Цифровой финансовый архив в Directum RX: история проекта КАО «Азот»

Весь объем документооборота в ходе проекта был разделен на несколько блоков:

• договорные документы и спецификации, синхронизированные с учетной системой,
• входящие и исходящие документы, взаимодействие с контрагентами через Диадок, обмен бумажными документами,
• внутренний электронный документооборот, который также был разбит на отдельные блоки: внутреннее перемещение материалов, списание материалов, выполнение ремонтных работ и т.д.

При старте работ по каждому блоку сотрудники бухгалтерии и ИТ-службы КАО «Азот» формулировали ключевые требования, в том числе необходимый набор реквизитов документов, состав комплекта, требования к синхронизации, требований к порядку обработки и согласования документов.

Настройку регламентов процессов и доработку функциональности системы выполняли партнер и специалисты ИТ-службы КАО «Азот» совместно. Они работали по отдельным блокам внутреннего документооборота.

Далее сотрудники бухгалтерии провели предварительное тестирование функциональности и корректировки требований, а затем передали систему в опытную эксплуатацию всем участникам процесса.

Параллельно с реализацией финансового архива «Кемеровский Азот» выполнял масштабный проект перехода на налоговый мониторинг. Он включал большой объем методологической работы, доработку учетной системы Галактика ERP, классификацию первичных документов в разрезе справочника СПВДОК, в том числе в системе Directum RX.

Успешно провести проект внедрения финансового архива помогли:

• активное участие сотрудников бухгалтерии, которые были вовлечены в каждый этап процесса внедрения, начиная от проектирования и заканчивая тестированием, подготовкой пользовательских инструкций и запуском в промышленную эксплуатацию.
• консолидация и слаженная работа, а также высокая квалификация специалистов КАО «Азот» и ООО «Финансовые технологии».
• использование MVP при реализации каждого блока. Это дало возможность оперативно подготовить функциональность для тестирования и при необходимости оперативно формулировать уточненные требования.

Договорные документы

На предприятии настроены регламенты согласования договорных документов. Реализована интеграция с учетной системой: спецификации поставки и отгрузки (ПКП) автоматически подгружаются в процесс согласования в Directum RX.

После подписания документов система проверяет наличие оригинала, и затем документ становится доступным для выгрузки в налоговую витрину.

Входящие первичные документы

Первичный учет ведется в системе Галактика ERP, где:

• карточки документов создаются вручную или автоматически на основании данных Контур Диадок;
• первичные учетные документы связываются с договорными, а далее формируются приходные ордера.

Далее работа продолжается в Directum RX — выполняется подписание приходных ордеров, формирование комплекта документов (ордер, УПД или накладная/акт, транспортная или ж/д накладная, договор, спецификация).

Версии электронных документов автоматически подгружаются из Контур Диадок и связываются с карточками документов в Directum RX. Скан-копии бумажных документов могут поступать через ручной ввод и интеграцию с интеллектуальными сервисами обработки документов.

Исходящие первичные документы

Работа также начинается в учетной системе. Там формируются карточки накладных на отгрузку и актов выполненных работ. Далее документы выгружаются в Диадок и Directum RX.

В Directum RХ формируются карточки первичных документов и связанных комплектов. На этом этапе используется ИИ-сервис, который помогает быстро перенести в систему сканы транспортных и железнодорожных накладных, деклараций на товары, сканов подписанных накладных/актов (в случае бумажных документов).

Контроль полноты комплектности документов

Проверка комплектности первичных документов происходит автоматически с помощью отдельного справочника, в котором для каждого типа задан обязательный состав комплекта.

Например, при поступлении материалов автотранспортом система требует наличие оригинала накладной, подписанного приходного ордера и оригинала транспортной накладной. На основе этих критериев устанавливается состояние комплекта в карточке документа.

Для оперативного контроля предусмотрены отчеты, которые отражают все неполные комплекты: они формируются автоматически и доступны бухгалтерам для устранения расхождений.

Если комплект полный, документы становятся доступными для выгрузки в налоговую витрину — хранилище, где налоговые органы получают доступ к подтверждающим данным по операциям.

Интеллектуальная обработка документов

Объем бумажных первичных документов в КАО «Азот» может достигать 90 тыс. экземпляров в месяц. Чтобы снизить трудозатраты на их обработку, предприятие использует возможности искусственного интеллекта.

После сканирования документ поступает в службу захвата (DCS) и автоматически направляется в интеллектуальный сервис Ario. Он запускает преднастроенный сценарий: скан анализируется, распознается и прикрепляется либо к существующей карточке документа, либо, в случае ошибки, — создает новую карточку в специальной папке финансового архива для верификации.

Для такой эффективной работы с документами потребовалось предварительное обучение искусственного интеллекта. Оно включало четыре ключевых этапа:

1. Создание собственного классификатора из-за большого числа специфических документов, не охваченных стандартными наборами.
2. Первичное и повторное обучение классификатора на базе 800 типовых документов.
3. Обучение распознаванию табличных частей, которое было особенно важно для входящих УПД.
4. Масштабирование. Из-за высокой нагрузки Ario был вынесен на отдельный сервер.

Автоматическое извлечение данных

Сервис Ario выделяет из документа ключевые реквизиты: номер, дату, ИНН и наименование контрагента. Первоначально поиск выполнялся по ИНН и КПП, затем, если совпадений не находили, — только по ИНН, а в крайнем случае — по наименованию контрагента. После этого среди найденных документов отбираются те, которые соответствовали указанным дате и номеру.

Если Ario не находит нужную карточку или сталкивается с дублированием, документ попадает в папку ошибок. В интерфейсе бухгалтер сразу видит причину. Например, дату, которую не получилось распознать или наличие нескольких карточек с одинаковыми реквизитами.

Далее специалист может вручную связать документ с необходимой карточкой. При этом система предлагает для выбора только те документы, которые удовлетворяют распознанным полям.