Почему собственнику и финансисту важно разговаривать на одном языке

Еще несколько лет назад не все предприниматели знали, что такое управленческий учет. К счастью, сегодняшние реалии сильно изменились, и уже норма добавлять в штат или на аутсорсе финансового директора, собирать управленческую отчетность, понимать эту отчетность и принимать на ее основе своевременные управленческие решения.

Но возникла другая сложность: несмотря на все большее количество различных финансистов, не все из них могут разговаривать с предпринимателями на одном языке.

Почему это так важно

Представьте ситуацию: вы что-то не поняли, но постеснялись спросить. В итоге — неясно, что делать дальше. У меня такие случаи раньше были часто, пока я не научилась задавать вопросы, пока не добьюсь ясности.

И тут многое зависит от того, как мы, как финансисты, преподнесем информацию, какие термины мы будем использовать. Чтобы не получилось, что приходя на внедрение управленческого учета, финансист все рассказал, показал, отчеты собрал и ушел, а предприниматель после сдачи отчетов больше ими не пользуется, потому что он не понял и не смог спросить.

Главная проблема: финансисты часто используют сложные термины, а их речь напоминает «птичий язык». Например:

«Рентабельность по маржинальной прибыли за 3 квартал выросла на 5,3 процентных пункта...» Результат? Глаза предпринимателя гаснут, а в голове — недоумение: «Что это значит и как применить на практике?».

Предприниматель — не просто слушатель

Если собственник молчит или кивает, это не значит, что он все понял. Возможно, у него просто нет вопросов. А задача финансиста — понять, почему вопросов нет.

У предпринимателя самый ценный ресурс — время. Он совмещает десятки ролей:

• Управляющий бизнесом,
• Директор по развитию,
• ИТ-директор (часто)…

а еще на нем контроль всех и вся: подбор персонала, работа бухгалтерии, закуп товара, ну а про отделы продаж и маркетинга и говорить не приходится — собственник погружен туда полностью.

И вот он находит «окно» в своем плотном графике и ждет помощи: быстро, понятно, по делу. Ему не нужны специфические термины, сложные коэффициенты и многоуровневые диаграммы — только ясность, как цифры влияют на чистую прибыль.

Ведь не стоит забывать, что по определению «Предпринимательская деятельность — это самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг физическими или юридическими лицами, зарегистрированными в установленном законом порядке». И финансист выстраивает систему учета не ради красивых таблиц и графиков, а ради увеличения этой самой прибыли.

Как сделать сотрудничество эффективным

В ходе работы по внедрению управленческого учета финансист не только выстраивает архитектуру управленческого учета, но и обучает собственника принципам ведения управленческого учета с учетом особенностей конкретного бизнеса. В моей практике в ходе каждого внедрения управленческого учета мы разбираем, зачем мы это все делаем: для чего служит тот или иной отчет, что полезного и важного для бизнеса мы можем там увидеть, как цифры в отчете влияют на прибыль, на какую метрику стоит обратить внимание в первую очередь.

1. Объяснять, а не просто рассказывать

• Зачем нужен каждый отчет?
• Что в нем важно для бизнеса?
• Как метрики влияют на прибыль?

В моей практике все встречи по внедрению происходят в режиме онлайн с записью. Таким образом, когда закончится работа по внедрению, у собственника останется в записи пошаговая работа по выстраиванию учета именно в его бизнесе и он сможет передать запись новому ответственному за управленческий учет в его компании и сэкономить время на обучении нового сотрудника.

2. Оставлять материалы для повторения

Это помогает собственнику:

• Вернуться к информации позже,
• Обучить нового сотрудника без лишних затрат времени.

Лайфхак: как узнать, пользуется ли собственник собранными отчетами. Сразу по окончании внедрения назначьте бесплатную встречу с собственником через месяц. Месяц — как раз оптимальное время, чтобы в компании самостоятельно собрали все отчеты, чтобы «переварили» полученную информацию и сформировали перечень вопросов, а они обязательно будут. И тогда проделанная вами работа точно не будет «положена в стол», а будет востребована и полезна.

3. Проверять, работает ли система

Через месяц после внедрения назначьте бесплатную встречу. За это время:

• Компания соберет отчеты самостоятельно,
• «Переварит» информацию,
• Сформирует вопросы (а они будут!).

Разрешите собственнику задавать вам вопросы в чате, если даже после этой встречи они у него появятся. В моей практике только каждый 10 собственник пользуется этой опцией, поэтому не бойтесь, что вас «завалят» вопросами.

4. Быть на связи. Разрешите предпринимателю писать в чат, если вопросы останутся.

Из практики:

Собственник обратился ко мне по вопросу внедрения управленческого учета на базе одного известного сервиса. Стояла задача внедрить два отчета: отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках. Собственник в разговоре был напряжен, отвечал сухо и неохотно.

В ходе беседы выяснилось, что он уже обращался к финансистам с такой задачей, но результата не получил, потому что не нашел общего языка со специалистами по внедрению.

Мы провели диагностическую встречу, на которой уточнили ожидания собственника, разобрали на каком этапе внедрение остановилось и что нужно доделать.

Во время разговора я шутила, чтобы снять напряжение, говорила, что он теперь не один, что вместе мы справимся, что все получится. Обещала настроить процессы так, чтобы после моего ухода он мог работать самостоятельно. Объясняла, что не брошу внедрение на полпути: мы будем работать до результата и дальше я буду его поддерживать до уверенной работы в сервисе.

Он согласился начать сотрудничество со мной. За 2 месяца мы прошли весь путь. Собственник научился собирать отчеты самостоятельно, анализировать их и видеть в цифрах помощь для принятия решений. И как ни странно, оказался очень позитивным человеком с отменным чувством юмора, просто ему нужно было довериться новому специалисту.
Финансист и предприниматель — союзники. Говорите на одном языке, и бизнес станет прозрачнее, а прибыль — выше.