Как без ошибок оформлять договоры, акты и чеки с самозанятыми

Компаниям часто бывает выгодно и удобно привлекать самозанятых исполнителей на временные проекты или срочные задачи. Для такого формата сотрудничества не нужно оформление в штат.

Но документы все равно играют важную роль. Они подтверждают сам факт оказания услуг, становятся основанием для оплаты, помогают защитить позицию компании и исполнителя в случае спора. Кроме того, когда взаимодействие оформлено документально, оно выглядит прозрачнее и безопаснее для обеих сторон.

Разберем, как правильно работать с договорами, актами и чеками при сотрудничестве с самозанятыми и на что стоит обратить внимание бизнесу.

Как в целом строится работа с самозанятыми

Компания не всегда обязана заключать с внештатным исполнителем письменный договор. Например, если вы вызвали мастера починить посудомоечную машину или заказали пиццу для корпоративного мероприятия, отдельный контракт может и не потребоваться. Но во всех остальных ситуациях взаимодействие с самозанятым лучше начинать с оформления гражданско-правового договора.

Письменный документ можно не составлять, если услуга оказывается сразу, без растянутого по времени процесса. Заказчик платит исполнителю, а тот формирует чек на полученную сумму. Именно этот чек и подтверждает факт сделки. Такой подход подтвержден письмом ФНС от 20.02.2019 СД-4-3/2899@.

Тем не менее договор обычно делает сотрудничество гораздо понятнее. Особенно если компания планирует работать с исполнителем не один раз, а периодически привлекать на разовые задачи или услуги.

Что дает письменный договор

Договор помогает:

• закрепить условия сделки, включая стоимость, сроки, гарантии и другие параметры;
• снизить вероятность споров, потому что права и обязанности сторон заранее определены;
• прояснить налоговые и расчетные моменты;
• защитить интересы бизнеса, в том числе интеллектуальную собственность, если отдельно прописать запрет на передачу информации третьим лицам.

Какой договор можно заключать с самозанятым

С самозанятым можно работать по договору гражданско-правового характера. Это принципиально важно: такой формат не создает трудовых отношений между заказчиком и исполнителем.

Договор ГПХ с плательщиком НПД обычно заключают на определенный срок. Это удобно, если компания планирует обращаться к человеку регулярно. Например, когда дизайнер каждый месяц делает креативы для соцсетей или внешний SMM-специалист ведет коммуникации по проекту.

У договора с самозанятым нет строго закрепленной формы. Как правило, оплату исполнитель получает на основании акта: сколько услуг фактически оказано или какой объем работ выполнен, за то и производится расчет.

Какие виды договоров используют чаще всего

На практике с самозанятыми чаще всего заключают:

• договор подряда;
• договор возмездного оказания услуг;
• договор авторского заказа.

Ниже разберем, чем они отличаются и в каких ситуациях подходят лучше всего.

Договор подряда

Исполнитель выполняет конкретное задание, а результат имеет материальный или осязаемый характер.

Подходит, например, если нужно:

• отремонтировать сантехнику;
• разработать сайт;
• сделать инфографику;
• подготовить тексты;
• сверстать материалы;
• выполнить дизайн-задачу.

Поэтому договор подряда часто заключают с самозанятыми:

• сантехниками;
• электриками;
• копирайтерами;
• дизайнерами;
• разработчиками;
• и другими подрядчиками, у которых есть конкретный результат работы.

Договор оказания услуг

Здесь исполнитель не создает материальный объект, а оказывает услугу. Результат чаще всего нематериальный.

Например:

• консультирует клиентов;
• обеспечивает охрану офиса;
• помогает с маркетингом;
• организует мероприятие;
• проводит обучение.

Такой формат обычно используют при работе с самозанятыми:

• репетиторами;
• консультантами;
• маркетологами;
• event-менеджерами;
• и другими специалистами, чья работа выражается в услуге, а не в готовом материальном результате.

Договор авторского заказа

В этом случае исполнитель создает уникальное произведение.

Например:

• научную статью;
• рукопись;
• картину;
• фотоработы;
• музыкальное произведение;
• редакторский материал.

Такой договор чаще заключают с самозанятыми:

• художниками;
• фотографами;
• композиторами;
• редакторами;
• и другими авторами.

Можно ли совмещать элементы разных договоров

Да, на практике это встречается часто.

Например, самозанятый мастер сначала устанавливает кондиционер, а затем в течение года занимается его обслуживанием. В этом случае договор может сочетать признаки подряда и оказания услуг.

Или другой пример: компания заказывает разработчику создание сайта, а затем рассчитывает, что он будет сопровождать проект и дальше. Тогда в одном документе тоже можно объединить элементы разных договорных моделей.

На практике компании чаще работают по договорам подряда или возмездного оказания услуг, потому что именно такие задачи обычно возникают в ежедневной деятельности. Например, нужно написать тексты для сайта, отремонтировать что-то в офисе или выполнить другую конкретную услугу.

Как правильно оформить договор с самозанятым в 2026 году

Перед тем как переходить к подготовке договора, важно проверить, не был ли этот человек штатным сотрудником вашей компании в последние два года. Если перед вами бывший работник, который уволился меньше двух лет назад, сотрудничать с ним как с самозанятым нельзя.

Дальше работу с документами лучше строить поэтапно.

Шаг 1. Проверить статус самозанятого

Сначала нужно убедиться, что исполнитель действительно состоит на учете как плательщик налога на профессиональный доход.

Сделать это можно на сайте ФНС. Для проверки понадобится:

• ИНН исполнителя;
• дата, на которую вы хотите проверить статус.

Например, можно проверить статус на день подписания договора или на дату предполагаемой встречи.

Если человек действительно зарегистрирован как самозанятый, сервис это покажет. Для компании это важно сразу по двум причинам:

• можно законно заключать договор ГПХ;
• чеки такого исполнителя будут поступать в налоговую, а значит, компания сможет учитывать оплату в расходах.

Но иногда выясняется, что человек уже не состоит на учете. Например, он утратил статус из-за превышения лимита по доходу.

Шаг 2. Запросить документы

Для оформления сотрудничества с самозанятым компании обычно нужны:

• копия паспорта;
• копия ИНН;
• скриншот или иной документ, подтверждающий статус плательщика НПД на момент заключения договора, — из приложения «Мой налог» или с сайта ФНС;
• банковские реквизиты для перевода оплаты;
• контактные данные: телефон и электронная почта.

Шаг 3. Подготовить текст договора

Единой обязательной формы договора нет. Но есть набор формулировок и разделов, которые желательно включать, чтобы защитить интересы бизнеса и самого исполнителя.

Что указывать в шапке договора

В начале документа нужно прописать данные сторон:

• кто выступает исполнителем;
• кто является заказчиком;
• в каком статусе действует исполнитель.

Обязательно нужно указать, что исполнитель — плательщик НПД.

Что включить в тело договора

Предмет договора

Нужно подробно описать, что именно должен сделать исполнитель и в какой срок. Важно показать, что речь идет о проектной работе, направленной на конкретный результат.

Права и обязанности сторон

Желательно прямо зафиксировать, что исполнитель оказывает услуги или выполняет работы лично. Также нужно прописать, как именно он отчитывается о результате. Если работа идет по этапам, в договоре стоит установить дедлайны.

Порядок расчетов

В этом разделе указывают:

• сколько компания платит;
• в какие сроки;
• каким способом.

Здесь же полезно прописать обязанность самозанятого направить чек в определенный срок. Например, в течение двух дней после получения оплаты.

Ответственность сторон

Нужно обозначить последствия нарушений. Например, если исполнитель утратил статус самозанятого и не уведомил об этом заказчика, он обязан компенсировать убытки компании.

Какие формулировки лучше не использовать

Налоговая внимательно отслеживает ситуации, когда компания пытается скрыть трудовые отношения под видом работы с самозанятым. Поэтому в договоре нельзя использовать формулировки, похожие на трудовой договор.

Лучше избегать таких выражений:

• «работодатель» и «работник»;
• указание должности или трудовой функции;
• жесткий график работы;
• прямое подчинение штатному сотруднику;
• обязанность компании обеспечивать исполнителя материалами и оборудованием;
• выплаты дважды в месяц, например 15-го и 30-го числа;
• социальные и трудовые гарантии;
• материальная ответственность в логике трудовых отношений.

Есть официальные разъяснения ФНС, где перечислены ключевые риски. В частности, налоговая обращает внимание, что:

• дата выплат самозанятому не должна совпадать с датами выплаты зарплаты в компании;
• выплаты не должны быть строго регулярными и одинаковыми по сумме;
• в договоре должна быть указана конкретная услуга или работа, а не трудовая функция;
• нельзя описывать отношения через часы работы и другие признаки трудового найма.

Какие документы подтверждают сотрудничество

Когда компания работает с самозанятым, важно правильно оформлять закрывающие документы.

К таким документам относятся:

• чек;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• счет на оплату — по желанию.

Чек

Чек — обязательный документ. Исполнитель формирует его самостоятельно после получения денег и передает заказчику.

Если оплата была наличными, чек нужно сформировать и передать сразу. Если деньги пришли на счет, на оформление чека у самозанятого есть до 9 дней.

На практике бизнесу лучше запрашивать чек как можно быстрее, потому что подрядчики нередко забывают его отправить.

Акт выполненных работ или оказанных услуг

Акт — тоже обязательный документ. Он решает сразу несколько задач.

С его помощью компания может:

• подтвердить, что исполнитель действительно выполнил свою часть сделки;
• зафиксировать основание для оплаты;
• показать прозрачность отношений;
• доказать, что это не трудовой договор;
• учесть расходы в нужном периоде для бухгалтерии и налогового учета;
• отразить отсутствие претензий или, наоборот, замечания к результату.

При составлении акта важно максимально подробно описывать:

• какие услуги оказаны;
• в каком объеме;
• с каким результатом.

Если у заказчика есть претензии, их тоже лучше прямо отразить в акте. Если работа сдается частями, акт оформляют на каждом этапе.

Как подписывать акт

Первой подпись ставит сторона, которая подготовила документ. Дальше возможны разные варианты подписания.

Бумажный вариант с личной подписью

Стороны составляют два экземпляра — по одному для каждой. Оба документа подписывают и заказчик, и исполнитель. Подписание может происходить лично в офисе или через пересылку по почте и с курьером.

Бумажный формат, но удаленно

Компания может подписать документ, отсканировать его и отправить исполнителю по электронной почте. В этом случае желательно, чтобы в акте были заранее указаны:

• адреса электронной почты сторон;
• формулировка о том, что стороны признают такой способ обмена документами юридически значимым.

Но этот способ нельзя назвать самым безопасным: документ может попасть к третьим лицам из-за взлома почты.

Электронное подписание

Самый удобный вариант — подписывать документы через КЭДО. Особенно это актуально, если исполнитель находится в другом регионе или вообще за границей.

Для этого компании нужно получить от самозанятого:

• согласие на обработку персональных данных;
• согласие на использование УНЭП;
• соглашение о том, какие именно электронные подписи будут использоваться.

Какие образцы документов стоит подготовить

Для устойчивой и безопасной работы с самозанятыми бизнесу обычно нужны как минимум два шаблона:

• договор с самозанятым;
• акт об оказании услуг или выполнении работ.

Дополнительно стоит помнить, что работа с самозанятыми требует не только аккуратного оформления договоров, актов и чеков, но и регулярного контроля статуса исполнителя. Если компания выстраивает этот процесс системно, фиксирует все условия сотрудничества и хранит подтверждающие документы, она снижает налоговые и юридические риски, упрощает взаимодействие с бухгалтерией и делает сотрудничество с внештатными специалистами действительно удобным и безопасным для бизнеса.