Платить нельзя уволить: новые реалии налогового учета и бизнес-управления

Перед лицом возросшего налогового контроля и участившихся трудовых споров многие компании оказались в ситуации сложного выбора. О том, как легализовать выплаты, не теряя управляемости командой, рассказывает ведущий бухгалтер ООО «БЭСТ ПЛЮС», предприниматель с многолетним стажем Татьяна Моисеенко.

— Татьяна, как ведущий бухгалтер, Вы в курсе всех последних изменений. Что является главным вызовом для бизнеса в сфере отчетности за последние годы?

— Ключевой вызов — это переход ФНС к комплексному автоматизированному контролю. Период использования серых схем и номинальных компаний остался в прошлом — инспекция выстроила эффективную систему контроля за НДС. Сейчас внимание сместилось на доходы физических лиц. Запущенная в 2021 году система АСК «Доходы» делает процесс проверки непрерывным и системным. Она анализирует всю отчетность (6-НДФЛ, РСВ, 2-НДФЛ) и выявляет компании, где средняя зарплата ниже МРОТ или отраслевых показателей. Теперь не нужно ждать выездной проверки — алгоритм самостоятельно формирует списки для приглашения на комиссию.

— Многие предприниматели осознают необходимость легализации ФОТ, но опасаются сложностей, связанных с соблюдением Трудового кодекса. Что их пугает больше всего?

—Их пугает потеря инструментов управления. Возникает парадокс: компания переходит на официальные выплаты, но обнаруживает, что не может эффективно влиять на производительность. Запрещены денежные штрафы, невозможно произвольно лишить премии более чем на 20%, а процедура увольнения за неэффективность крайне сложна. Особенно остро это ощущается с удаленными сотрудниками, где контроль объективно усложнен. И основной страх — это грамотные токсичные сотрудники, которые при попытках дисциплинарного воздействия обращаются с жалобами в прокуратуру и Трудинспекцию, зная свои права.

— Вы упомянули «грамотных токсичных сотрудников». Можно ли как-то обезопасить бизнес от таких рисков на этапе найма?

— Полностью исключить риск сложно, но можно его существенно снизить. Ключ — в грамотно выстроенном кадровом делопроизводстве. Речь не только о трудовом договоре. Необходимы детальные должностные инструкции, положения о премировании, где четко, измеримо и выполнимо прописаны все KPI. Если задача не зафиксирована документально и не доведена до сотрудника под подпись, доказать ее невыполнение в суде будет крайне сложно. Наша практика показывает, что выстроенная система документов дает руководителю законные рычаги управления.

— Что ждет компанию, получившую приглашение на комиссию в ФНС по итогам работы системы АСК «Доходы»?

—Это серьезный сигнал, который нельзя игнорировать. На комиссии от предпринимателя будут ждать аргументированных объяснений. Почему зарплата низкая? Это сезонность? Финансовые трудности? Или же речь идет о неофициальных выплатах? Как правило, налоговики не ограничиваются беседой. Следующим шагом с высокой вероятностью станет внеплановая выездная проверка, в рамках которой детально изучат и кадровые документы, и расчеты с сотрудниками. При выявлении нарушений последуют доначисления, штрафы и пени. Учитывая, что с 2021 года прошло достаточно времени, у ФНС есть все основания для проверки этого периода.

— Есть ли, на Ваш взгляд, отрасли или типы бизнеса, которые находятся в зоне особого риска?

— Безусловно. В первую очередь, это сферы с традиционно высоким уровнем неформальной занятости: розница, общепит, строительство, IT (особенно с учетом применения пониженных тарифов страховых взносов, которые требуют правильного оформления), а также малый и средний бизнес с высокой долей непостоянного персонала или работающий по договорам ГПХ. Рискуют и компании, которые формально платят белую зарплату на уровне МРОТ, а остальное — неофициально. Система легко вычисляет такие случаи по соотношению ФОТ и численности.

— Какой главный совет Вы могли бы дать бизнесу, который хочет легализовать выплаты, но боится роста расходов и трудовых конфликтов?

— Главный совет — подходить к вопросу системно. Не просто «поднять» оклады в ведомости, а провести полный аудит трех направлений: 1) Налоговой отчетности и расчетов с бюджетом; 2) Кадрового делопроизводства; 3) Системы мотивации и оценки персонала. Задача — превратить зарплату из источника рисков в инструмент управления. Да, налоговая нагрузка возрастет, но Вы получаете чистоту перед законом, снижаете репутационные риски и возможность выстраивать долгосрочные отношения с лояльными сотрудниками. Именно в такой комплексной работе мы видим свою экспертную ценность.

 — Можете ли Вы привести пример из практики, как компании удалось успешно пройти этот путь легализации?

— Безусловно. Один из наших клиентов, небольшая IT-студия, столкнулся с тем, что прежняя схема работы стала рискованной. Мы начали не с резкого повышения окладов, а с ревизии всех договоров ГПХ и приведения их в соответствие с характером отношений. Затем разработали прозрачное положение о премировании, где бонусы были привязаны к конкретным измеримым результатам. Это позволило легально стимулировать эффективных сотрудников и законно не выплачивать премию тем, кто не выполнял KPI. Когда компания получила уведомление из ФНС, у нее был на руках полный пакет документов, подтверждающий соответствие зарплаты рыночным показателям и прозрачность системы оплаты труда. В результате визит на комиссию завершился конструктивной беседой без применения санкций.

— Как удаленная работа повлияла на риски, связанные с кадровым администрированием?

— Удаленный формат многократно усилил значимость документального сопровождения трудовых отношений. Когда нет офисного контроля, вся работа должна строиться на доверии, подкрепленном документами. Мы рекомендуем клиентам внедрять системы постановки и принятия задач (через CRM, электронную почту с подтверждением), которые интегрируются с положением о премировании. Каждая задача, ее дедлайн и критерии выполнения должны быть зафиксированы. Это не только дисциплинирует команду, но и создает надежную доказательную базу на случай возможных разногласий.

— Насколько критична сейчас правильная классификация договоров ГПХ и трудовых?

— Это один из самых значимых вопросов. Проверяющие органы научились эффективно выявлять мнимые договоры ГПХ, когда по факту выстраиваются трудовые отношения. Основные критерии — регулярность выплат, подчинение внутреннему распорядку и характер задач. Если суд переквалифицирует такой договор в трудовой, компанию ждут доначисления страховых взносов, штрафы и обязанность выплатить отпускные и компенсации. Правильнее изначально оценить реальный характер отношений и оформлять их в соответствии с законодательством.

— В контексте легализации ФОТ, на что обратить внимание при увольнении сотрудника?

—Процедура увольнения — это финальный этап, где проверяется прочность всей кадровой системы. Основание для увольнения должно быть подтверждено документами: актами, служебными записками, итогами оценки KPI, с которыми сотрудник был ознакомлен. Обязательно нужно запрашивать письменные объяснения от сотрудника. Любое отклонение от процедуры, предписанной ТК РФ, делает увольнение незаконным. При возникновении спора суд будет изучать именно корректность документального сопровождения.

— С какими неочевидными сложностями сталкивается бизнес при переходе на полную легальность?

— Помимо роста налогов и сложностей с увольнением, наиболее значительной трансформации подвергается управленческая культура. Руководители среднего звена привыкли к определенным методам воздействия, которые в правовом поле не работают. Это требует их переобучения и внедрения новых систем планирования. Второй аспект — рост административной нагрузки на бухгалтерию и HR. Третий — необходимость изменения подхода к персоналу, когда компания должна выстраивать отношения в строгом соответствии с нормами закона, даже с неэффективными, но юридически подкованными сотрудниками.

— Как Вы оцениваете будущее регулирования в этой сфере? К чему бизнесу стоит готовиться?

— Мы ожидаем дальнейшего развития и усложнения систем контроля. Данные из различных источников — банковские операции, сведения о госзакупках — будут все больше интегрироваться в единую систему анализа. Вероятно появление новых маркеров для проверки, например, более детальный анализ соответствия расходов сотрудников их официальным доходам. Бизнесу стоит готовиться к тому, что прозрачность и юридическая чистота станут не просто конкурентным преимуществом, а обязательным условием устойчивого развития. Компании, которые уже сейчас инвестируют в выстраивание корректных отношений с сотрудниками и государством, окажутся в более выигрышной позиции.