Тендерные ловушки: как предприниматели теряют миллионы, и что их спасает

Работа с тендерами кажется привлекательной для предпринимателей: стабильные госзаказы, понятные правила участия, возможность заработать на крупных проектах. Но реальность часто оказывается сложнее ожиданий. Начинающие предприниматели, даже пройдя дорогостоящее обучение, сталкиваются с финансовыми ловушками, которые могут привести к серьезным потерям.

Тендерный бизнес — это не лотерея, а четкий расчет. Выиграть тендер — лишь начало. Главное — не превратить победу в финансовый крах. Успешные предприниматели не надеются на авось — они считают, планируют и управляют. Если у вас есть система учета, финансовая дисциплина и понимание, как устроен тендерный механизм — вы не просто выживете, вы заработаете. Подходите к каждому проекту как к инвестиции: с анализом, оценкой рисков и понятной моделью прибыли. Тогда тендеры станут для вашего бизнеса стабильным источником роста, а не причиной убытков и кассовых разрывов.

В этой статье я расскажу о типичных ошибках, с которыми сталкивалась в своей практике финансового директора, поделюсь историями из опыта работы с клиентами и дам советы, как избежать этих проблем.

Кейсы из практики: как ошибки превращают проекты в убыточные

Кейс 1: Неучтенные проценты превращают тендер в вызов

Мой клиент выиграл тендер на ремонт школы. Для выполнения контракта нужно было закупить строительные материалы, нанять бригаду рабочих и оплатить налоги (страховые взносы и НДФЛ). Однако суть проблемы в том, что заказчик выплачивает деньги только после сдачи объекта.

У клиента не было свободных средств для покрытия расходов, поэтому он обратился за деньгами к частным инвесторам, которые предложили займ под 5% в месяц (60% годовых). Это обычная практика-частные инвесторы дают займы под 3%-5% в месяц. При подаче заявки клиент не учел, сколько месяцев потребуется для выполнения контракта и какие проценты придется платить. В результате после всех расчетов проект оказался убыточным.

Основная ошибка — отсутствие финансовых расчетов по тендеру, в которых учитываются все возможные расходы, включая стоимость привлечения заемных средств.

Кейс 2: Непредвиденные обстоятельства и финансовые сложности

Другой клиент выиграл крупный тендер на благоустройство дорог в Воронежской и Ростовской областях. Проект был рассчитан на несколько месяцев, но в процессе реализации возникли непредвиденные обстоятельства:

• Плохие погодные условия.
• Задержка поставок материалов.
• Перекрытие дорог, связанное с ситуацией вокруг ЧВК «Вагнер».

Эти факторы привели к срыву сроков. Заказчик приостановил выплаты, и клиенту пришлось привлекать более 5 млн. рублей у разных частных инвесторов, чтобы расплатиться по уже существующим займами. Проценты по некоторым новым займам были 300% годовых ( многие инвесторы отказали), что привело к значительным финансовым потерям.

Кейс 3: Ремонт школы и дорогие уроки предпринимателя

Один из моих клиентов выиграл тендер на ремонт школы. Задача была выполнена в срок: строительные работы завершены, акт выполненных работ отправлен на согласование. На первый взгляд, проект прошел успешно, но реальность оказалась совсем другой.

Школа долго не принимала объект, ссылаясь на необходимость дополнительной проверки качества работ. В результате заказчик обнаружил серьезные недочеты: некачественное напольное покрытие, проблемы с кровлей...

Предпринимателю пришлось за свой счет устранять все выявленные недостатки. Это потребовало дополнительных затрат на закупку материалов, привлечение рабочей силы и оплату сопутствующих расходов. К тому же сроки сдачи проекта затянулись, а оплата от заказчика откладывалась.

В итоге клиент не только потратил больше денег, чем планировал изначально, но и оказался в затруднительном финансовом положении. Чтобы покрыть расходы, он был вынужден взять займ под высокий процент у частного инвестора. Проект, который изначально казался прибыльным, стал источником финансовых трудностей.

Почему это произошло?

• Экономия на начальном этапе. Предприниматель выбрал более дешевые материалы и рабочих без должной квалификации, чтобы сократить расходы. Это привело к снижению качества работ.
• Отсутствие резерва на исправление ошибок. Финансовые расчеты тендера не предусматривали возможность доработки за счет предпринимателя.
• Непонимание требований заказчика. На этапе подготовки проекта не было уделено должного внимания согласованию стандартов качества, предъявляемых заказчиком.

Выводы и уроки из кейса:

1. Не экономьте на качестве. Использование дешевых материалов и некомпетентных подрядчиков может привести к дополнительным расходам на устранение дефектов, затягиванию сроков выполнения работ и потере репутации в глазах заказчиков.
2. Согласуйте требования заранее. Перед началом работ уточните все детали проекта и требования заказчика к качеству. Это поможет избежать доработок.
3. Заложите резерв на непредвиденные расходы. Даже если проект кажется простым.
4. Контролируйте процесс выполнения работ. Регулярные проверки качества на каждом этапе помогут минимизировать риск выявления недочетов на финальной стадии.

Основные ошибки предпринимателей в тендерном бизнесе

На основе этих и других примеров я выделила несколько типичных ошибок, которые допускают предприниматели в тендерной сфере:

1. Отсутствие полного расчета тендера

Многие предприниматели учитывают только прямые расходы: материалы, зарплаты, налоги. Но при этом забывают включить:

• проценты по займам;
• стоимость банковской гарантии;
• комиссии тендерных площадок;
• услуги банков и прочие накладные расходы.

2. Игнорирование управленческого учета

Часто предприниматели не ведут полноценный финансовый учет, не знают, сколько зарабатывают чистыми, и не понимают, какие проекты действительно прибыльные.

Управленческий учет помогает избежать кассовых разрывов, своевременно реагировать, решать и предвидеть финансовые проблемы. Эффективный бизнес возможен только тогда, когда вы опираетесь на четкие цифры, регулярно анализируете управленческую отчетность и принимаете решения на основе этих данных.

3. Использование личных карт для оплаты расходов

Когда предприниматели оплачивают расходы по тендеру с личных карт, они теряют возможность правильно учитывать затраты. Это приводит к путанице, из-за которой некорректно рассчитывается прибыль.

4. Некорректное оформление займов

Часто займы у инвесторов оформляются без четких условий, что приводит к просрочкам и дополнительным расходам.

5. Недостаточная проработка условий договоров с поставщиками и заказчиками

Поставщики часто требуют 100% предоплаты, особенно если это новые контрагенты. Заказчики же работают по постоплате. Это создает разрыв, который предприниматели вынуждены закрывать за счет заемных средств под высокие проценты.

6. Отсутствие проверки контрагентов

В моей практике были случаи, когда клиенты переводили деньги мошенникам, а затем были вынуждены повторно оплачивать поставку реальному поставщику, чтобы вовремя исполнить контракт и не попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Использование сервисов проверки контрагентов поможет уберечь от подобных ситуаций.

7. Множество расчетных счетов и карт

Большое количество счетов и карт увеличивает расходы на банки и создает путаницу в учете. У одного из моих клиентов в начале нашей работы было 19 расчетных счетов, но после оптимизации их количество сократилось до 3, что упростило управление.

8. Неправильное управление денежными потоками

Создание «кубышек» при наличии кассовых разрывов не решает проблему, а лишь усложняет контроль за финансами.

9. Риск попадания в реестр недобросовестных поставщиков (РНП)

Есть несколько причин попадания в этот реестр. Последствие-нельзя будет участвовать в госзакупках 2 года.

Советы для успешного управления финансами в тендерах

Чтобы избежать этих ошибок, предпринимателям стоит следовать следующим рекомендациям:

1. Делайте финансовые расчеты тендера

   Учитывайте все возможные расходы: прямые и накладные. Заложите в расчет банковские гарантии, проценты по займам и риски, связанные с затягиванием сроков.

2. Внедрите и ведите управленческий учет

   Отчет о прибылях и убытках покажет сколько зарабатывает бизнес, какие проекты выгодны, а какие нет. Отчет о движении денежных средств покажет куда уходят деньги. Платежный календарь позволит предупреждать кассовые разрывы. Управленческий баланс покажет где деньги. Они могут быть в деньгах, товаре, дебиторке, основных средствах…Управленческая отчетность также дает ответ сколько денег можно вывести «на себя».

3. Минимизируйте использование личных карт

   Разделяйте финансы бизнеса и личные средства. Это упрощает учет и анализ.

4. Оформляйте займы корректно

   Составляйте договоры с четкими условиями, сроками возврата и процентами.

5. Проверяйте контрагентов

   Используйте платные сервисы для проверки поставщиков и заказчиков, чтобы избежать мошенничества. Прописывайте все условия по своевременной поставке.

6. Оптимизируйте банковскую инфраструктуру

   Сократите количество расчетных счетов и выберите банки с низкими комиссиями.

7. Создавайте финансовые резервы

   Заложите в бюджет непредвиденные расходы: задержки поставок, погодные условия или форс-мажорные обстоятельства.

8. Контролируйте процесс выполнения работ

   Регулярные проверки качества на каждом этапе помогут минимизировать риск выявления недочетов на финальной стадии.

Вывод:

Тендеры — не рулетка, где все решает удача. Это стратегическая игра, где выигрывает тот, кто считает каждый рубль, проверяет каждый договор и держит руку на пульсе финансов. Внедрите управленческий учет сегодня — и завтра вы не будете гадать, куда ушли деньги. Проверяйте контрагентов — это дешевле, чем судиться с мошенниками. Закладывайте резервы — они станут вашей подушкой безопасности, когда заказчик задержит оплату. 

И помните: прибыльный тендер начинается не с победы в закупке, а с честного ответа на вопрос: «А что, если…?» Практика показывает: бизнес, который готов к худшему сценарию, всегда получает лучший результат.

Тендерный бизнес может быть прибыльным, если подойти к нему с умом. Главные враги начинающих предпринимателей — недостаточная подготовка и ошибки в расчетах. Финансовое планирование и управленческий учет помогут не только избежать убытков, но и превратить тендеры в надежный источник дохода.

Надеюсь мои рекомендации, основанные на практике, помогут вам избежать ошибок и укрепить финансовую стабильность вашего бизнеса.