Аутсорсинг бухгалтерского учета: барьеры и пути к зрелости рынка

В развитых экономиках аутсорсинг бизнес-функций — давняя норма. Бухгалтерия, кадровый учет, ИТ-сопровождение и прочие непрофильные направления там принято отдавать внешним специализированным фирмам, чтобы бизнес сосредоточился на основном. В США и Европе, по разным оценкам, от 70% до 85% компаний используют внешних подрядчиков для ведения финансового учета. Проще говоря, подавляющее большинство западных предпринимателей даже не думают держать бухгалтера в штате — они сразу заключают договор с аутсорсинговым сервисом или бухгалтерской фирмой. Причины понятны: во-первых, так дешевле и эффективнее, во-вторых, надежнее с точки зрения качества (ведь провайдер несет ответственность и объединяет опыт многих специалистов).

Почему же в России этот процесс идет медленнее? Исторически у нас был невысок уровень доверия к сторонним сервисам в финансах — сказывались и советское наследие, когда каждый завод имел огромный бухгалтерский отдел, и банальный психологический момент «хочешь сделать хорошо — сделай сам». Кроме того, бизнес-среда в России долгое время отличалась нестабильностью и ручным решением вопросов, что подталкивало держать своего «ручного» бухгалтера для оперативного взаимодействия с проверяющими. Однако ситуация меняется: с каждым годом правила игры становятся более понятными, электронные технологии упрощают взаимодействие с налоговыми органами, и преимущества аутсорсинга перевешивают. Эксперты отмечают, что доверие к компаниям-аутсорсерам бухгалтерских услуг в нашей стране постепенно растет. Все больше собственников убеждаются на практике, что внешний партнер способен работать не менее надежно, чем штатный сотрудник. К тому же подросло новое поколение предпринимателей, которые изначально открыты к новому и перенимают лучшие практики ведения бизнеса.

Еще один важный фактор — согласованность интересов. Хорошая аутсорсинговая компания заинтересована в успехе вашего бизнеса ничуть не меньше, чем вы сами. Почему? Потому что ее выручка напрямую зависит от объема работы для вас, от длительности сотрудничества, от вашей готовности рекомендовать ее услуги коллегам. Проще говоря, растет ваш бизнес — растет и аутсорсер. В то время как наемный бухгалтер не имеет такого стимула (его зарплата фиксирована, и при росте компании у него скорее добавится нагрузка, чем выгода). Именно поэтому во многих западных фирмах внешние провайдеры рассматриваются как стратегические партнеры, которые помогают компании масштабироваться. Российским собственникам тоже важно осознать: хороший аутсорсер будет заинтересован в вашем росте и предложит решения, помогающие ему. Например, может подсказать, как структурировать сделки, перестроить денежные потоки в группе компаний для законной оптимальной налоговой нагрузки. Это поможет не только сэкономить средства, но и минимизировать риски, защитить активы.  Или предложит внедрить управленческую отчетность для поиска узких мест, что тоже приведет к росту бизнеса. Такая синергия выгодна обеим сторонам.

Конечно, на пути массового перехода на аутсорсинг в России остаются определенные барьеры — ментальные и организационные. Но, учитывая международную практику и накопленный положительный опыт отечественных компаний, эти барьеры постепенно разрушаются. Аутсорсинг бухгалтерии из разряда смелых экспериментов переходит в разряд лучших практик управления бизнесом.

От успеха выбора во многом зависит, оправдаются ли ожидания собственника. При подборе аутсорсинговой бухгалтерской компании рекомендуется обратить внимание на следующие моменты:

• Репутация и опыт. Изучите, сколько лет компания на рынке, с какими клиентами работает, есть ли кейсы в вашей отрасли. Отзывы реальных клиентов — лучший индикатор. Надежные фирмы обычно не скрывают действующих клиентов и могут предоставить рекомендации. Если ваш бизнес, скажем, в сфере торговли или агропрома, найдите аутсорсера, который уже обслуживает торговые сети или сельхозпредприятия — так вы убедитесь, что он знаком с отраслевой спецификой.
• Квалификация команды. Узнайте, кто непосредственно будет вести ваши счета. Хорошо, если это не новичок, а целая команда специалистов разного профиля (главбух, бухгалтер-операционист, налоговый консультант, юрист, специалист по кадрам, финансовый аналитик и т.д.). Поинтересуйтесь, как в компании происходит обучение сотрудников, следят ли они за изменением законов, проходят ли курсы, тестирование и аттестацию. Постоянное обучение — признак высокого профессионализма фирмы. 
• Наличие материальной ответственности. Проверьте, что в типовом договоре прописана ответственность аутсорсера за ошибки, размер возмещения штрафов и убытков. Солидные компании, как правило, фиксируют лимит ответственности и сумму возможной компенсации. 
• Прозрачность ценообразования. Запросите коммерческое предложение и убедитесь, что в нем понятная схема расчета цены. Лучше, когда стоимость услуг привязана к объективным показателям — объему операций, документообороту, выручке и пр., и оговаривается, что при существенном изменении этих показателей цена может быть пересмотрена. 
• Договор и SLA. Внимательно изучите проект договора об обслуживании. Там должны быть четко прописаны все услуги, сроки, форматы взаимодействия, меры ответственности, порядок обмена документами. Хорошо, если предусмотрены SLA (Service Level Agreement) — например, максимальное время ответа на запрос, периодичность встреч, возможность экстренной связи. Все эти нюансы важны для комфортной совместной работы и свидетельствуют о зрелости бизнес-процессов исполнителя.
• Технологичность и безопасность. Высокий технологический уровень означает, что ваш партнер не потеряет данные и сможет эффективно взаимодействовать онлайн, что особенно актуально, если бизнес распределен по разным регионам (например, Центральная Россия и Южный Федеральный Округ) или вы часто находитесь вне офиса.
• Физическое присутствие и масштаб. Хотя учет можно вести удаленно, наличие офиса и официального статуса говорит о серьезности компании. Если планируется работа с бумажными документами или требуется выезд специалиста, удобнее, когда аутсорсер имеет представительство в вашем регионе. Крупные игроки зачастую открывают филиалы по стране, либо работают по хорошо отлаженной дистанционной схеме. Здесь выбор зависит от ваших предпочтений: кому-то критично лично видеть бухгалтера каждую неделю, а кто-то готов все передавать через электронный документооборот. В любом случае убедитесь, что потенциальный партнер располагает достаточными ресурсами (персоналом, инфраструктурой) для обслуживания вашей компании.
• Важно быть частью команды. Для многих клиентов очень важно, чтобы специалисты, работающие на аутсорсе, были частью команды, участвовали в разработке стратегии, отслеживали (контролировали) выполнение намеченных планов, понимали деловые цели, особенности бизнеса, работали с минимизацией рисков. 

Составив своего рода чек-лист по этим пунктам, вы сузите круг до 2 — 3 кандидатур, после чего имеет смысл провести личную или онлайн-встречу. На встрече оцените, насколько представители компании внимательны к вашим вопросам, понимают ли специфику вашего бизнеса, предлагают ли конкретные решения. Хороший аутсорсер будет выявлять ваши потребности и «боли», а не просто продавать стандартный прайс. Не стесняйтесь задавать острые вопросы про ответственность, конфиденциальность, опыт в отрасли — по реакции собеседников можно многое понять. В итоге цель — выбрать партнера, которому вы доверите одну из самых важных функций бизнеса.