Как организовать зимнюю экскурсию на 120 человек в парк Патриот

Подготовительные работы: логистика, транспорт и гиды

Любому успешному мероприятию предшествует тщательная подготовка. Для начала мы определились с количеством участников — 120 человек. Затем встал важный вопрос: организовать выезд через экскурсионное бюро парка либо воспользоваться услугами нашего поставщика, который оформит экскурсию «под ключ».

• Выбор поставщика услуг

В парке разные объекты и направления находятся в ведении самостоятельных подразделений: музейный комплекс «Дорога Памяти» и храм — одно, обед — другое, автобусы — третье. Соответственно, с каждым отделом нужно договариваться персонально.

При таких вводных данных работа через поставщика выглядела привлекательно, позволяя упростить процесс организации. Но условия были строже по срокам, предполагались штрафы за возможную отмену, а стоимость выходила выше ожидаемой.

После всесторонней оценки ситуации было решено оформить экскурсию напрямую, сотрудничая непосредственно с парком «Патриот». Данный вариант предоставил нам гибкость в корректировке программы и численности группы, а также позволил добиться существенной экономии средств.

• Выбор программы

После инспекции парка и ознакомления с прогнозом погоды (который показал, что в день экскурсии будет -20°C), мы скорректировали программу и отказались от посещения Музейной площадки. 

Данный объект предполагал дополнительный переезд, а также увеличивал общую продолжительность мероприятия на 2-3 часа. В таком случае мы бы вернулись в Москву поздним вечером.

• Выбор транспорта

При выборе транспорта мы учитывали численность группы и особенности ее состава, поскольку участники были рассредоточены по разным локациям:

• коллеги из регионов — проживали в отеле Ibis;
• два VIP-гостя — отель Hayatt; 
• московские сотрудники «Агентства АВИА ЦЕНТР», которым не требовалось размещение в гостинице. 

Проанализировав точки выезда, мы сделали следующую разбивку:

• Первый автобус — полностью заполняется гостями, проживающими в отеле Ibis, и сразу отправляется в парк.
• Второй автобус — на 30% наполняется проживающими в Ibis (теми, кто не вошел в первую группу). Затем автобус совершает остановку у метро, чтобы забрать московских сотрудников, и уже после едет в парк.
• Микроавтобус — сначала забирает VIP-гостей из Hayatt, затем — руководителей из Ibis, после — направляется к «Патриоту».

Некоторые московские сотрудники решили добираться до парка на личных автомобилях. Им были направлены точные геолокации нужной парковки, чтобы они на месте присоединились к основной группе.

• Выбор гидов

Посещение музейного комплекса «Дорога Памяти» бесплатное. Однако при проведении экскурсии с гидом действуют особые условия: необходимо заранее забронировать точное время визита и прибыть строго к назначенному часу. Кроме того, требуется оплатить экскурсионную путевку — разрешение на проведение экскурсии для группы, численность которой не должна превышать 20 человек.

Исходя их имеющихся данных, мы наняли шесть гидов: пять русскоязычных и одного — двуязычного. Она одновременно рассказывала на английском для иностранного гостя и на русском — для остальных участников группы.

Три гида ехали с нами из Москвы — по одному на автобус, так что экскурсия началась сразу после отправления. По пути они рассказывали об истории музейного комплекса «Патриот» и его ключевых объектах.

Успех вопреки сложностям: экскурсия в условиях зимнего парка

Мы, организаторы мероприятия, выехали в парк «Патриот» заблаговременно, чтобы дождаться прибытия остальных автобусов. После того как все группы собрались, участники сначала посетили Храм (без сопровождения гидов), а затем направились в музей.

У экскурсий по музейному комплексу «Дорога Памяти» установлен временной лимит — гиды должны уложиться в 1,5 часа программы. В нашем случае не все гиды справились с поставленной задачей, что повлекло смещение тайминга. 

В зимний период экскурсии по музейному комплексу «Дорога Памяти» осложняются одним неудобством: отсутствует место для хранения верхней одежды. Поскольку вход и выход расположены в противоположных концах здания, организовать гардероб невозможно технически. В результате, посетители вынуждены носить одежду с собой на протяжении всей экскурсии, продолжительность которой составляет 1,5-2 часа.

На территории парка расположено несколько точек питания, но большинство из них — скромные кафе, не рассчитанные на большие группы. Для нашей многочисленной компании единственно-возможным вариантом стала столовая «Трапезная», располагающая двумя залами: основным — для индивидуальных посетителей, и отдельным — специально для организованных групп. Из плюсов отмечу крайне удобное расположение столовой, она находится прямо на выходе из музея. Что особенно порадовало нас в двадцатиградусный мороз. 

Формат обеда — туристический, меню — фиксированное, исключающее возможность выбора блюд. Администрация «Трапезной» продемонстрировала готовность к обратной связи: небольшие замечания по сервису были учтены моментально.    

Более того, администрация столовой пошла навстречу и внесла ряд небольших, но значимых для нас изменений в меню: майонезную заправку в салате заменили на масляную, а котлеты — настоящей армейской тушенкой.

После завершения обеда участникам было предоставлено свободное время, после чего группа организованно выехала обратно в Москву.