QR-код в офисе: 5 идей для комфорта сотрудников

QR-код пригодится не только для оплаты покупок. Он может стать инструментом для создания комфортного и современного офиса. 

Андрей Никифоров, эксперт по цифровизации процессов АХО, делится 5 оригинальными идеями для применения QR-кодов в офисе.

В основе каждой идеи лежит отточенный алгоритм:

• Есть заявитель — сотрудник вашего офиса.
• Есть исполнители — например, офис-менеджер, кофе-леди или электрик.
• Есть QR-код — альтернативный канал связи, который всегда под рукой.

Сотрудник сканирует QR-код, отправляет заявку, а исполнитель получает ее и выполняет.

Связать эти действия в единый процесс помогают различные инструменты автоматизации — от базовых Yandex Forms до продвинутых специализированных систем.

Если захотите реализовать какую-то идею с помощью бесплатных инструментов — рассказали, как это сделать на примере клининга. У вас не будет всех преимуществ автоматизации, но это уже шаг к комфортному офису.

1. Выдача корпоративных зонтов

Корпоративные зонты для сотрудников — это уже почти классика. Добавьте к этому QR-код, чтобы стало еще удобнее.

Если в вашем офисе еще нет зонтов — берите на заметку. Мелочи помогают создать атмосферу заботы о сотрудниках. А чтобы подчеркнуть фирменный стиль, закажите зонты с логотипом компании в типографии.

Как это можно организовать:

1. Разместите QR-код на подставке для зонтиков, при сканировании которого откроется, например, яндекс-форма.
2. Сотрудник заполнит необходимые вам поля формы, а информация попадет в таблицу ответственного за контроль зонтов.
3. Офис-менеджер будет понимать, кто и когда взял зонт, а в случае чего напомнит вернуть.

Продвинутые инструменты предлагают больше возможностей. Например, в Wave Service для отслеживания корпоративных зонтов существует специальный дашборд.

Офис-менеджер может следить за количеством доступных зонтов и видеть, у кого они находятся и как долго. Если зонт у сотрудника задержался, система подсветит его номер красным, можно позвонить и напомнить вернуть.

2. Цифровой ящик для предложений

Скорее всего, вы проводите опросы среди сотрудников, чтобы узнать, как сделать их работу еще комфортнее. Обычно это происходит раз в квартал или полгода.

Но почти всегда свежие идеи приходят спонтанно. А если дать возможность делиться предложениями мгновенно? Для этого можно создать QR-код для электронной почты специалиста АХО. 

Разместите табличку с QR-кодом на видном месте офиса. Когда у сотрудников возникнут идеи — они смогут быстро ими поделиться, минуя поиск контактов.

3. Диалог с руководством без формальностей

Открытость и обратная связь — фундамент здоровой атмосферы в коллективе. Но как быть, если сотруднику неловко обращаться по деликатным вопросам к руководителю лично?

Сделайте цифровой «ящик доверия» с доступом по QR-коду. Это поможет вам лучше понимать настроения в коллективе, своевременно решать возникающие сложности и создавать комфортные условия для работы.

Почему приятно:

• Сотрудники чувствуют себя услышанными. Они могут открыто говорить о важном, не боясь быть непонятыми.
• Руководитель получает ценную обратную связь.
• QR-код помогает создать атмосферу доверия и снижает барьеры в общении с руководством.

4. Заказ кофе в переговорную

Переговоры и совещания — дело важное, и кофе-брейк не должен отвлекать от обсуждения ключевых моментов. «Черный или с молоком? Сахар? Лимон? Батончик или панини?» — эти вопросы можно передать QR-коду.

Как это можно организовать:

Создайте в привычном инструменте опросник с вариантами выбора напитков и снеков, сгенерируйте на получившееся меню ссылку в виде QR-кода, а затем разместите на столах в переговорных таблички с QR-кодом.

5. План офиса для тех, кто потерялся

В большом офисе легко заблудиться, особенно новичку или гостю. Позаботьтесь об этом заранее и предоставьте сотрудникам и посетителям памятку по навигации через QR-код. 

Например, сгенерируйте ссылку в виде QR-кода на ваш план офиса. Это незамысловатое решение, которое точно поможет в нужный момент.

Собранные в статье идеи вы можете реализовать в привычных вам инструментах и даже бесплатно, например, через Yandex Forms, если служба безопасности одобрит. 

В этом случае вы не получите всех преимуществ автоматизации и аналитики, но даже такие простые шаги — уже хорошее начало для проявления заботы о сотрудниках.