Как выбрать поставщика спецодежды: практические советы

Что нужно знать перед выбором поставщика спецодежды

Правильный выбор спецодежды — это не просто покупка качественной униформы. Это еще и вопросы обслуживания, стирки, ремонта и дальнейшей утилизации. Мы рассмотрим ключевые моменты, которые помогут компаниям при выборе поставщика спецодежды:

• как определять потребности бизнеса;
• как оценить предложения рынка;
• какие условия сотрудничества (сроки поставки, гарантийные обязательства и пр.) должны стать основой договора;
• на что обратить внимание при подписании контракта.

Определение потребностей компании в спецодежде

Первое, что следует учесть, — это наличие вредных и опасных производственных факторов. Например, работа в условиях повышенной температуры может потребовать термостойкой спецодежды, а контакт с химическими веществами — защитной одежды из специальных материалов. Также важно учитывать такие факторы, как влажность, пыль, шум, вибрация и многое другое. Условия труда оказывают прямое влияние на выбор типа спецодежды. Если сотрудники работают на открытом воздухе, им потребуется одежда, защищающая от осадков и ветра. Для работ в замкнутых пространствах могут понадобиться средства защиты органов дыхания и зрения. Важно также учитывать сезонность: летняя и зимняя спецодежда имеют разные характеристики и материалы. Иногда требуется сигнальная форма, обеспечивающая видимость людей в условиях темного времени суток. Логотип компании на спецодежде также может быть полезным элементом, повышающим узнаваемость бренда и создающим корпоративный имидж.

Спецодежда должна соответствовать установленным нормам и стандартам. В России действуют различные ГОСТы и технические регламенты Таможенного союза (ТР ТС), регулирующие качество и безопасность. Кроме того, существуют отраслевые стандарты, которые также необходимо учитывать. Начиная с 2025 года работодателям необходимо руководствоваться новыми Правилами обеспечения работников СИЗ, утвержденными приказом Министерства труда РФ от 29 октября 2021 года № 766н. Помимо этого, с 1 января 2025 года был введен Единый типовой норматив выдачи. Эти документы содержат детальные указания относительно того, какую одежду следует использовать для разных видов профессиональной деятельности и рабочих условий. Нарушение требований может привести к штрафам и другим неприятным последствиям.

После определения необходимого типа спецодежды следующим шагом станет расчет количества комплектов и их размеров. Это зависит не только от численности персонала, частоты замены одежды и условий эксплуатации, но еще и от такого фактора как текучесть кадров: спецодежда уволенного сотрудника может не подойти по размеру новому работнику, поэтому важно будет предусмотреть запас с вариантами размеров. 

По каким критериям выбирать поставщика спецодежды

На то, как найти и выбрать поставщика спецодежды, влияет целый ряд моментов. Что действительно важно? 

Качество продукции. Прежде всего, посмотрите на сертификаты соответствия. Они гарантируют, что спецодежда отвечает всем необходимым стандартам. Без этих документов нельзя быть уверенным в безопасности и долговечности изделий. Материалы, из которых сделана спецодежда, должны быть прочными, устойчивыми к воздействию внешних факторов, таких как вода, грязь, химические вещества. Качество пошива и фурнитуры — еще один значимый момент. Плохие швы, слабые застежки и т. п. могут стать причиной быстрого износа спецодежды. Это значит, что придется быстро докупать новые комплекты — а это внеплановые затраты.

Репутация и опыт поставщика. Сколько лет компания работает на рынке? Время — лучший индикатор опыта. Те, кто давно занимается спецодеждой, знают не только все о тканях и крое, но и нюансы законодательства для конкретных отраслей. Живой источник информации — отзывы. Если сотрудничеством довольны разные по размеру и отраслям компании, значит, поставщик умеет работать с различными типами клиентов, справится и с вашей спецификой, даже если с этой отраслью еще не работал. 

Еще одно подтверждение надежности — масштабные производственные предприятия. Им требуется много униформы, и самых разных типов, а договоры, например аренды спецодежды, обычно заключаются на несколько лет. Положительный отзыв от таких игроков рынка — доказательство компетентности даже при работе в сложных условиях тендеров и меняющихся рынков. Но портфолио тоже стоит изучить. Оно покажет, с какими проектами работал поставщик и какого уровня решения он может предложить. Это особенно важно, если вы решили брендировать спецодежду.

Условия поставки и сервис. Хороший поставщик всегда проконсультирует вас по вопросам выбора типов спецодежды, даст рекомендации. Возможность индивидуального пошива решит не только вопросы по подбору формы «размер в размер», но позволит компании брендировать форму, например, пошить в фирменных цветах или снабдить логотипом. Важная деталь для тех, кто находится далеко от центра, — доставка в регионы. Узнайте, каковы сроки поставки основной части комплектов и как быстро смогут изготовить и доставить недостающие комплекты, если штат компании увеличится. Быстрое реагирование на заявки поможет избежать простоев на производстве.

Почему стоит рассмотреть не покупку, а аренду спецодежды

После покупки спецодежды важно иметь поддержку. Ремонт, замена, стирка, утилизация — важные моменты эксплуатации спецодежды. Как найти поставщика, готового на послепродажное обслуживание? Или все ляжет на плечи компании? Если продавец не сможет с этим помочь или у бизнеса нет ресурсов на организацию собственных прачечных и складов для спецодежды, можно рассмотреть аренду как один из способов обеспечения. Вот почему:

• При аренде спецодежды вы получаете доступ к команде экспертов, которые помогут подобрать оптимальный вариант комплектов спецодежды. Их знания и опыт позволят вам избежать ошибок при выборе.
• Аренда — это всегда индивидуальный пошив спецодежды для нужд конкретной компании. 
• Вся ответственность за ремонт, замену и обслуживание спецодежды ложится на арендодателя. Бизнесу не придется беспокоиться о дополнительных расходах, связанных с неисправностью или износом одежды.
• Арендуя спецодежду, вы можете рассчитывать на оперативную реакцию поставщика. Он может своевременно заменить вышедшие из строя элементы, избегая простоев на вашем предприятии.
• В договоре можно прописать сезонные колебания количества сотрудников, и арендодатель отошьет необходимый запас, чтобы вы получили спецодежду незамедлительно, когда она необходима.
• Аренда связана с постоянным обслуживанием и транспортировкой чистой и грязной спецодежды, поэтому у хорошего арендодателя есть филиалы в различных регионах — ему самому выгодно упростить логистику. Это значит, что не будет задержек в поставках. 

Итак, выбор поставщика спецодежды — это важный и ответственный процесс, требующий учета множества факторов. Мы рассмотрели ключевые критерии, на которые стоит обратить внимание: качество продукции, репутация и опыт поставщика, условия поставки, сервис, а также надежность и стабильность компании. Среди особенностей выбора поставщика спецодежды можно выделить и саму бизнес-модель, по которой работает будущий партнер: аренда или покупка. В любом случае правильный выбор поставщика — это инвестиция в безопасность сотрудников, а также в успех самого бизнеса. Поэтому делимся чек-листом. 

Как проверить договор с поставщиком спецодежды

1. Ответственность за качество. Независимо от того, арендована спецодежда или приобретена, работодатель обязан обеспечивать ее качество. Запросите декларации и сертификаты соответствия для каждой модели одежды и комплекта.

2. Определение собственника. Убедитесь, что в договоре четко прописано, кто остается владельцем спецодежды. Если указано, что после начала сотрудничества право собственности переходит компании, это означает продажу комплектов с дальнейшим обслуживанием, а не аренду. А значит, на бизнес лягут дополнительные расходы и ответственность.

3. Долгосрочное партнерство. Договоры на аренду спецодежды обычно заключаются на длительный период. Обговорите и закрепите гарантийные обязательства заранее, а также обсудите ситуации, которые не попадают под гарантию.

4. Запасы на складе. Договоритесь о необходимом количестве комплектов спецодежды на складе поставщика и убедитесь, что имеется достаточный резерв.

5. Контроль и оценка качества. Если выберете аренду, в приложении к договору пропишите критерии оценки качества оказываемых услуг.

6. Расторжение договора. Внимательно прочитайте раздел о прекращении договорных отношений, чтобы исключить проблемы с ненадежным поставщиком. Включите механизмы подачи жалоб в случае низкого качества спецодежды.