Электронный документооборот для образовательных учреждений

Помните 2020 год, когда весь мир перешел на удаленку из-за коронавируса? Министерство науки и высшего образования РФ перевели приемную кампанию вузов 2020/2021 года в дистанционный формат. Для подачи документов на поступление в вуз абитуриентам нужно было выпустить электронную подпись. Сейчас это уже не обязательно, но многие по-прежнему ее используют. Расскажем, почему так и чем это может быть полезно.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной подписи.

По закону РФ электронную подпись делят на два вида: простую и усиленную. Простая электронная подпись (ПЭП) может быть представлена в виде логина с паролем, галочки в чекбоксе или СМС-кода. Этот вид используется для подтверждения действий, например, авторизации на сайте, подписки на email-рассылки, подтверждения банковских операций. Также законом разрешено использовать ПЭП для документооборота, но мы не рекомендуем, так как она не защищена криптографией — математическим методом шифрования данных, который не позволяет вносить односторонние правки в подписанный документ, взломать или подделать подпись.

Усиленная электронная подпись делится на усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Оба вида создаются с помощью криптографии и обеспечивают надежную защиту документооборота. УНЭП — оптимальное решение для ежедневного документооборота. С ее помощью можно подписывать договоры оказания услуг, кадровые документы, закрывающие документы и многое другое. УКЭП подходит для подписания практически любых документов, но чаще всего используется, когда информацию нужно передавать в государственные реестры, например, подписывать счета-фактуры.

Зачем образовательным организациям нужна электронная подпись

При подаче документов в образовательное учреждение учащиеся обращают внимание на то, насколько здесь готовы идти в ногу со временем. Наличие качественного технического оснащения и возможность вести электронный документооборот — это однозначный плюс в пользу вуза. Также вуз, используя электронную подпись, может расширить географию приема абитуриентов. Например, если иногородним студентам не нужно приезжать в вуз в другой конец страны, чтобы подать документы на обучение, то они с большей вероятностью попробуют поступить именно туда. Согласитесь, подписывать документы в один клик приятнее, чем тратить целый день на очереди и бумажную волокиту. Именно поэтому молодежь так активно поддерживает цифровизацию.

Электронная подпись упрощает процесс оформления договоров с образовательными организациями и может применяться при поступлении в различные учебные заведения: школы, высшие учебные заведения, программы дополнительного образования, включая курсы, автошколы, летние лагеря и многие другие образовательные учреждения.

Кто какие документы в сфере образования может подписать электронной подписью и какой вид ЭП использовать

Ученик:

• Договоры на оказание услуг (УНЭП).
• Заявления, например, на академический отпуск (УНЭП).
• Согласия на обработку персональных данных (УНЭП).

Сотрудник образовательного учреждения:

• Заявления, например, на отпуск (УНЭП).
• Внутренняя документация кафедры/факультета (УНЭП).
• Учет успеваемости обучающихся (УНЭП).
• Трудовые договоры между учреждением и сотрудниками (УНЭП).
• Аттестационные ведомости выпускников (УКЭП).
• Научные отчеты и публикации (УКЭП).

Руководитель образовательного учреждения:

• Договоры на оказание услуг (УНЭП).
• Заявления (УНЭП).
• Учебные планы и программы дисциплин (УНЭП).
• Трудовые договоры между учреждением и сотрудниками (УКЭП)
• Приказы руководства учреждения (УКЭП).
• Аттестационные ведомости выпускников (УКЭП)
• Статистическая отчетность (УКЭП).
• Сертификаты и дипломы об образовании (УКЭП).

Как ЭП влияет на образовательный процесс

Экономия. Учебному заведению не нужно тратить деньги и нанимать дополнительных сотрудников для работы с документами, увеличивая ФОТ. Также сократятся затраты на бумагу, чернила, принтеры, физический архив. Учащийся не тратит лишнее время и деньги на поездку и очереди. Сотрудники образовательных учреждений могут решать более важные задачи вместо рутинной обработки бумажных документов.

Безопасность. Усиленные виды электронной подписи обеспечивают конфиденциальность передаваемых данных, невозможность несанкционированного доступа к документам и защиту от внесения изменений.

Ускорение процесса поступления. Абитуриенты могут подавать заявления, подписывать договоры и предоставлять необходимые документы онлайн, не выходя из дома. Процесс рассмотрения заявлений сокращается в несколько раз, а результаты становятся доступны в кратчайшие сроки.

Уменьшение риска ошибок. Автоматизация документооборота минимизирует вероятность человеческих ошибок при обработке файлов и исключает их потерю. Это особенно актуально при больших потоках абитуриентов, студентов и учащихся.

Кто может выпустить электронную подпись и что для этого нужно

ПЭП доступна любому человеку, ее не нужно получать отдельно. Например, даже школьник может осуществить вход в личный кабинет на сайте, не имея паспорта.

Получить и использовать УНЭП и УКЭП может гражданин России, достигший 14-летнего возраста. Это связано с тем, что при получении усиленной подписи необходим паспорт для подтверждения личности. Однако, если подростку младше 14 лет нужно будет выпустить УНЭП или УКЭП для поступления в учебное заведение, ему потребуется согласие родителей. Согласие оформляется в письменной форме и подписывается от руки.

Кейсы применения электронной подписи в образовательных учреждениях

Разберем кейсы, в каждом из которых пользователи выпустили усиленную ЭП для поступления в учебное заведение.

Электронная подпись при поступлении в вуз

Отличница Екатерина долго выбирала вуз для поступления и, наконец, определилась. Главными критериями выбора для нее были: интересная образовательная программа, современные кабинеты и минимум бюрократии. Чтобы подписать договор на оказание образовательных услуг, ей не нужно было часами стоять в очереди и «вылавливать» сотрудников. Ей направили документ по ссылке в СМС, она просто перешла по ней, ознакомилась с условиями и нажала «Подписать». Процесс оформления документов был быстрым и легким, а главное, безопасным и прозрачным — девушка получила доступ к договору и имеет гарантию подлинности документов. А вуз снизил уровень бюрократии, сэкономил время сотрудников и получил ценного студента.

Электронная подпись для прохождения обучения в автошколе

Студентка Анна решила пройти обучение в автошколе. Для этого ей нужно было выпустить УНЭП. Она оформила заявку на сайте автошколы, загрузила необходимые документы в личный кабинет, получила ссылку на электронный договор и подписала документы в один клик. Ей не нужно было тратить время и деньги на дорогу до автошколы, она быстро подписала документы там, где было удобно. Автошкола со своей стороны также сэкономила время и деньги и получила нового лояльного клиента, который порекомендует их знакомым.

Внедрение электронной подписи — это не просто следование современным трендам, а необходимый шаг к повышению эффективности работы образовательных учреждений. ЭП помогает сэкономить время, ресурсы и сделать образовательный процесс более удобным для всех участников.