно настраивать

Роли позволяют гибко контролировать доступ к каждому элементу CRM, включая:

• лиды, сделки, компании и контакты;
• коммерческие предложения и счета;
• план продаж, списки исключений;
• повторные продажи, скрипты и аналитику.

Для каждого пункта можно задать разрешения: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт и импорт.
 Это дает возможность тонко регулировать видимость и действия сотрудников.

Дополнительные настройки

Помимо стандартных прав, в Битрикс24 можно управлять и более специфичными функциями:

• кто может менять карточку клиента или сделки;
• кто имеет право настраивать роботов и автоматизацию;
• кому доступна видимость сумм в канбане;
• кто может перемещать сделки по стадиям.

Такие ограничения помогают избежать ошибок и защитить важные данные от случайных изменений.

Как назначить роли сотрудникам

После настройки ролей нужно назначить их пользователям.
 Это можно сделать для:

• конкретных сотрудников,
• отделов,
• рабочих групп.

Если сотруднику назначено несколько ролей, система применит ту, где больше прав. Это нужно учитывать при сложной организационной структуре.

Поиск по правам

Чтобы не тратить время на ручной просмотр длинных таблиц, в CRM есть поиск по правам. Введите, например, слово «лиды» — система покажет все доступные параметры, связанные с лидами.
 То же самое работает по стадиям и действиям — удобно, если вы настраиваете CRM для большой команды.

Почему не стоит давать всем полный доступ

Иногда, чтобы не разбираться с ролями, администраторы просто включают всем максимальные права. «Ну что плохого, ведь так всем удобно?»

Проблема в том, что вместе с удобством приходит и риск. Известны случаи, когда руководитель отдела продаж уходил из компании, предварительно выгрузив всю клиентскую базу и стратегию продаж. Никаких хакеров — просто открытый доступ без ограничений.

Это классический пример, как невнимание к настройкам CRM может обернуться серьезными потерями.

Как защитить систему

• Настраивайте роли до того, как сотрудники начнут работу в CRM.
• Ограничивайте экспорт контактов.
• Проверяйте, кто к чему имеет доступ.
• Пересматривайте права при изменении структуры отдела.

Эти простые шаги помогают избежать утечек и обеспечить порядок в работе.

Итог

Роли и права в Битрикс24 — это не техническая мелочь, а инструмент защиты и контроля.  Они позволяют делегировать ответственность, сохранять безопасность данных и выстраивать логичную систему управления.

Главное — не относиться к этой настройке формально.
Права доступа — это фундамент доверия и безопасности внутри компании.